Projektowanie intranetu do pracy hybrydowej – 5 porad
Projektowanie intranetu do pracy hybrydowej wymaga starannego planowania i uwzględnienia unikalnych potrzeb pracowników, którzy pracują zarówno w biurze, jak i zdalnie. Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże ci zaprojektować skuteczny intranet do pracy hybrydowej.
Jak zaprojektować intranet do pracy hybrydowej?
1. Zaprojektuj intranet dla różnych person
Projektowanie intranetu z myślą o różnych osobach jest niezbędne do zapewnienia, że platforma skutecznie spełnia różne potrzeby różnych grup użytkowników w organizacji. Proces ten obejmuje kompleksowe badania i profilowanie różnych person użytkowników, obejmujące ich role, obowiązki, preferencje komunikacyjne i biegłość techniczną.
Dzięki zrozumieniu tych unikalnych cech, powinieneś być w stanie dostosować funkcje intranetu, zawartość i wrażenia użytkownika do wymagań każdej grupy osób. Takie podejście nie tylko zwiększa użyteczność, ale także ułatwia personalizację, zapewniając użytkownikom szybki i skuteczny dostęp do odpowiednich informacji i narzędzi.
Ponadto obejmuje ono ciągłe gromadzenie informacji zwrotnych, testowanie użyteczności i korekty po uruchomieniu, aby zagwarantować, że intranet pozostanie elastyczny i integracyjny, skutecznie wspierając zróżnicowaną siłę roboczą oraz promując produktywność i współpracę w całej organizacji.
👉 PRZYKŁAD: Projektując intranet do pracy hybrydowej, należy wdrożyć dostęp do funkcji i obszarów intranetu oparty na rolach, koncentrując się na unikalnych potrzebach każdej osoby. Na przykład pracownicy działu kadr mogą mieć szybki dostęp do dokumentów i narzędzi związanych z pracownikami, podczas gdy zespoły sprzedaży mogą widzieć raporty sprzedaży i dane klientów z przodu i na środku. Takie dostosowane doświadczenie zwiększa użyteczność i przydatność dla każdej grupy użytkowników.
2. Zaprojektuj intranet dla różnorodnych kanałów
Projektowanie intranetu dla organizacji działającej w hybrydowym środowisku pracy wiąże się z kluczowym krokiem dostosowania go do konsumpcji i tworzenia treści w wielu kanałach. Takie podejście uwzględnia różnorodność preferencji komunikacyjnych i stylów pracy wśród pracowników.
Intranet powinien płynnie dostosowywać się do różnych kanałów, w tym przeglądarek internetowych, urządzeń mobilnych, platform współpracy, takich jak Teams, powiadomień e-mail i digital signage. Powinien być również zaprojektowany tak, aby integrować się z innymi istotnymi narzędziami i systemami używanymi w organizacji. Zapewniając tę wielokanałową kompatybilność, intranet staje się centralnym ośrodkiem, który umożliwia pracownikom dostęp do informacji, współpracę i udział w dyskusjach niezależnie od ich lokalizacji lub preferowanych sposobów interakcji.
Ta wszechstronność sprzyja zaangażowaniu, poprawia przepływ informacji i zwiększa produktywność w hybrydowym środowisku pracy, w którym skuteczna komunikacja w różnych kanałach ma kluczowe znaczenie dla sukcesu.
👉 PRZYKŁAD: Komunikuj się z pracownikami za pomocą różnych kanałów, aby dotrzeć do osób pracujących w terenie, zdalnie lub na miejscu. Udostępniaj ważne aktualizacje za pośrednictwem poczty e-mail dla tych, którzy w dużym stopniu polegają na komunikacji e-mailowej, publikuj ogłoszenia w usłudze Teams dla zespołów skoncentrowanych na współpracy i utrzymuj przyjazną dla urządzeń mobilnych wersję internetową dla pracowników w ruchu. Każdy kanał będzie działał lepiej dla różnych grup osób i sytuacji.
3. Zaprojektuj intranet pod kątem lepszego wyszukiwania
Kolejnym kluczowym krokiem w projektowaniu intranetu dla hybrydowego środowiska pracy jest jego optymalizacja pod kątem lepszego odkrywania informacji. Obejmuje to stworzenie środowiska, w którym pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do efektywnego wykonywania swoich ról. Aby to osiągnąć należy:
- ułatwić dostęp do informacji: Intranet powinien być zaprojektowany z podejściem skoncentrowanym na użytkowniku, biorąc pod uwagę zróżnicowane potrzeby pracowników. Oznacza to, że informacje powinny być łatwo dostępne i dobrze zorganizowane. Nawigacja powinna być intuicyjna, a architektura informacji powinna być zrozumiała dla użytkowników z różnych środowisk i ról.
- Zwiększyć funkcjonalności wyszukiwania: Zaimplementuj solidną funkcję wyszukiwania, która umożliwi użytkownikom szybkie znalezienie odpowiednich treści. Włącz zaawansowane filtry wyszukiwania i algorytmy, które uwzględniają kontekst i intencje użytkownika. Umożliwia to pracownikom skuteczne lokalizowanie dokumentów, zasobów i wiedzy w intranecie, niezależnie od ich lokalizacji lub używanego urządzenia.
- Zachować spójność: Zapewnienie spójności projektu, układu i terminologii w całym intranecie. Spójność ta sprzyja poczuciu swojskości i ułatwia użytkownikom nawigację i lokalizowanie informacji. Spójność obejmuje również uprawnienia dostępu użytkowników, zapewniając pracownikom dostęp tylko do informacji istotnych dla ich ról.
Koncentrując się na lepszym odkrywaniu treści, projektujesz intranet, w którym pracownicy mogą bez wysiłku uzyskiwać dostęp do informacji i je wykorzystywać. To nie tylko wspiera produktywność, ale także promuje efektywną współpracę i dzielenie się wiedzą, krytyczne elementy sukcesu w hybrydowym środowisku pracy, w którym kluczowy jest płynny dostęp do informacji.
👉 PRZYKŁAD: Dodaj linki, banery i skróty do najważniejszych obszarów informacyjnych na stronie głównej. Strona główna intranetu lub pulpit nawigacyjny aplikacji dla pracowników powinny być miejscem, w którym pracownicy rozpoczynają swoją codzienną pracę. Takie podejście zapewnia, że kluczowe informacje są łatwo dostępne i dobrze zorganizowane, zwiększając zadowolenie i produktywność użytkowników.
4. Zaprojektuj intranet zwiększający zaangażowanie
Czwartym krytycznym krokiem w projektowaniu intranetu dla hybrydowego środowiska pracy jest skupienie się na stworzeniu angażującej platformy. Intranet powinien nie tylko służyć jako repozytorium informacji, ale także aktywnie zachęcać użytkowników do uczestnictwa i interakcji. Osiągnij to poprzez:
- Wykorzystanie multimediów: Włącz elementy multimedialne, takie jak filmy wideo, webinaria, podcasty i interaktywne prezentacje. Formaty te nie tylko sprawiają, że treści są bardziej angażujące, ale także zaspokajają różne style uczenia się i preferencje pracowników.
- Interaktywne treści: Opracuj interaktywne treści, które zachęcają pracowników do aktywnego angażowania się w platformę. Może to obejmować quizy, ankiety, sondaże i fora dyskusyjne. Interaktywność sprzyja poczuciu zaangażowania i współpracy.
- Optymalizacja wydajności: Upewnij się, że intranet jest responsywny i szybko się ładuje. Wolna i niewygodna platforma może zniechęcać do zaangażowania. Optymalizacja wydajności przyczynia się do płynniejszego doświadczenia użytkownika.
- Mechanizmy przekazywania informacji zwrotnych: Wdrożenie mechanizmów umożliwiających użytkownikom łatwe przekazywanie informacji zwrotnych. Zażądaj ich opinii na temat treści, funkcji i użyteczności. Ta pętla informacji zwrotnej umożliwia ciągłe doskonalenie i pokazuje, że ich wkład jest ceniony.
- Ułatwianie interakcji między pracownikami: Pozwól pracownikom łączyć się i współpracować ze sobą za pośrednictwem czatu, funkcji społecznościowych i forów dyskusyjnych. Narzędzia te promują dzielenie się wiedzą i budują poczucie wspólnoty wśród pracowników zdalnych i biurowych.
- Budowanie społeczności: Aktywnie wspieraj poczucie przynależności i społeczności w intranecie. Organizuj wirtualne wydarzenia społecznościowe, doceniaj osiągnięcia pracowników i twórz przestrzenie dla wspólnych zainteresowań i hobby.
- Personalizacja: Pozwól użytkownikom spersonalizować ich doświadczenie intranetowe. Obejmuje to dostosowywanie rekomendacji treści, powiadomień i pulpitów nawigacyjnych do ich ról i zainteresowań. Personalizacja zwiększa zaangażowanie poprzez dostarczanie istotnych informacji.
Projektując intranet z myślą o zaangażowaniu, przekształcasz go w dynamiczną platformę, na której pracownicy nie tylko uzyskują dostęp do informacji, ale także aktywnie uczestniczą w kulturze i działaniach organizacji. Zaangażowanie to przyczynia się do większej więzi i produktywności pracowników, co jest szczególnie ważne w hybrydowym środowisku pracy, gdzie utrzymanie poczucia przynależności i koleżeństwa może być wyzwaniem.
👉 PRZYKŁAD: Cotygodniowa seria wideo może podsumowywać wszystkie kluczowe informacje z poprzedniego tygodnia. W ten sposób pracownicy mogą nadrobić zaległości w aktualizacjach i ogłoszeniach w bardziej angażującym formacie.
5. Zaprojektuj intranet zapewniający bezpieczny dostęp
Piątym kluczowym krokiem w projektowaniu intranetu dla hybrydowego środowiska pracy jest nadanie priorytetu bezpiecznemu dostępowi do platformy, zapewniając pracownikom możliwość bezpiecznego korzystania z niej w różnych kanałach, lokalizacjach i na różnych urządzeniach. Oto jak to osiągnąć:
- Bezpieczny dostęp wszędzie: Zaprojektuj intranet tak, aby umożliwić bezpieczny dostęp z dowolnego kanału, lokalizacji lub urządzenia. Wdrożenie solidnych mechanizmów uwierzytelniania i autoryzacji w celu weryfikacji tożsamości i uprawnień dostępu użytkowników. Zapewnia to ochronę poufnych informacji, niezależnie od tego, gdzie i w jaki sposób pracownicy uzyskują dostęp do intranetu.
- Architektura oparta na chmurze: Wykorzystaj architekturę opartą na chmurze, taką jak Azure, aby zwiększyć bezpieczeństwo. Platformy chmurowe często zapewniają solidne funkcje bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie danych, zarządzanie tożsamością i dostępem oraz wykrywanie zagrożeń, które mogą zwiększyć bezpieczeństwo intranetu.
- Dzienniki audytu i dzienniki zabezpieczeń: Wdrożenie kompleksowych dzienników audytu i dzienników bezpieczeństwa w celu monitorowania aktywności w intranecie. Dzienniki te mogą śledzić, kto uzyskuje dostęp do intranetu, jakie działania wykonuje i wszelkie potencjalne incydenty bezpieczeństwa. Regularnie przeglądaj te dzienniki, aby szybko identyfikować i reagować na zagrożenia bezpieczeństwa.
- Spersonalizowana kontrola dostępu: Włącz spersonalizowaną kontrolę dostępu do różnych obszarów lub sekcji intranetu. Pozwala to na dostosowanie uprawnień dostępu w oparciu o indywidualne role i obowiązki. Pracownicy powinni mieć dostęp tylko do określonych obszarów i informacji niezbędnych do ich pracy, co zwiększa bezpieczeństwo danych.
Projektując intranet z myślą o bezpiecznym dostępie, tworzysz bezpieczną i niezawodną platformę, która wzbudza zaufanie pracowników, zwłaszcza w hybrydowym środowisku pracy, w którym dominuje zdalny dostęp. Takie podejście nie tylko chroni wrażliwe dane, ale także zapewnia, że intranet jest zaufanym zasobem dla pracowników, wspierając ich pracę i potrzeby współpracy przy jednoczesnym zachowaniu rygorystycznych standardów bezpieczeństwa.
👉 PRZYKŁAD: Włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy są weryfikowani przed uzyskaniem dostępu do informacji firmy. Wdrożenie rygorystycznej kontroli dostępu, umożliwiającej pracownikom dostęp tylko do określonych obszarów i informacji związanych z ich rolami. Takie podejście gwarantuje bezpieczny dostęp z różnych kanałów, lokalizacji i urządzeń przy jednoczesnej ochronie wrażliwych danych i zachowaniu zgodności z przepisami.
Zaprojektowanie intranetu dla dynamicznego krajobrazu pracy hybrydowej to wieloaspektowe przedsięwzięcie
Wymaga to przemyślanego i skoncentrowanego na użytkowniku podejścia, które uwzględnia różnorodne potrzeby, preferencje i względy bezpieczeństwa pracowników działających zarówno w trybie zdalnym, jak i na miejscu.
Dobrze zaprojektowane i strategicznie wdrożone intranety stanowią podstawę skutecznej komunikacji wewnętrznej, dzielenia się wiedzą i współpracy. Umożliwiają one pracownikom płynny dostęp do informacji, łączenie się ze współpracownikami i przyczynianie się do sukcesu organizacji, niezależnie od ich miejsca pracy lub preferowanych kanałów komunikacji.
Dokładnie taki jest nagrodzony przez Nielsen Norman Group intranet od Workai. Nagroda za wdrożenie dla Żabka Polska została przyznana m.in. za najlepiej zaprojektowany intranet w dostosowaniu do pracy hybrydowej i w różnych środowiskach (biuro, centra logistyczne, sklepy itp.).
Ponieważ organizacje nadal dostosowują się do zmieniającego się krajobrazu pracy, ci, którzy inwestują w projektowanie i utrzymywanie intranetów, które spełniają unikalne wymagania pracy hybrydowej, będą lepiej przygotowani do rozwoju w nowej erze elastyczności pracy i łączności.