Projektowanie intranetu do pracy hybrydowej – 5 porad

Projektowanie intranetu do pracy hybrydowej wymaga starannego planowania i uwzględnienia unikalnych potrzeb pracowników, którzy pracują zarówno w biurze, jak i zdalnie. Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże ci zaprojektować skuteczny intranet do pracy hybrydowej.
 

1. Zaprojektuj intranet dla różnych person 

Projektowanie intranetu z myślą o różnych osobach jest niezbędne do zapewnienia, że platforma skutecznie spełnia różne potrzeby różnych grup użytkowników w organizacji. Proces ten obejmuje kompleksowe badania i profilowanie różnych person użytkowników, obejmujące ich role, obowiązki, preferencje komunikacyjne i biegłość techniczną.

Dzięki zrozumieniu tych unikalnych cech, powinieneś być w stanie dostosować funkcje intranetu, zawartość i wrażenia użytkownika do wymagań każdej grupy osób. Takie podejście nie tylko zwiększa użyteczność, ale także ułatwia personalizację, zapewniając użytkownikom szybki i skuteczny dostęp do odpowiednich informacji i narzędzi.

Ponadto obejmuje ono ciągłe gromadzenie informacji zwrotnych, testowanie użyteczności i korekty po uruchomieniu, aby zagwarantować, że intranet pozostanie elastyczny i integracyjny, skutecznie wspierając zróżnicowaną siłę roboczą oraz promując produktywność i współpracę w całej organizacji.

👉 PRZYKŁAD: Projektując intranet do pracy hybrydowej, należy wdrożyć dostęp do funkcji i obszarów intranetu oparty na rolach, koncentrując się na unikalnych potrzebach każdej osoby. Na przykład pracownicy działu kadr mogą mieć szybki dostęp do dokumentów i narzędzi związanych z pracownikami, podczas gdy zespoły sprzedaży mogą widzieć raporty sprzedaży i dane klientów z przodu i na środku. Takie dostosowane doświadczenie zwiększa użyteczność i przydatność dla każdej grupy użytkowników.

CASE STUDY

Poznaj szczegóły wielokrotnie nagradzanego wdrożenia WORKAI® w Żabka Polska – POBIERZ TERAZ!

2. Zaprojektuj intranet dla różnorodnych kanałów 

Projektowanie intranetu dla organizacji działającej w hybrydowym środowisku pracy wiąże się z kluczowym krokiem dostosowania go do konsumpcji i tworzenia treści w wielu kanałach. Takie podejście uwzględnia różnorodność preferencji komunikacyjnych i stylów pracy wśród pracowników.

Intranet powinien płynnie dostosowywać się do różnych kanałów, w tym przeglądarek internetowych, urządzeń mobilnych, platform współpracy, takich jak Teams, powiadomień e-mail i digital signage. Powinien być również zaprojektowany tak, aby integrować się z innymi istotnymi narzędziami i systemami używanymi w organizacji. Zapewniając tę wielokanałową kompatybilność, intranet staje się centralnym ośrodkiem, który umożliwia pracownikom dostęp do informacji, współpracę i udział w dyskusjach niezależnie od ich lokalizacji lub preferowanych sposobów interakcji.

Ta wszechstronność sprzyja zaangażowaniu, poprawia przepływ informacji i zwiększa produktywność w hybrydowym środowisku pracy, w którym skuteczna komunikacja w różnych kanałach ma kluczowe znaczenie dla sukcesu.

👉 PRZYKŁAD: Komunikuj się z pracownikami za pomocą różnych kanałów, aby dotrzeć do osób pracujących w terenie, zdalnie lub na miejscu. Udostępniaj ważne aktualizacje za pośrednictwem poczty e-mail dla tych, którzy w dużym stopniu polegają na komunikacji e-mailowej, publikuj ogłoszenia w usłudze Teams dla zespołów skoncentrowanych na współpracy i utrzymuj przyjazną dla urządzeń mobilnych wersję internetową dla pracowników w ruchu. Każdy kanał będzie działał lepiej dla różnych grup osób i sytuacji.

3. Zaprojektuj intranet pod kątem lepszego wyszukiwania 

Kolejnym kluczowym krokiem w projektowaniu intranetu dla hybrydowego środowiska pracy jest jego optymalizacja pod kątem lepszego odkrywania informacji. Obejmuje to stworzenie środowiska, w którym pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do efektywnego wykonywania swoich ról. Aby to osiągnąć należy:

• ułatwić dostęp do informacji: Intranet powinien być zaprojektowany z podejściem skoncentrowanym na użytkowniku, biorąc pod uwagę zróżnicowane potrzeby pracowników. Oznacza to, że informacje powinny być łatwo dostępne i dobrze zorganizowane. Nawigacja powinna być intuicyjna, a architektura informacji powinna być zrozumiała dla użytkowników z różnych środowisk i ról.
• Zwiększyć funkcjonalności wyszukiwania: Zaimplementuj solidną funkcję wyszukiwania, która umożliwi użytkownikom szybkie znalezienie odpowiednich treści. Włącz zaawansowane filtry wyszukiwania i algorytmy, które uwzględniają kontekst i intencje użytkownika. Umożliwia to pracownikom skuteczne lokalizowanie dokumentów, zasobów i wiedzy w intranecie, niezależnie od ich lokalizacji lub używanego urządzenia.
• Zachować spójność: Zapewnienie spójności projektu, układu i terminologii w całym intranecie. Spójność ta sprzyja poczuciu swojskości i ułatwia użytkownikom nawigację i lokalizowanie informacji. Spójność obejmuje również uprawnienia dostępu użytkowników, zapewniając pracownikom dostęp tylko do informacji istotnych dla ich ról.

Koncentrując się na lepszym odkrywaniu treści, projektujesz intranet, w którym pracownicy mogą bez wysiłku uzyskiwać dostęp do informacji i je wykorzystywać. To nie tylko wspiera produktywność, ale także promuje efektywną współpracę i dzielenie się wiedzą, krytyczne elementy sukcesu w hybrydowym środowisku pracy, w którym kluczowy jest płynny dostęp do informacji. 

👉 PRZYKŁAD: Dodaj linki, banery i skróty do najważniejszych obszarów informacyjnych na stronie głównej. Strona główna intranetu lub pulpit nawigacyjny aplikacji dla pracowników powinny być miejscem, w którym pracownicy rozpoczynają swoją codzienną pracę. Takie podejście zapewnia, że kluczowe informacje są łatwo dostępne i dobrze zorganizowane, zwiększając zadowolenie i produktywność użytkowników.

4.  Zaprojektuj intranet zwiększający zaangażowanie

Czwartym krytycznym krokiem w projektowaniu intranetu dla hybrydowego środowiska pracy jest skupienie się na stworzeniu angażującej platformy. Intranet powinien nie tylko służyć jako repozytorium informacji, ale także aktywnie zachęcać użytkowników do uczestnictwa i interakcji. Osiągnij to poprzez:

• Wykorzystanie multimediów: Włącz elementy multimedialne, takie jak filmy wideo, webinaria, podcasty i interaktywne prezentacje. Formaty te nie tylko sprawiają, że treści są bardziej angażujące, ale także zaspokajają różne style uczenia się i preferencje pracowników.
• Interaktywne treści: Opracuj interaktywne treści, które zachęcają pracowników do aktywnego angażowania się w platformę. Może to obejmować quizy, ankiety, sondaże i fora dyskusyjne. Interaktywność sprzyja poczuciu zaangażowania i współpracy.
• Optymalizacja wydajności: Upewnij się, że intranet jest responsywny i szybko się ładuje. Wolna i niewygodna platforma może zniechęcać do zaangażowania. Optymalizacja wydajności przyczynia się do płynniejszego doświadczenia użytkownika.
• Mechanizmy przekazywania informacji zwrotnych: Wdrożenie mechanizmów umożliwiających użytkownikom łatwe przekazywanie informacji zwrotnych. Zażądaj ich opinii na temat treści, funkcji i użyteczności. Ta pętla informacji zwrotnej umożliwia ciągłe doskonalenie i pokazuje, że ich wkład jest ceniony.
• Ułatwianie interakcji między pracownikami: Pozwól pracownikom łączyć się i współpracować ze sobą za pośrednictwem czatu, funkcji społecznościowych i forów dyskusyjnych. Narzędzia te promują dzielenie się wiedzą i budują poczucie wspólnoty wśród pracowników zdalnych i biurowych.
• Budowanie społeczności: Aktywnie wspieraj poczucie przynależności i społeczności w intranecie. Organizuj wirtualne wydarzenia społecznościowe, doceniaj osiągnięcia pracowników i twórz przestrzenie dla wspólnych zainteresowań i hobby.
• Personalizacja: Pozwól użytkownikom spersonalizować ich doświadczenie intranetowe. Obejmuje to dostosowywanie rekomendacji treści, powiadomień i pulpitów nawigacyjnych do ich ról i zainteresowań. Personalizacja zwiększa zaangażowanie poprzez dostarczanie istotnych informacji.

Projektując intranet z myślą o zaangażowaniu, przekształcasz go w dynamiczną platformę, na której pracownicy nie tylko uzyskują dostęp do informacji, ale także aktywnie uczestniczą w kulturze i działaniach organizacji. Zaangażowanie to przyczynia się do większej więzi i produktywności pracowników, co jest szczególnie ważne w hybrydowym środowisku pracy, gdzie utrzymanie poczucia przynależności i koleżeństwa może być wyzwaniem.

👉 PRZYKŁAD: Cotygodniowa seria wideo może podsumowywać wszystkie kluczowe informacje z poprzedniego tygodnia. W ten sposób pracownicy mogą nadrobić zaległości w aktualizacjach i ogłoszeniach w bardziej angażującym formacie.

5. Zaprojektuj intranet zapewniający bezpieczny dostęp 

Piątym kluczowym krokiem w projektowaniu intranetu dla hybrydowego środowiska pracy jest nadanie priorytetu bezpiecznemu dostępowi do platformy, zapewniając pracownikom możliwość bezpiecznego korzystania z niej w różnych kanałach, lokalizacjach i na różnych urządzeniach. Oto jak to osiągnąć:

• Bezpieczny dostęp wszędzie: Zaprojektuj intranet tak, aby umożliwić bezpieczny dostęp z dowolnego kanału, lokalizacji lub urządzenia. Wdrożenie solidnych mechanizmów uwierzytelniania i autoryzacji w celu weryfikacji tożsamości i uprawnień dostępu użytkowników. Zapewnia to ochronę poufnych informacji, niezależnie od tego, gdzie i w jaki sposób pracownicy uzyskują dostęp do intranetu.
• Architektura oparta na chmurze: Wykorzystaj architekturę opartą na chmurze, taką jak Azure, aby zwiększyć bezpieczeństwo. Platformy chmurowe często zapewniają solidne funkcje bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie danych, zarządzanie tożsamością i dostępem oraz wykrywanie zagrożeń, które mogą zwiększyć bezpieczeństwo intranetu.
• Dzienniki audytu i dzienniki zabezpieczeń: Wdrożenie kompleksowych dzienników audytu i dzienników bezpieczeństwa w celu monitorowania aktywności w intranecie. Dzienniki te mogą śledzić, kto uzyskuje dostęp do intranetu, jakie działania wykonuje i wszelkie potencjalne incydenty bezpieczeństwa. Regularnie przeglądaj te dzienniki, aby szybko identyfikować i reagować na zagrożenia bezpieczeństwa.
• Spersonalizowana kontrola dostępu: Włącz spersonalizowaną kontrolę dostępu do różnych obszarów lub sekcji intranetu. Pozwala to na dostosowanie uprawnień dostępu w oparciu o indywidualne role i obowiązki. Pracownicy powinni mieć dostęp tylko do określonych obszarów i informacji niezbędnych do ich pracy, co zwiększa bezpieczeństwo danych.

Projektując intranet z myślą o bezpiecznym dostępie, tworzysz bezpieczną i niezawodną platformę, która wzbudza zaufanie pracowników, zwłaszcza w hybrydowym środowisku pracy, w którym dominuje zdalny dostęp. Takie podejście nie tylko chroni wrażliwe dane, ale także zapewnia, że intranet jest zaufanym zasobem dla pracowników, wspierając ich pracę i potrzeby współpracy przy jednoczesnym zachowaniu rygorystycznych standardów bezpieczeństwa.

👉 PRZYKŁAD: Włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy są weryfikowani przed uzyskaniem dostępu do informacji firmy. Wdrożenie rygorystycznej kontroli dostępu, umożliwiającej pracownikom dostęp tylko do określonych obszarów i informacji związanych z ich rolami. Takie podejście gwarantuje bezpieczny dostęp z różnych kanałów, lokalizacji i urządzeń przy jednoczesnej ochronie wrażliwych danych i zachowaniu zgodności z przepisami.

PDF

Check our tech-free intranet platform case study – GET IT NOW!

Zaprojektowanie intranetu dla dynamicznego krajobrazu pracy hybrydowej to wieloaspektowe przedsięwzięcie

Wymaga to przemyślanego i skoncentrowanego na użytkowniku podejścia, które uwzględnia różnorodne potrzeby, preferencje i względy bezpieczeństwa pracowników działających zarówno w trybie zdalnym, jak i na miejscu.

Dobrze zaprojektowane i strategicznie wdrożone intranety stanowią podstawę skutecznej komunikacji wewnętrznej, dzielenia się wiedzą i współpracy. Umożliwiają one pracownikom płynny dostęp do informacji, łączenie się ze współpracownikami i przyczynianie się do sukcesu organizacji, niezależnie od ich miejsca pracy lub preferowanych kanałów komunikacji.

Dokładnie taki jest nagrodzony przez Nielsen Norman Group intranet od WORKAI®. Nagroda za wdrożenie dla Żabka Polska została przyznana m.in. za najlepiej zaprojektowany intranet w dostosowaniu do pracy hybrydowej i w różnych środowiskach (biuro, centra logistyczne, sklepy itp.).

Ponieważ organizacje nadal dostosowują się do zmieniającego się krajobrazu pracy, ci, którzy inwestują w projektowanie i utrzymywanie intranetów, które spełniają unikalne wymagania pracy hybrydowej, będą lepiej przygotowani do rozwoju w nowej erze elastyczności pracy i łączności.