Komunikacja zdalna w zespole rozproszonym – jak o nią zadbać?
Przyspieszony rozwój pracy zdalnej wywołał niemałe zamieszanie w działach komunikacji wewnętrznej na całym świecie. To właśnie ten obszar, wraz z HR, musiał najszybciej dostosować się do nowej rzeczywistości, co nierzadko wpłynęło na jakość działań. Obecnie organizacje dużo lepiej zarządzają komunikacją zdalną, ale nadal jest tu sporo do zrobienia.
Wyzwania komunikacji zdalnej
Zbudowanie wirtualnej kultury korporacyjnej jest procesem długotrwałym i wymaga nie tylko zastosowania zaawansowanych technologii, ale także wprowadzenia zmian w sposobach organizacji pracy i zarządzania zespołami. Wyzwania, takie jak poczucie izolacji pracowników, ich niskie zaangażowanie, trudności w przepływie informacji czy zarządzanie czasem są doskonale znane zespołom rozproszonym. Jak zatem usprawnić komunikację zdalną, aby stała się ona sprzymierzeńcem w zarządzaniu zespołami rozproszonymi i wspierała liderów i pracowników?
Jak usprawnić komunikację zdalną w rozproszonym zespole?
Skuteczna komunikacja zdalna pomaga szybciej osiągać cele biznesowe i wpływa na lepszy wynik finansowy firm. Oto 6 praktycznych wskazówek, które pozwolą członkom zespołów rozproszonych komunikować się skuteczniej i wzmacniać relacje, a liderom budować bezpieczne, efektywne i przyjazne środowisko pracy.
1. Właściwe narzędzia w komunikacji zdalnej
Narzędzia cyfrowe to most łączący rozproszonych pracowników, który umożliwia im współpracę, wymianę informacji i zarządzanie projektami na odległość. Dlatego ich wybór nie może być przypadkowy. Kluczowe momenty w tym procesie to zdefiniowanie potrzeb pracowników i organizacji, a w okresie powdrożeniowym nauczenie ich wykorzystywania możliwości wdrożonych rozwiązań w pełni. Warto rozważyć przede wszystkim wybór platform EX, bo stanowią one najbardziej kompleksowe narzędzia do komunikacji zdalnej na rynku, a także umożliwiają integrację z innymi systemami i aplikacjami w organizacji.
2. Zasady komunikacji
Komunikacja w zespołach zdalnych wymaga bardziej precyzyjnych zasad niż komunikacja w zespołach stacjonarnych. Mogą one zostać ustalone odgórnie dla całej organizacji lub konkretnych zespołów. Warto, żeby zasady zostały wypracowane w porozumieniu z pracownikami i uwzględniały przede wszystkim:
- Godziny lub zasady dostępności,
- Czas reakcji na komunikaty lub wiadomości wysyłane w ramach zespołów i poza nimi,
- Priorytety komunikacji zdalnej (na jakie wiadomości zespół ma reagować w pierwszej kolejności) i sposoby ich ustalania,
- Zasady spotkań online.
Takie wytyczne pomagają uniknąć zamieszania i niedopowiedzeń, a także zapewniają spójność działań i większą efektywność.
3. Regularne spotkania online
Częste spotkania online z zespołami zdalnymi pomagają budować relacje, więzi i wzajemne zaufanie pomiędzy członkami zespołu oraz ułatwiają przepływ ważnych informacji. To także istotny czynnik wspierania poczucia przynależności do firmy. Warto, aby podczas takich spotkań:
- Wprowadzić zasadę włączonych kamer, aby utrzymywać kontakt wzrokowy, a tym samym lepiej komunikować się.
- Zawsze mieć przygotowaną agendę spotkania, która uwzględnia swobodny „small talk”.
- Zachować możliwie krótką formę.
- Angażować uczestników do aktywnego udziału, zadawania pytań i wyrażania swojego zdania.
- Udostępnić nagranie spotkania nieobecnym członkom zespołu.
- Trzymać się agendy i czasu spotkań.
4. Aktywne słuchanie i empatia
Współczesne wzorce przywództwa wymagają od liderów postawienia człowieka i jego potrzeb w centrum wszelkich działań biznesowych. Realizacja celów staje się niejako „produktem ubocznym” empatycznego podejścia do pracownika i właściwego zrozumienia jego potrzeb. Jest to szczególnie ważne w komunikacji zdalnej, w której część sygnałów niewerbalnych może być maskowana lub nieosiągalna dla rozmówcy. W takim środowisku ważne jest rozwijanie umiejętności słuchania wśród liderów i członków zespołów poprzez szkolenia, regularne spotkania czy empatyczny, szczery feedback i docenianie.
5. Rozwijanie umiejętności komunikacji pisemnej
Komunikacja zdalna to w dużej mierze komunikacja pisemna. Jasne i precyzyjne wyrażanie myśli pomaga unikać nieporozumień i buduje efektywną współpracę. Warto wspierać pracowników w rozwoju tej kompetencji, zwracając uwagę na:
- Zwięzłość wypowiedzi
- Dbałość o precyzję
- Unikanie błędów
- Przejrzystość tekstu poprzez formatowanie (punkty, bold, kursywa etc.)
6. . Zarządzanie konfliktem na odległość
W zarządzaniu zespołami rozproszonymi nie brakuje wyzwań, ale jednym z najpoważniejszych jest ryzyko konfliktu, wynikające z niedoprecyzowanych celów, słabego przepływu informacji, różnic kulturowych, braku zasad komunikacji zdalnej czy błędnej interpretacji przekazu. Ryzyko konfliktu w miejscu pracy maleje pod okiem dobrego przywódcy, który promuje otwartą komunikację, wyważony feedback, wspólne rozwiązywanie problemów i ustalanie zasad oraz wspieranie budowania relacji koleżeńskich.
W jaki sposób Workai wspiera zdalną komunikację?
Skuteczne zarządzanie komunikacją zdalną opiera się w dużej mierze o narzędzia cyfrowe, których zadanie nie ogranicza się do wysyłania odgórnych komunikatów. Narzędzia takie Workai łączą ludzi i kształtują ich doświadczenia cyfrowe. Workai to wszechstronna platforma, która sprawia, że zdalne środowisko pracy staje się przyjaznym, inkluzywnym i bezpiecznym miejscem. Dzieje się tak za sprawą:
- Integracji różnych kanałów komunikacji – wszystko w jednym, intuicyjnym narzędziu.
- Możliwości współpracy w czasie rzeczywistym, zarówno przy projektach, jak i wykonywaniu codziennych zadań. Workai umożliwia dyskusje, udostępnianie plików, dostęp do bazy wiedzy i wyszukiwarki dokumentów, materiałów audio i wideo czy kontaktów.
- Integrację z innymi narzędziami (np. popularnymi platformami do wideokonferencji)
- System powiadomień i alertów, dzięki którym pracownicy zdalni są na bieżąco z ważnymi wiadomościami, zadaniami i wydarzeniami.
- Spersonalizowany interface, który jeszcze skuteczniej angażuje pracowników w komunikację zdalną i pozwala mu szybciej docierać do informacji, których potrzebuje.
Bez wdrożenia odpowiednich rozwiązań i zaangażowania liderów komunikacja zdalna może stanowić wyzwanie. Brak skuteczności w tym obszarze rodzi poważne konsekwencje, w tym utratę zaufania i zaangażowania pracowników, a tym samym odpływ talentów, zmniejszoną produktywność i spadek konkurencyjności. Odpowiedzią na wyzwania jest rozwój silnego przywództwa, wdrożenie powyższych rozwiązań i mądra inwestycja we właściwe narzędzia.