Jak usprawnić komunikację wewnętrzną za pomocą cyfrowej transformacji?
Transformacja cyfrowa wnosi do komunikacji wewnętrznej ogromny potencjał rozwojowy. Jego uwolnienie wymaga jednak obrania spójnej i skutecznej strategii. Wybór odpowiednich narzędzi jest tylko jednym z jej elementów. Pozostałe są równie ważne. Jak więc usprawnić komunikację wewnętrzną za pomocą cyfrowej transformacji?
- Transformacja cyfrowa to przede wszystkim narzędzia? Nie tylko!
- Jak usprawnić komunikację wewnętrzną z pomocą cyfrowej transformacji?
Transformacja cyfrowa to przede wszystkim narzędzia? Nie tylko!
Większość firm poznała już znaczną część korzyści płynących z transformacji cyfrowej. Nowoczesne technologie ukierunkowane na klientów m.in. poprawiają jakość obsługi i wynoszą cyfrowe doświadczenia na wyższy poziom, pomagając firmom budować zaufanie i lojalność klientów.
Podobnych efektów oczekuje się po transformacji cyfrowej, dotyczącej procesów pracowniczych. W przypadku nowoczesnych narzędzi komunikacji wewnętrznej korzyści mogą być spektakularne – transformacja cyfrowa w tym obszarze poprawi wydajność i szybkość pracy, usprawni przepływ informacji oraz przyczyni się do wzmocnienia kultury organizacyjnej i wzrostu zaangażowania pracowników. Takie efekty wymagają jednak strategicznego podejścia, bo same narzędzia są podstawą, ale nie wystarczą do osiągnięcia pełnego sukcesu.
Jak usprawnić komunikację wewnętrzną z pomocą cyfrowej transformacji?
Wydaje się, że firmy przeszły największe transformacje cyfrowe w obszarach komunikacji wewnętrznej w trakcie trwania pandemii. Jednak według raportu State of the Sector, 39% badanych specjalistów IC i HR deklarowało, że w 2023 ich firmy zainwestują w systemy i technologie IT. Samo wdrożenie nowych narzędzi nie wystarczy jednak, żeby znacznie poprawić jakość i usprawnić komunikację wewnętrzną. Według McKinsey dokona tego zaledwie 30% firm.
Oto 5 kroków, które przybliżą organizacje do znalezienia się w ich gronie.
#1. Wyznaczenie celów
Sukces transformacji cyfrowej, która ma poprawić komunikację wewnętrzną, zależy w dużej mierze od dojrzałości, z jaką organizacja podchodzi do zarządzania projektami oraz do procesów zarządzania zmianą. W obu sytuacjach punktem wyjścia jest właściwe wyznaczenie celów. Pomoże w tym odpowiedź na pytania, co należy usprawnić w komunikacji wewnętrznej oraz czemu (komu) ma służyć transformacja cyfrowa i w jakim zakresie. Jasno zdefiniowane cele wyznaczą kierunek dalszych działań i pozwolą określić, dokąd ma zmierzać komunikacja wewnętrzna dzięki nowoczesnym technologiom.
#2. Wybór narzędzi
We wspomnianym raporcie State of the Sector, co piąty badany zauważa, że narzędzia IT do komunikacji wewnętrznej nie odpowiadają jej celom strategicznym. Tyle samo specjalistów uważa, że brakuje w nich możliwości analitycznych i mierzenia skuteczności działań. Oznacza to tyle, że narzędzia zostały dobranie nieodpowiednio do potrzeb, a więc nie spełniają swojej roli. Na rynku jest jednak szereg rozwiązań, które można dobrać do potrzeb i indywidualnych celów organizacji. Jednym z nich jest platforma Workai – zawarty w nim szereg funkcjonalności oraz zaawansowany moduł analityczny dają specjalistom HR i IC możliwość dostosowania narzędzia do szczególnych wymagań ich firmy.
#3. Angażowanie interesariuszy
Wesley Walden, senior partner firmy McKinsey uważa, że powodzenia wdrożenia transformacji cyfrowej w organizacji, zależy od pełnego zaangażowania CEO i jego gotowości do pełnego wykorzystania potencjału narzędzi IT. W projektach nastawionych na poprawę komunikacji wewnętrznej należy jednak mieć na uwadze zaangażowanie całej organizacji – od liderów po wszystkich pracowników działów i poszczególnych zespołów. Ich współpraca na tym polu może pomóc w rozbijaniu silosów, co da firmie zupełnie nowy potencjał rozwojowy.
#4. Angażująca komunikacja
Od niej zależy powodzenie większości projektów wewnętrznych w organizacji. Dzięki nowoczesnym technologiom, komunikacja może być skuteczna i wielokanałowa, jak nigdy dotąd. Przeprowadzając transformację cyfrową, by usprawnić komunikację wewnętrzną warto wykorzystać wszelkie dostępne narzędzia, które sprawiają, że komunikacja zapada w pamięć i mobilizuje do aktywności (lajkowania, komentowania, sharowania etc.). Jasne, zwięzłe, proste komunikaty w postaci materiałów audiowizualnych (filmy, infografiki, memy, gify etc.) lub ciekawych historii (storytelling!) pozwalają skierować uwagę pracowników na wartościowe treści i zachęcić do korzystania z nowych narzędzi.
#5. Szkolenia i wsparcie
Każdy projekt, który wymaga zmiany nawyków, a takim niewątpliwie jest transformacja cyfrowa komunikacji z pracownikami, musi uwzględniać proces szkoleń i adaptacji. Pierwsze miesiące to czas nauki nowego narzędzia i możliwości wykorzystania go do własnych potrzeb. To także czas regularnych szkoleń, zadawania pytań, zbierania feedbacku, dzielenie się wątpliwościami i dostosowywania narzędzia do potrzeb pracowników (w tym specjalistów IC). Warto też zachęcać pracowników do samodzielnego zaangażowania w budowanie i usprawnianie komunikacji wewnętrznej np. poprzez opracowanie systemu motywacyjnego.
Transformacja cyfrowa to ogromna szansa dla organizacji, które potrzebują usprawnić komunikację wewnętrzną. Kluczem do sukcesu jest oczywiście wybór właściwego narzędzia. Nie mniej ważna jest też kompleksowa strategia. Musi ona uwzględniać jasne cele, promowanie współpracy, komunikację oraz udzielanie wsparcia osobom, których dotyczy transformacja. To podstawowe elementy, które pomogą firmom wykorzystać narzędzia komunikacji cyfrowej do zwiększenia zaangażowania, produktywności i zadowolenia pracowników.
Przeczytaj także:
Transformacja cyfrowa w komunikacji wewnętrznej – 5 faktów (workai.com)