Jak napisać wewnętrzny newsletter? – 5 rzeczy, o których warto pamiętać
Tworzenie wewnętrznych newsletterów należy do standardowych zadań pracowników działów komunikacji. To także jedno z narzędzi, które właściwie wykorzystane, może stanowić cenny element budowania zaangażowania i przekazywania ważnych wiadomości pracownikom. Jak zatem stworzyć angażujący i skuteczny newsletter? Oto 5 kluczowych wskazówek.
- (Nie)oczywisty wybór
- Employee Experience w natarciu
- 5 rzeczy, o których musisz pamiętać, tworząc newsletter
(Nie)oczywisty wybór
Pytanie, czy warto jeszcze trudzić się nad przygotowywaniem newsletterów zadaje sobie w ostatnim czasie wielu specjalistów odpowiedzialnych za komunikację. Jeszcze do niedawna newslettery były oczywistym wyborem w większości organizacji. Dziś pracownicy coraz częściej mówią o przeciążeniu danymi, co zmusza firmy do weryfikacji swoich kanałów informacyjnych pod kątem ich skuteczności i przydatności. W przypadku newsletterów dość łatwo to zweryfikować z pomocą analityki danych dostępnych na każdej dobrej platformie wspierającej komunikację wewnętrzną. A ta nie zawsze działa na ich korzyść.
Employee Experience w natarciu
Niestety często okazuje się, że newslettery nie cieszą się wśród pracowników zbyt dużą popularnością. Zamiast stanowić cenne źródło informacji, są traktowane jako niepotrzebny spam, przytłaczający długością, nieadekwatną tematyką lub nieciekawą formą. Jego autorzy zapominają tym samym, że pracowników należy traktować jak klientów, dbając o ich czas i dostarczając im produkt na najwyższym poziomie. I chociaż w nawale obowiązków bywa to trudne, warto poświęcić wewnętrznym newsletterom więcej uwagi, bo dobrze napisany i właściwie zaprojektowany może stanowić jedno z ważniejszych narzędzi kształtowania kultury organizacyjnej i przekazywania pracownikom niezbędnych informacji.
Jak tworzyć wewnętrzne newslettery, aby spełniały swoje zadanie jak najlepiej, a statystyki pięły się w górę?
5 rzeczy, o których musisz pamiętać, tworząc newsletter
Rola komunikacji wewnętrznej nie powinna ograniczać się do informowania. Punktem wyjścia każdego komunikatu, który wychodzi z rąk specjalistów IC powinna być zawsze strategia komunikacyjna, stworzona zgodnie ze strategią i celami biznesowymi. Osoby tworzące newsletter wewnętrzny powinny więc mieć na uwadze swoją rolę we współtworzeniu (wraz z liderami) kultury szacunku, zaufania i bezpieczeństwa, która z kolei pomagają w budowie zaangażowania, co przekłada się na wynik finansowy. O czym zatem należy pamiętać, żeby stworzyć angażujący, a więc skuteczny newsletter?
1. Personalizuj komunikaty
Personalizacja to narzędzie od dawna z powodzeniem. wykorzystywane w marketingu. U jego podstaw leży założenie, że odbiorcy komunikatów są różni i mają różne potrzeby. Bo w personalizacji nie chodzi jedynie o zamianę popularnego „Dear All” na „Dear Tom”. To oczywiście podstawa, ale współczesne platformy intranetowe dają dużo więcej możliwości. Jest to np. segmentacja odbiorców, tworzenie person czy grup zainteresowanych poszczególnymi zagadnieniami. Pozwala to kierować komunikaty do właściwych osób, zmniejszając ty samym ilość wysyłanych komunikatów w newsletterze wewnętrznym do wszystkich pracowników. Do określonych segmentów lub person wysyłamy osobne newslettery lub komunikaty. Przy wykorzystaniu właściwych narzędzi nie musi oznaczać to podwójnej czy potrójnej pracy – np. newslettery można tworzyć automatycznie, korzystając z tworzonych w intranecie komunikatów.
2. Prowadź dialog, nie monolog
Tworząc newsletter, miej na uwadze wspieranie poczucia autonomii, które wiąże się z poczuciem wpływu. Zaangażowanie pracownika buduje się poprzez umożliwienie mu wyrażenia swojego zdania i, co ważniejsze, zbudowanie poczucia bezpieczeństwa, że jego zdanie zostanie wysłuchane i uwzględnione. Dlatego zamiast jedynie informować, zachęcaj do wyrażania swojego zdania i rozmawiaj. Jak to zrobić z pomocą newslettera wewnętrznego? Najprościej i najskuteczniej,umożliwiając komentowanie wysyłanych komunikatów w intranecie lub wewnętrznych sieciach społecznościowych, forach czy grupach.
3. Opowiadaj historie
Jednym z najbardziej skutecznych metod komunikowania jest storytelling. Ludzie chcą czytać historie, nie komunikaty. Chcą czytać o sobie, swoich kolegach i koleżankach, o swoich wzajemnych sukcesach i wyzwaniach. Chcą wiedzieć o porażkach, aby móc wyciągać z nich wnioski. Jak wdrożyć storytelling do komunikacji korporacyjnej? Zachęcaj pracowników do dzielenia się swoimi osobistymi historiami. Ważne są tu dwa aspekty. Po pierwsze, zachowanie autentyczności – używanie języka bohatera i umożliwienie mu opowiedzenia historii na jego/jej zasadach. Po drugie – stworzenie atmosfery zaufania, która jest elementem szerszej kultury organizacyjnej. W środowisku wykluczającym, oceniającym i nieakceptującym poczucie bezpieczeństwa pracowników jest zaburzone, co zniechęca do dzielenia się osobistymi doświadczeniami.
4. Zadbaj o formę
Wygląd ma znaczenie. Ale nie tylko. Jeśli nie masz środków na stworzenie atrakcyjnego wizualnie newslettera, zdjęć, grafik czy infografik, materiałów audio i video, zadbaj o treść. Żyjemy w epoce obrazkowej, gdzie na zwrócenie czyjejś uwagi mamy zaledwie kilka sekund. Treści tworzone do newslettera muszą być krótkie i proste. Również pod kątem języka. Zrezygnuj ze specjalistycznych terminów. Chyba że masz stuprocentową pewność, że język będzie zrozumiały dla każdego odbiorcy. Poza tym:
· Tekst dziel na akapity,
· Pogrubiaj tekst, żeby podkreślić najważniejsze informacje,
· Stosuj wylistowania,
· Wybierz czytelną czcionkę,
· Stosuj krótkie zdania,
· Najważniejsze informacje zamieść na początku artykułu.
· Zwracaj się do pojedynczego odbiorcy („Ty”, a nie „Wy”),
· Dodaj spis treści na początku, zaraz po głównym newsie,
· Zadbaj o czytelność na urządzeniach mobilnych.
5. Mierz i poprawiaj to, co nie działa
Podstawą skuteczności działań komunikacyjnych jest zbieranie i analiza danych. Dzięki nowoczesnym narzędziom, głównie platformom do zarządzania cyfrowymi doświadczeniami pracowników, staje się to coraz prostsze i bardziej skuteczne. Specjaliści komunikacji wewnętrznej mogą w łatwy sposób pozyskać statystyki zaangażowania pracowników – ich zainteresowanie wysyłanymi treściami i reakcje na nie, chociażby dzięki opcji śledzenia otwarć czy konwersji. Same statystyki jednak nie wystarczą. Ważne jest wyciąganie z nich wniosków, porównywanie i bieżące reagowanie na potrzeby pracowników.
Newsletter wewnętrzny jest skutecznym i potrzebnym narzędziem komunikacji, pod warunkiem dopasowania go do indywidualnych potrzeb organizacji. Pewne zasady są jednak uniwersalne. Pisząc do odbiorców z empatią i uwagą, prostym i zrozumiałym językiem o rzeczach, które ich interesują, sprawimy, że będzie on wspierał zaangażowanie i służył obu stronom: organizacji i pracownikom.