Jak mierzyć zaangażowanie pracowników dzięki analityce w intranecie?
W czasach transformacji cyfrowej zbieranie danych stało się nie tyle koniecznością, co codziennością każdej dobrze zarządzanej organizacji. Firmy chcą kreować świat oparty na informacjach, ale nadal uczą się, jak je pozyskiwać i wykorzystywać we właściwym celu. Tym ostatnim, w przypadku komunikacji wewnętrznej, jest informowanie i budowanie zaangażowania. Jak zmierzyć zaangażowanie pracowników z pomocą intranetu?
- Po co mierzyć komunikację wewnętrzną i zaangażowanie pracowników?
- A kto korzysta na wprowadzeniu regularnej analityki w tym obszarze?
- Jak podnieść skuteczność działań komunikacyjnych dzięki analityce?
- Jak mierzyć zaangażowanie pracowników z pomocą narzędzi i analitycznych intranetu
- Najważniejsze obszary, które warto analizować w intranecie
Po co mierzyć komunikację wewnętrzną i zaangażowanie pracowników?
Komunikacja wewnętrzna może, a nawet powinna, wspierać cele strategiczne i pomagać osiągać cele finansowe. Dlatego musi działać skutecznie i zgodnie z potrzebami firmy. Czy tak się dzieje? Zbyt długo pozostawało to tajemnicą, bo mierzenie efektywności jej działań i zaangażowania pracowników wydawało się trudne i żmudne. Te czasy minęły wraz z postępującą w szybkim tempie cyfryzacją. Jeśli narzędzia dla pracowników są dobrze zaprojektowane, sprawdzanie skuteczności komunikacji wewnętrznej, staje się dużo prostsze.
A kto korzysta na wprowadzeniu regularnej analityki w tym obszarze?
- Pracownicy – monitorując zaangażowanie pracowników poznajemy ich potrzeby, dzięki czemu możemy dostarczać rozwiązania, ułatwiające im pracę i rozwój osobisty. A to wszystko wpływ na ich osobistą Employee Satisfaction Jorney, wzmacniając ich zaangażowanie. Koło się zamyka.
- Organizacja – powiązanie celów komunikacji wewnętrznej z celami organizacji pozwala wyznaczyć właściwe mierniki. Te z kolei pomagają zarządowi zrozumieć strategiczną rolę komunikacji wewnętrznej, która wpływa na lepszy wynik finansowy.
- Dział komunikacji – regularnie zbierane statystyki pomagają sprawdzić jakość wdrożonych działań, dając twarde dowody na ich skuteczność i impuls do stałego rozwoju. Mierzenie jakości pracy i zwrotu z inwestycji wzmacnia rolę działu komunikacji w firmie.
Jak podnieść skuteczność działań komunikacyjnych dzięki analityce?
Istnieją trzy podstawowe zasady, dzięki którym analiza działań komunikacyjnych nabierze jeszcze większej skuteczności.
- Opracowanie i wdrożenie strategii komunikacji – jej brak nie pozwala wyznaczyć właściwych celów, a następnie ich mierników (KPI). Badania pokazują, że tylko jedna trzecia firm posiada formalną strategię komunikacji wewnętrznej. Jest to jedna z przyczyn braku spójności firmowej komunikacji z celami firmy.
- Kompleksowość – dzięki nowoczesnym platformom nie tylko kształtujemy doświadczenia pracowników, ale możemy obserwować ich reakcje na większość działań komunikacyjnych. Rozwiązania cyfrowe dla pracowników pozwalają zbadać ich reakcje na każdym etapie kontaktu z firmą, podobnie jak ma to miejsce w przypadku klientów.
- Regularność – badania zaangażowania pracowników, przeprowadzane w dużych odstępach czasu (co rok lub dwa lata), nie mają uzasadnienia w biznesowym świecie VUCA. Dziś zaangażowanie pracowników mierzy się na bieżąco, bo potrzeby pracowników (i klientów) zmieniają się szybko. Jeśli normą jest badanie reakcji klientów na komunikację marketingową w czasie rzeczywistymi, to musi to stać się normą w przypadku pracowników.
Jak mierzyć zaangażowanie pracowników z pomocą narzędzi analitycznych intranetu
Zakres tego, jakie działania użytkowników możemy badać, jest bardzo szeroki. Współcześnie projektowane narzędzia pozwalają prześledzić całą podróż pracownika, przedstawiając dane w przystępny, graficzny sposób.
Platformy intranetowe takie jak Workai, kształtujące doświadczenia użytkownika, dają możliwość pozyskiwania twardych i miękkich danych, ale kluczem jest zebranie ich w jednym miejscu i zestawiania ze sobą. To duży krok w kierunku zaawansowanej analityki predyktywnej, dzięki której można przewidzieć efekty podejmowanych działań, w różnych konfiguracjach, i ich znaczenie dla organizacji.
Najważniejsze obszary, które warto analizować w intranecie
Interakcje – czyli to, jak pracownicy reagują na treści zamieszczane w intranecie. Dzięki narzędziom analitycznym, takim jak heatmaps, scrollmaps i clickmaps można zbadać:
- Jakie treści, zdjęcia, nagłówki przyciągają najwięcej uwagi,
- Z których elementów intranetu użytkownicy korzystają najczęściej,
- Co odciąga ich uwagę od kluczowych treści, które chcemy przekazać,
- Czy ważne elementy są widoczne (np. wyszukiwarka pracowników),
- Jak działają poszczególne sekcje i czy odpowiadają na potrzeby użytkowników.
Kanały dotarcia – czyli to, jaki kanał jest najbardziej skuteczny, a więc z którego pracownicy najchętniej korzystają. Daje nam to cenne informacje, m. in. jak najskuteczniej dotrzeć z informacją do właściwych osób. Dystrybucja treści może, ale nie musi odbywać się za pomocą ich wszystkich. Do wyboru są m. in. strona główna, pop-up, banner, newsletter, powiadomienia czy aplikacja mobilna.
Media analytics – pozwala sprawdzić, czy treści zamieszczane w intranecie są angażujące i jak reagują na nie odbiorcy, także w czasie rzeczywistym.
Konwersja na wyznaczone cele – celem może być zapisanie się na szkolenie, udział w badaniu pulsowym (pulse-check) lub obejrzenie filmu z wystąpieniem prezesa. Warto sprawdzać, które kanały mają największą skuteczność w osiąganiu poszczególnych celów. Dzięki temu można jeszcze efektywniej zarządzać komunikacją wewnętrzną i, co równie ważne, udowadniać je skuteczność, także w kontekście celów strategicznych firmy.
Analiza wyszukiwania – odpowiada na pytania, czego najczęściej szukają pracownicy i czy znalezione treści odpowiadają ich potrzebom. To jedna z ważniejszych funkcji intranetu, której szybkość i skuteczność pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
Przepływ informacji – kolejny ważny wskaźnik, który pozwala prześledzić drogę użytkownika w dotarciu do celu, czyli uzyskanie informacji, której potrzebuje lub z którą powinien się zapoznać. Dowiadujemy się, jak długa jest ta ścieżka i jakie napotyka przeszkody?
Profile użytkowników – podróż poszczególnych użytkowników jest przedstawiana jako karty podsumowujące. Pozwala to jeszcze lepiej planować spersonalizowany wygląd intranetu i dostosować treści do potrzeb indywidualnych osób lub grup pracowników.
Wielokanałowy feedback – skuteczna komunikacja wewnętrzna opiera się na dialogu i jej zadaniem jest dostarczenie narzędzi, który go umożliwi. Projekt intranetu musi więc uwzględniać co najmniej kilka opcji, które pozwolą pracownikom wyrażać swoje zdanie, a narzędzia analityczne pozwalają je nieustannie mierzyć, przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa i prywatności. Intranet Workai zakłada zbieranie danych w zakresie:
- Zgłaszania potrzeb i opinii pracowników – np. za pomocą przycisku „Opinia” , który pozwala użytkownikom przesłać formularz z dowolnej strony i dołączyć zrzut ekranu.
- Udzielania szybkiego i prostego feedbacku dotyczącego zamieszczanych treści i ich oceny. Funkcję można włączyć na dowolnej stronie.
- Udzielanie szybkiego feedbacku do wyników wyszukiwania, np. za pomocą przycisku „Czy znalazłeś to, czego szukałeś?” i odpowiedzi „tak” lub „nie”.
- Reagowania emocjonalnego i NPS w odniesieniu do różnych treści – za pomocą emotikon, gwiazdek lub na skali.
Wszystkie te narzędzia, wykorzystane w odpowiedni sposób, mogą wpływać na zaangażowanie pracowników i przyczyniać się do kształtowania pozytywnego employee experience. Kluczowa jest ich analiza i właściwe wyciąganie wniosków, co pozwala na szybkie znalezienie obszarów wymagających poprawy. Czy warto to robić? Specjaliści z IDC przewidują, że firmy, które nie wdrożą korporacyjnego modelu zarządzania danymi, które umożliwią im podejmowania szybkich i elastycznych decyzji, osiągną rentowność poniżej 10%. Jeśli więc firma chce dogonić lub prześcignąć konkurencję, nie ma innego wyjścia.