Cómo diseñar una intranet para el trabajo híbrido?
Diseñar una intranet para el trabajo híbrido requiere una planificación cuidadosa y la consideración de las necesidades únicas de una fuerza laboral que combina empleados tanto en la oficina como remotos. Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a diseñar una intranet efectiva para el trabajo híbrido.
Cómo diseñar una intranet para el trabajo híbrido?
1. Diseñar una intranet para diversas personas
Diseñar una intranet que satisfaga a diversas personas es esencial para garantizar que la plataforma cumpla efectivamente con las distintas necesidades de los diferentes grupos de usuarios dentro de tu organización. Este proceso implica una investigación exhaustiva y la creación de perfiles de diferentes personas, incluyendo sus roles, responsabilidades, preferencias de comunicación y competencia técnica.
Al comprender estas características únicas, deberías poder adaptar las características, el contenido y la experiencia del usuario de la intranet para satisfacer los requisitos de cada grupo de personas. Este enfoque no solo mejora la usabilidad, sino que también facilita la personalización, asegurando que los usuarios puedan acceder a información y herramientas relevantes de manera rápida y eficiente.
Además, implica la recopilación continua de comentarios, pruebas de usabilidad y ajustes posteriores al lanzamiento para garantizar que la intranet siga siendo adaptable e inclusiva, respaldando de manera efectiva a la fuerza laboral diversa y fomentando la productividad y la colaboración en toda la organización.
👉 EJEMPLO: Al diseñar una intranet para el trabajo híbrido, implementa un acceso basado en roles a las características y áreas de la intranet, centrándote en las necesidades únicas de cada persona. Por ejemplo, el personal de recursos humanos podría tener acceso rápido a documentos y herramientas relacionadas con los empleados, mientras que los equipos de ventas podrían ver informes de ventas y datos de clientes de manera destacada. Esta experiencia personalizada mejora la usabilidad y la relevancia para cada grupo de usuarios.
2. Diseñar una intranet para múltiples canales
Diseñar una intranet para una organización que opera en un entorno de trabajo híbrido implica el paso crucial de adaptarla para acomodar el consumo y la creación de contenido en múltiples canales. Este enfoque reconoce la diversidad de preferencias de comunicación y estilos de trabajo entre los empleados.
La intranet debe adaptarse sin problemas a varios canales, incluyendo navegadores web, dispositivos móviles, plataformas de colaboración como Teams, notificaciones por correo electrónico y señalización digital. También debe estar diseñada para integrarse con otras herramientas y sistemas esenciales utilizados dentro de la organización. Al garantizar esta compatibilidad entre canales, la intranet se convierte en un centro central que permite a los empleados acceder a información, colaborar y contribuir a las discusiones sin importar su ubicación o el medio de interacción que prefieran.
Esta versatilidad fomenta la participación, mejora el flujo de información y aumenta la productividad en un entorno de trabajo híbrido donde la comunicación efectiva a través de diversos canales es fundamental para el éxito.
👉 EJEMPLO: Comunícate con los empleados utilizando varios canales para llegar a las personas que trabajan en el campo, de forma remota o en el lugar de trabajo. Comparte actualizaciones importantes por correo electrónico para aquellos que dependen en gran medida de la comunicación por correo electrónico, publica anuncios en Teams para equipos centrados en la colaboración y mantiene una versión web compatible con dispositivos móviles para los empleados en movimiento. Cada canal funcionará mejor para diferentes grupos de personas y situaciones.
3. Diseñar una intranet para una mejor búsqueda
El siguiente paso crucial en el diseño de una intranet para un entorno de trabajo híbrido es optimizarla para una mejor búsqueda de información. Esto implica crear un entorno donde los empleados puedan acceder fácilmente a la información que necesitan para desempeñar sus funciones de manera efectiva. Para lograrlo:
- Facilita el acceso a la información: La intranet debe diseñarse con un enfoque centrado en el usuario, teniendo en cuenta las diversas necesidades de los empleados. Esto significa asegurarse de que la información esté disponible y bien organizada. La navegación debe ser intuitiva y la arquitectura de la información debe tener sentido para usuarios con antecedentes y roles variados.
- Mejora la funcionalidad de búsqueda: Implementa una función de búsqueda robusta que permita a los usuarios encontrar rápidamente contenido relevante. Incorpora filtros y algoritmos de búsqueda avanzados que consideren el contexto y la intención del usuario. Esto empodera a los empleados para localizar eficientemente documentos, recursos y conocimientos dentro de la intranet, independientemente de su ubicación o del dispositivo que utilicen.
- Mantén la consistencia: Asegura la consistencia en el diseño, la disposición y la terminología en toda la intranet. Esta consistencia fomenta una sensación de familiaridad y facilita la navegación y la localización de información. La consistencia también se extiende a los permisos de acceso de los usuarios, garantizando que los empleados solo puedan acceder a la información relevante para sus roles.
Al centrarse en una mejor búsqueda dentro del contenido, se diseña una intranet donde los empleados pueden acceder y utilizar la información sin esfuerzo. Esto no solo respalda la productividad, sino que también promueve la colaboración efectiva y el intercambio de conocimientos, componentes críticos del éxito en un entorno de trabajo híbrido donde el acceso sin problemas a la información es fundamental.
👉 EJEMPLO: Agrega enlaces, banners y accesos directos a las áreas de información más importantes en tu página de inicio de la intranet. La página de inicio de la intranet o el panel de la aplicación para empleados deben ser el punto de partida para que los empleados comiencen su trabajo diario. Este enfoque garantiza que la información crucial sea fácilmente accesible y esté bien organizada, mejorando la satisfacción del usuario y la productividad.
4. Diseñar una intranet para la participación
El cuarto paso crítico en el diseño de una intranet para un entorno de trabajo híbrido es centrarse en la creación de una plataforma atractiva. Una intranet no solo debe servir como un repositorio de información, sino también fomentar activamente la participación e interacción del usuario. Para lograrlo:
- Aprovecha los elementos multimedia: Incorpora elementos multimedia como videos, webinars, podcasts y presentaciones interactivas. Estos formatos no solo hacen que el contenido sea más atractivo, sino que también atienden a diversos estilos y preferencias de aprendizaje entre los empleados.
- Contenido interactivo: Desarrolla contenido interactivo que anime a los empleados a participar activamente en la plataforma. Esto puede incluir cuestionarios, encuestas, votaciones y foros de discusión. La interactividad fomenta un sentido de participación y colaboración.
- Optimiza el rendimiento: Asegúrate de que la intranet sea receptiva y cargue rápidamente. Una plataforma lenta y pesada puede desalentar la participación. La optimización del rendimiento contribuye a una experiencia de usuario más fluida.
- Mecanismos de retroalimentación: Implementa mecanismos para que los usuarios puedan proporcionar retroalimentación fácilmente. Solicita sus opiniones sobre el contenido, las características y la usabilidad. Este ciclo de retroalimentación permite mejoras continuas y demuestra que su aporte es valioso.
- Facilita las interacciones entre empleados: Permite a los empleados conectarse y colaborar entre sí a través de chat, funciones sociales y tableros de discusión. Estas herramientas fomentan el intercambio de conocimientos y construyen un sentido de comunidad entre los trabajadores remotos y los de la oficina.
- Construcción de comunidad: Fomenta activamente un sentido de pertenencia y comunidad dentro de la intranet. Organiza eventos sociales virtuales, reconoce los logros de los empleados y crea espacios para intereses y pasatiempos compartidos.
- Personalización: Permite a los usuarios personalizar su experiencia en la intranet. Esto incluye adaptar recomendaciones de contenido, notificaciones y paneles a sus roles e intereses. La personalización mejora la participación al entregar información relevante.
Al diseñar la intranet para la participación, la transformas en una plataforma dinámica donde los empleados no solo acceden a la información, sino que participan activamente en la cultura y las actividades de la organización. Esta participación contribuye a una fuerza laboral más conectada y productiva, lo cual es especialmente importante en un entorno de trabajo híbrido donde mantener un sentido de pertenencia y camaradería puede ser un desafío.
EJEMPLO: Una serie de videos semanales puede resumir toda la información crucial de la semana anterior. De esta manera, los empleados pueden ponerse al día con las actualizaciones y anuncios de una manera más atractiva.
5. Diseñar una intranet para un acceso seguro
El quinto paso crucial en el diseño de una intranet para un entorno de trabajo híbrido es priorizar el acceso seguro a la plataforma, asegurando que los empleados puedan utilizarla de manera segura en diferentes canales, ubicaciones y dispositivos. Aquí te explicamos cómo lograrlo:
- Acceso seguro en todas partes: Diseña la intranet para permitir un acceso seguro desde cualquier canal, ubicación o dispositivo. Implementa mecanismos de autenticación y autorización robustos para verificar la identidad y los permisos de acceso de los usuarios. Esto garantiza que la información sensible esté protegida, independientemente de dónde o cómo accedan los empleados a la intranet.
- Arquitectura basada en la nube: Utiliza una arquitectura basada en la nube, como Azure, para mejorar la seguridad. Las plataformas en la nube a menudo ofrecen características de seguridad sólidas, como cifrado de datos, administración de identidad y acceso, y detección de amenazas, que pueden fortalecer la seguridad de tu intranet.
- Registros de auditoría y registros de seguridad: Implementa registros de auditoría y registros de seguridad completos para monitorear la actividad de la intranet. Estos registros pueden rastrear quién accede a la intranet, qué acciones realizan y cualquier incidente de seguridad potencial. Revísalos periódicamente para identificar y responder a las amenazas de seguridad de manera oportuna.
- Control de acceso personalizado: Habilita el control de acceso personalizado a diferentes áreas o secciones de la intranet. Esto te permite ajustar los permisos de acceso en función de los roles y responsabilidades individuales. Los empleados solo deben tener acceso a áreas e información específicas necesarias para su trabajo, mejorando la seguridad de los datos.
Al diseñar la intranet para un acceso seguro, creas una plataforma segura y confiable que infunde confianza en los empleados, especialmente en un entorno de trabajo híbrido donde el acceso remoto es común. Este enfoque no solo protege los datos sensibles, sino que también asegura que la intranet sea un recurso de confianza para los empleados, apoyando sus necesidades de trabajo y colaboración mientras mantiene estándares de seguridad rigurosos.
👉 EJEMPLO: Habilita la autenticación multifactor para asegurarte de que todos los empleados estén verificados antes de acceder a la información de la empresa. Implementa controles de acceso estrictos, permitiendo a los empleados acceder solo a las áreas e información específicas relevantes para sus roles. Este enfoque garantiza el acceso seguro desde varios canales, ubicaciones y dispositivos, al tiempo que protege los datos sensibles y cumple con las regulaciones.
DISEÑAR UNA INTRANET PARA EL PANORAMA DINÁMICO DEL TRABAJO HÍBRIDO ES UN ESFUERZO MULTIFACÉTICO
Requiere un enfoque reflexivo y centrado en el usuario que reconozca las diversas necesidades, preferencias y consideraciones de seguridad de una fuerza laboral que opera tanto en modos remotos como en el lugar de trabajo.
Las intranets, cuando están bien diseñadas e implementadas estratégicamente, sirven como el eje de la comunicación interna efectiva, el intercambio de conocimientos y la colaboración. Empoderan a los empleados para acceder de manera fluida a la información, conectarse con sus compañeros y contribuir al éxito de la organización, independientemente de su ubicación de trabajo o canales de comunicación preferidos.
Esto es exactamente lo que ofrece la intranet galardonada de Nielsen Norman Group con Workai. El premio de implementación para Żabka Polska se otorgó, entre otras cosas, por la mejor intranet diseñada para adaptarse al trabajo híbrido y a diferentes entornos (oficina, centros logísticos, tiendas, etc.).
A medida que las organizaciones continúan adaptándose al panorama en evolución del trabajo, aquellos que invierten en diseñar y mantener intranets que atiendan las demandas únicas del trabajo híbrido estarán mejor posicionados para prosperar en esta nueva era de flexibilidad y conectividad laboral.