Administrator lub Żabka Polska – Żabka Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Stanisława Matyi 8 (61-586 Poznań), wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000636642, NIP: 5223071241, REGON: 365388398, BDO: 000016909.
Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Aplikacja Mobilna – aplikacja mobilna pod nazwą „Twoja Żabka” oferowana przez Administratora do zainstalowania na urządzeniu mobilnym z systemem operacyjnym Android lub iOS umożliwiająca Użytkownikowi dostęp do wewnętrznego portalu informacyjnego dla pracowników i współpracowników Twoja Żabka.
Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora w ramach Aplikacji Mobilnej, do którego Użytkownik otrzymuje spersonalizowany dostęp na podstawie indywidualnego identyfikatora i hasła powiązanego z kontem Microsoft, udostępnionego przez Żabka Polska, za pomocą którego Żabka Polska świadczy na rzecz Użytkowników usługi wskazane w Regulaminie.
Użytkownik –Osoba fizyczna będąca pracownikiem lub współpracownikiem Grupy Żabka, która zalogowała się w Serwisie
Pozostałym sformułowaniom pisanym w Polityce wielką literą, które nie zostały zdefiniowane w punktach 1.1. do 1.10. powyżej, nadaje się znaczenie zgodne z definicją przyjętą w Regulaminie.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU Z KORZYSTANIEM Z SERWISU
W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Aplikacji Twoja Żabka Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych usług i funkcjonalności oferowanych za pośrednictwem Serwisu, a także informacje o aktywności Użytkownika w Serwisie. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady i cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika.
CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH W ZWIĄZKU Z KORZYSTANIEM Z SERWISU
KORZYSTANIE Z SERWISU
Korzystanie z Serwisu wymaga zalogowania się przez Użytkownika do Serwisu poprzez podanie danych w celu utworzenia i obsługi konta Użytkownika w Serwisie, tj. nazwy Użytkownika i hasła, które są przypisane do konta Microsoft udostępnionego Użytkownikowi przez Administratora. Podanie tych danych jest niezbędne do założenia i obsługi konta, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości zalogowania w Serwisie i korzystania z niego
Dane osobowe wszystkich Użytkowników korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii) przetwarzane są przez Administratora:
w celu utworzenia i obsługi konta Użytkownika w Serwisie – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy – (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie, jego funkcjonalności i usług – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy – (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
w celu obsługi reklamacji – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy – (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i usług świadczonych za pośrednictwem Serwisu
w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.
Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego Dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na dostarczaniu i ulepszaniu usług oraz funkcjonalności oferowanych Użytkownikom za pośrednictwem Serwisu.
POWIADOMIENIA TYPU PUSH
W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie wiadomości typu push w Aplikacji Mobilnej, Użytkownik będzie otrzymywał wiadomości w postaci komunikatów wyświetlanych na urządzeniu Użytkownika dotyczących wewnętrznych informacji z życia firmy, wydarzeń, szkoleń zadań. W tym celu Administrator będzie przetwarzał dane Użytkownika w postaci identyfikatora ID na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na prowadzeniu komunikacji z Uczestnikami, w związku z wyrażoną zgodą na otrzymywanie wiadomości typu push.
Zgodę na otrzymywanie wiadomości typu push Użytkownik może wycofać w dowolnym czasie. Wycofanie zgody może nastąpić poprzez zmianę ustawień w urządzeniu Użytkownika.
PLIKI COOKIES W APLIKACJI TWOJA ŻABKA ORAZ PODOBNA TECHNOLOGIA
Pliki cookies to małe pliki tekstowe instalowane na urządzeniu Użytkownika korzystającego z aplikacji Twoja Żabka. Cookies zbierają informacje ułatwiające korzystanie z Serwisu – np. poprzez zapamiętywanie odwiedzin Użytkownika w aplikacji Twoja Żabka i dokonywanych przez niego czynności.
COOKIES „SERWISOWE”
Administrator wykorzystuje tzw. cookie serwisowe przede wszystkim w celu dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną oraz poprawy jakości tych usług. W związku z tym Administrator oraz inne podmioty świadczące na jego rzecz usługi analityczne i statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują:
pliki cookies z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji (ang. user input cookies);
uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania na czas trwania sesji (ang. authentication cookies);
pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania (ang. user centric security cookies);
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKA
Użytkownikowi przysługują następujące prawa:
prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;
prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu;
prawo sprzeciwu – Użytkownik może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Użytkownik ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Użytkownik może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
ODBIORCY DANYCH
W związku z realizacją usług Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcy aplikacji mobilnej Twoja Żabka, firmie Elastic Cloud Solutions z siedzibą w Białymstoku, ul Żurawia 71 (15-540 Białystok) oraz podmiotom powiązanym z Administratorem.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
DANE KONTAKTOWE
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: sekretariat@zabka.pl lub adres korespondencyjny: ul. Stanisława Matyi 8, 61-586 Poznań.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail: iod@zabka.pl lub adres korespondencyjny: Żabka Polska sp. z o.o., ul. Stanisława Matyi 8, 61-586 Poznań, w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Danych osobowych.
ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 04.09.2023
