Cyfrowa transformacja w komunikacji wewnętrznej – jak przeprowadzić ją skutecznie
Technologie cyfrowe przenoszą komunikację wewnętrzną na zupełnie inny poziom, czyniąc ją być może bardziej dostępną, angażującą i otwartą niż kiedykolwiek wcześniej. Jednak samo wdrożenie narzędzi cyfrowych nie przesądza o sukcesie. Jak przeprowadzić udaną transformację cyfrową w komunikacji wewnętrznej?
- Czym jest cyfrowa transformacja w komunikacji wewnętrznej?
- Cyfrowa transformacja w komunikacji wewnętrznej – dlaczego warto zrobić to dobrze?
- Jak przeprowadzić udaną transformację cyfrową w komunikacji wewnętrznej?
Czym jest cyfrowa transformacja w komunikacji wewnętrznej?
Cyfrowa transformacja w komunikacji wewnętrznej to proces, w którym nowoczesne narzędzia cyfrowe zaczynają odgrywać kluczową rolę w komunikacji z pracownikami. Nie chodzi jednak tylko o wykorzystanie nowych kanałów komunikacji do przekazywania informacji, ale o kompleksową integrację tych narzędzi ze strategią komunikacji, kulturą organizacyjną i pracownikami. Kształtując cyfrowe doświadczenia pracowników, nowoczesne narzędzia cyfrowe angażują ich w życie organizacji i stawiają w roli partnerów, a nie podwładnych, pomagając budować zaufanie i motywację. Ten ogromny potencjał komunikacji wewnętrznej można uwolnić tylko dzięki odpowiedniemu planowi transformacji cyfrowej.
Cyfrowa transformacja w komunikacji wewnętrznej – dlaczego warto robić to dobrze?
Nowoczesne technologie cyfrowe w komunikacji wewnętrznej to szeroki wachlarz narzędzi, wykorzystywanych przez organizacje w zależności od ich potrzeb, budżetu, kultury organizacyjnej, realizowanej strategii i co najmniej kilku innych zmiennych. Najbardziej kompleksowe z nich, takie jak rozbudowane platformy Employee Experience, pozwalają kształtować komunikację wewnętrzną z wykorzystaniem m.in:
- aplikacje mobilne,
- interaktywne wewnętrzne sieci społecznościowe,
- czaty,
- wiadomości wideo,
- podcasty itp.
Firmy, które są w czołówce transformacji cyfrowej, doświadczają prawie dwukrotnie większego wzrostu przychodów niż te, które są niechętne cyfryzacji. Osiągnięcie takiego wyniku jest wynikiem sukcesu w każdym obszarze podlegającym cyfryzacji. Komunikacja wewnętrzna odgrywa tu szczególną rolę, ponieważ wpływa na zaangażowanie pracowników, przyczyniając się do:
- wdrożenie otwartej kultury organizacyjnej,
- skuteczne i efektywne zarządzanie wiedzą w organizacji,
- podniesienie poziomu motywacji,
- podnoszenie morale (np. wdrożenie dwustronnej komunikacji),
- stałe monitorowanie potrzeb pracowników,
- promowanie oddolnych inicjatyw pracowniczych,
- zwiększenie efektywności zarządzania zmianą w organizacji,
- niższe wskaźniki retencji, lepsze zatrzymywanie talentów w organizacji i wzrost efektywności pracy.
Jak przeprowadzić udaną transformację cyfrową w komunikacji wewnętrznej?
Sukces transformacji cyfrowych nie jest wcale oczywisty. Większość z nich kończy się niepowodzeniem. Powodem jest brak wyznaczonych celów lub zbyt optymistyczne założenia przy ich wyznaczaniu, brak zarządzania procesem transformacji oraz nieodpowiednie tempo zmian. Aby uniknąć podobnych błędów, przeprowadzając cyfrową transformację w komunikacji wewnętrznej, warto pamiętać o 3 krokach.
Jak przeprowadzić udaną transformację cyfrową w komunikacji wewnętrznej?
1 Wyznacz realistyczne cele
Punktem wyjścia cyfrowej transformacji w komunikacji wewnętrznej są potrzeby pracowników i organizacji. Cele transformacji muszą być spójne na każdym poziomie, a narzędzia cyfrowe muszą przynosić jak najwięcej korzyści obu stronom. Ich dobór jest zatem kluczowy na tym etapie. Narzędzia takie jak platformy komunikacyjne z aplikacją mobilną z jednej strony wpływają na efektywność pracowników (np. poprzez dostęp do mobilnej bazy danych), a z drugiej dostarczają pracownikom niezbędnych informacji i zapewniają interaktywność komunikacji.
2 Zaplanuj cały proces
Planowanie harmonogramu krok po kroku, od uruchomienia narzędzia, przez szkolenie, po komunikację, jest ważne w każdym zarządzaniu zmianą. Upewnij się, że znasz swoich odbiorców i wiesz, czego potrzebują. Zaangażuj interesariuszy. Zapewnij wsparcie wszystkim użytkownikom, w tym szkolenia i dostęp do helpdesku. Zaplanuj wielkie otwarcia i „bonusy” (np. kudos, grywalizacja, quizy itp.), aby zachęcić do korzystania z nowych narzędzi i uczynić je częścią kultury organizacyjnej.
3 Monitoruj postępy
Jedną z największych zalet nowoczesnych platform pracowniczych, które coraz częściej stanowią kamień węgielny cyfrowej transformacji w komunikacji wewnętrznej, są potężne moduły analityczne. Korzystaj z nich od pierwszego dnia, aby śledzić postępy i mierzyć skuteczność bieżących działań. Narzędzia takie jak Workai pozwalają m.in. śledzić aktywność odbiorców i szybko zbierać od nich informacje zwrotne. Jest to wielki atut technologii cyfrowych, pozwalający samym użytkownikom tworzyć cyfrowy świat, którego są częścią.
Błędy w przeprowadzaniu cyfrowej transformacji w komunikacji wewnętrznej mogą prowadzić do frustracji na każdym poziomie – kierownictwa, pracowników i działów IC. Niezależnie od zakresu transformacji, stawka jest wysoka i nie warto ryzykować. Wdrażając najbardziej kompleksowe narzędzie na rynku, takie jak Workai i odpowiednio przygotowując cały proces, można osiągnąć spektakularny sukces.