7 cech dobrego intranetu wspierającego doświadczenia pracownika
Co ma wspólnego intranet z dobrym samopoczuciem pracownika? W czasach, kiedy jedyną stałą rzeczą jest zmiana, projektowanie wszelkich procesów i narzędzi wewnętrznych musi uwzględniać jego szczególne potrzeby. Tylko wtedy organizacje mają spore szansę kształtować pozytywne doświadczenia swoich pracowników. W jaki sposób projektowanie intranetu może wesprzeć cyfrowe doświadczenia pracownika?
Employee Experience (EX) kształtuje się nieustannie, przez cały czas trwania relacji pracodawca-pracownik. Każdy element tej relacji ma znaczenie, choć nie nad każdym pracodawca ma kontrolę. I w ten sposób największa zaleta EX, staje się jednocześnie jego wadą. Jedna rzecz może przeważyć o pozytywnych, bądź negatywnych odczuciach pracowników. Jeśli któryś z elementów składowych EX może być zaprojektowany dobrze, z uwzględnieniem potrzeb i oczekiwań użytkowników, warto skorzystać z takiej szansy.
Nowy intranet na nowe czasy
Znaczenie intranetu urosło na przestrzeni ostatnich lat. W dobrze zaprojektowany intranet inwestują nie tylko duże, ale i średnie przedsiębiorstwa. Kara Pernice, ekspertka Nielsen Norman Group, twierdzi wręcz, że nawet dla małych firm intranet może okazać się lepszym i tańszym rozwiązaniem, niż dotychczas stosowane różnorodne narzędzia. Coraz więcej firm korzysta więc z takich możliwości zadbania o cyfrowe doświadczenia pracownika na różnych poziomach. Po co?
Cyfrowe doświadczenia pracownika – pracownik jak klient?
Żyjemy w czasach, w których intranet stanowi często serce organizacji. Zastępuje sale konferencyjne i szkoleniowe, open space i pomieszczenia socjalne, „tradycyjne” maile i telefony, a także wszelkie narzędzia do dzielenia się wiedzą – mniej lub bardziej oficjalne. Przy pracy zdanej lub hybrydowej, czy rozproszonej strukturze, trudno jest bez niego zapewnić wszystkim pracownikom podobne doświadczenia. Według autorów raportu Mercer 2021 Global Talent Trends, firmy które zatroszczą się o to, wygrają wyścig o najlepsze talenty na rynku. Te, które już robią to dobrze, podkreślają, że cyfrowe doświadczenia pracownika, powinny być kształtowane dokładnie tak, jak cyfrowe doświadczenia klienta. Tylko co to właściwie oznacza?
User Experience w organizacji
W czasach nowej normalności dużo mówi się o transformacji cyfrowej w organizacjach. Jej częścią jest dostosowanie wewnętrznych narzędzi IT, które mają być bardziej kompleksowe, elastyczne i odpowiadające zmieniającej się rzeczywistości. Pracownik, tak jak klient, potrzebuje szybkich rozwiązań, które odpowiedzą na jego potrzeby. Firmy intencjonalnie tworzą doświadczenia swoich klientów, poprzez kontakt z nim na różnych poziomach. To ma zachęcić do skorzystania z danej usługi lub zakupu produktu. Tak samo powinny podchodzić do doświadczeń swoich pracowników.
Czym jest Employee Experience
Według badania PWC:
- 32% klientów rezygnuje z ulubionej marki, po zaledwie jednym złym doświadczeniu.
- 82% konsumentów z USA i 74% spoza USA oczekuje, poza korzystaniem z technologii, kontaktu z drugim człowiekiem – pracownikiem.
- Ponad 60% konsumentów zrezygnuje z marki, jeśli napotkali na swojej drodze nieprzyjaznych i źle nastawionych pracowników.
Z tych statystyk płynie prosty wniosek – jeśli firmy chcą zapewnić kompleksową obsługę klienta na najwyższym poziomie, muszą zadbać o swoich pracowników na każdym etapie. Także z pomocą intranetu. O czym nie można zapomnieć przy jego projektowaniu, aby spełniał swoją rolę?
Projektowanie intranetu wspierającego Employee Experience
Dobrą praktyką jest, że nowoczesne podejście do projektowania rozwiązań cyfrowych dla pracowników nie różni się w zasadniczy sposób od projektowania rozwiązań dla klientów. Projektowanie UX, a tym samym EX, jest możliwe dzięki wykorzystaniu wiedzy z zakresu inżynierii, marketingu czy projektowania graficznego. Pierwszą zasadą tego procesu jest wychodzenie naprzeciw potrzebom użytkownika i założenie, że mogą się one zmieniać. Jeśli intranet ma kształtować pozytywne cyfrowe doświadczenia pracowników, warto pilnować kilku zasad.
7 cech dobrego intranetu, który wspiera doświadczenia pracownika
1️⃣ Łatwa dostępność
Każdy, kto zaczynał pracę w organizacji wie, jak trudno się odnaleźć w nowym miejscu. Intranet będzie spełniał swoją funkcję tylko wtedy, kiedy będzie dostępny dla każdego, a pracownicy będą wiedzieli jak z niego korzystać. Łatwa dostępność oznacza także możliwość logowania się do niego z każdego miejsca na ziemi, również na urządzeniach mobilnych.
2️⃣ Elastyczność
Co wyróżnia najlepiej zaprojektowane intranety na rynku? Jedną z ważniejszych cech jest możliwość szybkiego dostosowania do zmieniających się potrzeb organizacji i pracowników. Zwiększenie elastyczności to jedno z największych wyzwań rzeczywistości popandemicznej – aż 52% firm wskazało, że to ich największy priorytet na 2021 rok. Jeśli organizacje chcą się zmieniać w szybkim tempie, narzędzia IT muszą za nimi nadążać.
3️⃣ Kompleksowość
Pracownicy poświęcają 20% swojego czasu na poszukiwanie informacji, które są niezbędne do wykonywania ich zadań. Dobrze zaprojektowany intranet może stanowić platformę, która ma wszystko, czego potrzebuje pracownik do codziennych obowiązków. Mogą to być zmiany w ofercie produktowej, dokumenty HR, procedury czy struktura firmy. Wszystko, co ważne, znajduje się w jednym miejscu.
4️⃣ Szybkość obsługi
Dobrze zaprojektowana, szybka i aktualna wyszukiwarka pracowników, pomaga zaoszczędzić organizacjom spore sumy pieniędzy. Ale to także inne funkcje, np. dobre rozplanowanie struktury, w tym intuicyjne menu, które ułatwia poruszanie się i komunikację między pracownikami.
5️⃣ Intuicyjność
odpowiednio zaprojektowana architektura informacji pomoże pracownikowi przejść przez cały proces jego doświadczeń w organizacji – od onboardingu, aż po exit interview
6️⃣ Ułatwianie interakcji
Możliwość wchodzenia w interakcje między pracownikami nie sprowadza się już tylko do kontaktów osobistych. Platforma pracownicza daje możliwość komentowania bieżących wydarzeń, tworzenia własnych treści, proponowania zmian i szybkiej wymiany informacji. To dodatkowy, niezwykle cenny element społecznego uczenia się, który buduje poczucie wpływu. A to przeradza się w większe zaangażowanie
7️⃣ Personalizacja
To, czy pracownik czuje się indywidualną jednostką czy tylko trybikiem w wielkiej machinie, ma ogromne znaczenie dla jego samopoczucia w miejscu pracy. Dostrzeżenie indywidualnych potrzeb to znak, że firma szanuje i docenia swoich pracowników. Można w tym celu wykorzystać imienne newslettery, powiadomienia z informacjami istotnymi z punktu widzenia zainteresowań i wykonywanej pracy, spersonalizowany interface czy wyszukiwarkę wykorzystująca możliwości AI
Strategia budowania pozytywnych doświadczeń pracowników nie może opierać się wyłącznie na ich cyfrowych doświadczeniach . To kompleksowy, wielowymiarowy i wielokanałowy proces. Właściwe zaprojektowanie intranetu może być jednak tą cegiełką, która wesprze ten proces i nada mu właściwy kierunek.
Jak Workai wspiera Employee Experience?
W Workai wierzymy, że ludzie nie powinni być ograniczani przez skomplikowaną technologię, ale to narzędzia powinny wspierać ich w realizacji strategii komunikacji wewnętrznej i HR z większą pewnością siebie i lepszymi wynikami.
Workai, jako platforma Employee Experience, na pierwszym miejscu stawia spersonalizowane cyfrowe doświadczenia pracownika – od komunikacji, przez pozyskiwanie wiedzy w organizacji, interakcje między pracownikami, aż do analityki, która pozwala te interakcje mierzyć i personalizować jeszcze bardziej.