¿Cómo mejorar la comunicación a distancia en un equipo disperso?
El desarrollo acelerado del trabajo a distancia ha causado un gran revuelo en los departamentos de comunicación interna de todo el mundo. Esta área, junto con la de RRHH, fue la que más rápido tuvo que adaptarse a la nueva realidad, lo que a menudo afectó a la calidad de las operaciones. Hoy en día, las organizaciones gestionan mucho mejor las comunicaciones a distancia, pero aún queda mucho trabajo por hacer en este sentido.
Retos de la comunicación a distancia
Construir una cultura corporativa virtual es un proceso a largo plazo y requiere no sólo el uso de tecnologías avanzadas, sino también cambios en la forma de organizar el trabajo y gestionar los equipos. Desafíos como la sensación de aislamiento de los empleados, el escaso compromiso y las dificultades en el flujo de información o la gestión del tiempo son bien conocidos en los equipos distribuidos. Entonces, ¿cómo mejorar las comunicaciones a distancia para que se conviertan en un aliado en la gestión de equipos distribuidos y en el apoyo a líderes y empleados?
¿Cómo mejorar la comunicación a distancia en un equipo distribuido?
Una comunicación a distancia eficaz ayuda a alcanzar los objetivos empresariales con mayor rapidez y mejora los resultados de las empresas. He aquí 6 consejos prácticos para que los miembros de equipos distribuidos se comuniquen con mayor eficacia y fortalezcan las relaciones, y para que los líderes construyan un entorno de trabajo seguro, eficaz y cordial.
1. Las herramientas adecuadas para la comunicación a distancia
Las herramientas digitales son el puente que conecta a los empleados distribuidos para colaborar, compartir información y gestionar proyectos a distancia. Por tanto, su selección no puede ser aleatoria. Los momentos clave en este proceso son definir las necesidades de los empleados y de la organización, y en el periodo posterior a la implantación enseñarles a utilizar las capacidades de las soluciones implantadas en todo su potencial. Merece la pena considerar en primer lugar la elección de las plataformas EX, ya que son las herramientas de comunicación a distancia más completas del mercado y, además, permiten la integración con otros sistemas y aplicaciones de la organización.
2. Principios de comunicación
La comunicación en equipos remotos requiere normas más precisas que la comunicación en equipos de sobremesa. Pueden establecerse de arriba abajo para toda la organización o para equipos específicos. Conviene que las normas se elaboren en concertación con los empleados y tengan en cuenta, en particular
- las políticas de horarios o disponibilidad,
- los tiempos de respuesta a los mensajes o comunicaciones enviados dentro y fuera de los equipos,
- prioridades para las comunicaciones a distancia (qué mensajes debe responder primero el equipo) y cómo establecerlas,
- normas para las reuniones en línea.
Estas directrices ayudan a evitar confusiones y fallos de comunicación y garantizan la coherencia de los esfuerzos y una mayor eficacia.
3. Reuniones periódicas en línea
Las reuniones en línea frecuentes con equipos remotos ayudan a crear relaciones, vínculos y confianza mutua entre los miembros del equipo y facilitan el flujo de información importante. También es un factor importante para fomentar el sentimiento de pertenencia a la empresa. Vale la pena durante estas reuniones
- Introducir la regla de la cámara en ristre para mantener el contacto visual y mejorar así la comunicación.
- Tenga siempre preparada una agenda de reuniones que incluya una «charla trivial» informal.
- Mantener el formato lo más breve posible.
- Invite a los participantes a participar activamente, hacer preguntas y expresar sus opiniones.
- Ponga una grabación de la reunión a disposición de los miembros del equipo ausentes.
- Cumpla el orden del día y la hora de la reunión.
4. Escucha activa y empatía
Los modelos de liderazgo modernos exigen que los líderes sitúen a las personas y sus necesidades en el centro de todas las actividades empresariales. Alcanzar los objetivos se convierte, por así decirlo, en un «subproducto» de un acercamiento empático al empleado y una comprensión adecuada de sus necesidades. Esto es especialmente importante en la comunicación a distancia, donde algunas señales no verbales pueden estar enmascaradas o ser inalcanzables para el interlocutor. En un entorno así, es importante desarrollar la capacidad de escucha entre los líderes y los miembros del equipo mediante formación, reuniones periódicas o comentarios y apreciaciones empáticos y sinceros.
5. Desarrollar habilidades de comunicación escrita
La comunicación a distancia es en gran medida comunicación escrita. La expresión clara y precisa de los pensamientos ayuda a evitar malentendidos y fomenta una cooperación eficaz. Merece la pena ayudar a los empleados a desarrollar esta competencia prestando atención a lo siguiente:
- Concisión del discurso
- Atención a la precisión
- Evitar errores
- Claridad del texto mediante el formato (puntos, negrita, cursiva, etc.)
6. Gestión de conflictos a distancia
No faltan retos en la gestión de equipos distribuidos, pero uno de los más graves es el riesgo de conflicto, derivado de objetivos no establecidos, flujo de información deficiente, diferencias culturales, falta de normas de comunicación a distancia o mala interpretación del mensaje. El riesgo de conflicto en el lugar de trabajo disminuye bajo la dirección de un buen líder que promueva la comunicación abierta, la retroalimentación equilibrada, la resolución conjunta de problemas y el establecimiento de normas, y fomente la construcción de relaciones colegiales.
¿Cómo soporta Workai la comunicación remota?
La gestión eficaz de la comunicación a distancia depende en gran medida de herramientas digitales cuya tarea no se limita a enviar mensajes de arriba abajo. Estas herramientas de Workai conectan a las personas y dan forma a sus experiencias digitales. Workai es una plataforma integral que hace del entorno de trabajo remoto un lugar amigable, inclusivo y seguro. Esto se debe a:
- La integración de diferentes canales de comunicación – todo en una herramienta intuitiva.
- La capacidad de colaborar en tiempo real, ya sea en proyectos o en tareas diarias. Workai permite debates, compartir archivos, acceder a una base de conocimientos y a un motor de búsqueda de documentos, contenidos de audio y vídeo o contactos.
- Integración con otras herramientas (como las plataformas de videoconferencia más populares).
- Un sistema de notificaciones y alertas para mantener al día a los trabajadores remotos sobre noticias, tareas y eventos importantes.
- Una interfaz personalizada que involucra aún más a los empleados en las comunicaciones remotas y les permite obtener más rápidamente la información que necesitan.
Sin la aplicación de las soluciones adecuadas y la implicación de los líderes, la comunicación a distancia puede ser todo un reto. La falta de eficacia en este ámbito acarrea graves consecuencias, como la pérdida de confianza y compromiso de los empleados y, por tanto, el éxodo de talentos, la reducción de la productividad y la disminución de la competitividad. La respuesta a los retos reside en desarrollar un liderazgo fuerte, aplicar las soluciones mencionadas e invertir sabiamente en las herramientas adecuadas.