Comment mesurer la communication interne ?
En plein temps de transformation digitale, la collecte de données est devenue non seulement une nécessité, mais aussi le quotidien de chaque entreprise bien gérée. Les entreprises veulent créer un monde basé sur les informations, mais elles apprennent toujours comment les obtenir et les utiliser pour de bonnes raisons. En ce qui concerne la communication interne, il s’agit d’informer et de créer de l’engagement. Comment mesurer l’engagement des employés avec l’analyse de l’intranet ?
- Pourquoi faut-il mesurer la communication interne ?
- Qui bénéficie de l’introduction de l’analyse régulière dans ce domaine ?
- Comment améliorer l’efficacité des actions de la communication interne grâce à l’analyse ?
- Comment mesurer l’engagement des employés avec les outils de l’analyse intranet ?
Pourquoi faut-il mesurer la communication interne ?
La communication interne peut, voire même doit, soutenir les objectifs stratégiques et aider à atteindre les objectifs financiers. C’est pourquoi elle doit fonctionner efficacement et en accord avec les besoins de l’entreprise. Est-ce qu’on observe une telle situation ? C’était un mystère depuis trop longtemps, car mesurer l’efficacité de ses actions et l’engagement était considéré comme difficile et fastidieux. Mais cette situation a changé avec la numérisation rapide. Si les outils pour les employés sont bien conçus, il devient beaucoup plus facile de vérifier l’efficacité de la communication interne.
Qui bénéficie de l’introduction de l’analyse régulière dans ce domaine ?
- Les employés : en analysant le niveau de leur engagement, on peut reconnaître leurs besoins, ce qui facilite leur travail et leur développement. Tout cela a un impact sur leur parcours de satisfaction en tant qu’employé, renforçant ainsi leur engagement. La boucle est bouclée.
- L’organisation : en liant les objectifs de la communication interne aux objectifs de l’entreprise, on peut définir les bons indicateurs. Ils aident la direction à comprendre le rôle stratégique de la communication interne qui influe sur de meilleurs résultats financiers.
- Le département de communication interne : les statistiques régulièrement collectées aident à vérifier la qualité des actions mises en œuvre, en fournissant des preuves concrètes de leur efficacité et un encouragement à une évolution constante. Mesurer la qualité du travail et le retour sur investissement renforce le rôle du département dans l’entreprise.
Comment améliorer l’efficacité des actions de la communication interne grâce à l’analyse ?
Il existe trois principes fondamentaux qui permettent à l’analyse de la communication interne de devenir plus efficace.
- Élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication – sans elle, il est impossible de définir les bons objectifs et les indicateurs de performance. Les études montrent que seulement un tiers des entreprises possèdent une stratégie de communication interne formelle. C’est l’une des raisons du manque de cohérence entre la communication de l’entreprise et ses objectifs.
- La complexité – grâce aux plateformes modernes, nous pouvons façonner l’expérience des employés, mais nous pouvons également observer leurs réactions à la plupart des actions communicationnelles. Les solutions numériques pour les employés permettent d’examiner leurs réactions à chaque étape du contact avec l’entreprise, tout comme c’est le cas avec les clients
- Régularité – les études sur l’engagement des employés menées à de longs intervalles de temps (chaque année ou tous les deux ans) ne sont pas justifiées dans le monde de l’entreprise VUCA. Aujourd’hui, l’engagement est mesuré en temps réel, car les besoins des employés (et des clients) changent rapidement. S’il est normal d’étudier en temps réel les réactions des clients à la communication du marketing, cela doit donc devenir la norme pour les employés.
Comment mesurer l’engagement des employés avec les outils de l’analyse intranet ?
La portée des actions que nous pouvons étudier est très large. Les outils actuellement conçus permettent de suivre tout le parcours de l’employé en présentant les données de manière compréhensible et graphique. Les plateformes intranet telles que Workai, qui façonnent l’expérience utilisateur, offrent la possibilité d’obtenir des données dures et douces. La clé est de les collecter dans un seul endroit et de les comparer. C’est un grand pas vers une analyse prédictive avancée grâce à laquelle on peut prévoir les effets des actions prises par l’entreprise dans différentes configurations et leur importance pour l’entreprise.
Les domaines les plus importants à analyser dans l’intranet sont :
Interactions – comment les employés réagissent aux contenus publiés sur l’intranet. Grâce aux outils d’analyse tels que les cartes thermiques, les cartes de défilement et les clickmaps, on peut étudier :
- Quels contenus, photos, titres attirent le plus d’attention
- Quels éléments de l’intranet sont les plus utilisés
- Ce qui distrait l’attention des utilisateurs des contenus clés que nous voulons transmettre
- Si les éléments importants sont visibles (par exemple, le moteur de recherche d’employés)
- Comment fonctionnent les sections particulières et si elles répondent aux besoins des utilisateurs
Canaux de diffusion – quel canal est le plus efficace, c’est-à-dire utilisé par les employés le plus volontiers. Cela nous donne des informations précieuses, par exemple comment transmettre les informations pour qu’elles atteignent les bonnes personnes le plus efficacement. La distribution du contenu peut se faire via différents moyens tels que la page d’accueil, les pop-ups, les bannières, les newsletters, les notifications ou l’application mobile.
Analyse des médias – permet de vérifier si les contenus publiés sur l’intranet sont engageants et comment les destinataires y réagissent, également en temps réel.
Conversion vers les objectifs définis – l’objectif peut être considéré comme l’inscription à une formation, la participation à une enquête pulse-check, la lecture d’une vidéo avec audition du président. Il vaut la peine de vérifier quels canaux sont les plus efficaces pour atteindre les divers objectifs. Grâce à cela, on peut gérer encore plus efficacement la communication interne et ce qui est aussi important de démontrer son efficacité, également dans le contexte des objectifs stratégiques de l’entreprise.
Analyse des recherches – répond aux questions sur ce que les employés recherchent le plus souvent et si les contenus trouvés répondent à leurs besoins. C’est l’une des fonctions les plus importantes de l’intranet, dont la rapidité et l’efficacité permettent de gagner du temps et de l’argent.
Flux d’informations – un autre indicateur important qui permet de suivre le chemin de l’utilisateur vers l’objectif, c’est-à-dire obtenir l’information dont il a besoin ou qu’il devrait connaître. Nous découvrons la longueur de ce chemin et les obstacles rencontrés.
Profils des utilisateurs – le parcours de chaque utilisateur est présenté sous forme de fiches récapitulatives. Cela permet de planifier encore mieux l’apparence personnalisée de l’intranet et d’adapter les contenus aux besoins individuels des personnes ou des groupes d’employés.
La rétroaction multicanale – une communication interne efficace repose sur le dialogue et son objectif est de fournir des outils pour le permettre. La conception de l’intranet doit donc prendre en compte au moins quelques options qui permettront aux employés d’exprimer leur avis. Les outils analytiques permettent de les mesurer en continu, en garantissant la sécurité et la confidentialité totale.
L’intranet de Workai prévoit de collecter des données sur :
- La communication des besoins et des opinions des employés – par exemple, à l’aide du bouton « opinion », qui permet aux employés d’envoyer un formulaire sur n’importe quelle page et d’y joindre une capture d’écran.
- La fourniture de simples commentaires sur le contenu publié et leur évaluation. La fonction peut être activée sur n’importe quelle page.
- La fourniture de commentaires rapides sur les résultats de recherche, par exemple à l’aide du bouton « Avez-vous trouvé ce que vous cherchiez? » et des réponses « oui » ou « non ».
- Les réactions émotionnelles et le NPS par rapport à différents contenus – à l’aide d’émoticônes, d’étoiles ou d’une échelle.
Tous ces outils, s’ils sont utilisés de manière appropriée, peuvent avoir un impact sur l’engagement et contribuer à façonner une expérience employé positive. Leur analyse et la prise de bonnes conclusions sont essentielles pour identifier rapidement les domaines nécessitant des améliorations. Est-ce que cela en vaut la peine ? Les spécialistes de l’IDC prévoient que les entreprises qui n’adoptent pas de modèle de gestion de données d’entreprise qui leur permettra de prendre des décisions rapides et flexibles atteindront une rentabilité inférieure à 10 %. Alors, si une entreprise veut rattraper ou dépasser la concurrence, elle n’a pas d’autre choix.