Workai lanza una intranet gubernamental para el Ministerio polaco

◾ El Ministerio de Infraestructuras es una de las unidades clave de la administración pública polaca, responsable de las inversiones más importantes en los ámbitos del transporte, la navegación interior, así como la gestión marítima y acuática.

◾ El Ministerio señaló la necesidad de disponer de una herramienta que garantizara un acceso fácil y rápido a los conocimientos y documentos esenciales y mejorara el flujo de información dentro de la organización.

◾ La implantación de la intranet gubernamental de Workai permitió personalizar la comunicación interna, pero también influyó en la construcción de una cultura de gestión del conocimiento y en la agilización de los procesos clave de intercambio de información.

Ministerio estratégico

El Ministerio de Infraestructuras es una de las entidades gubernamentales más estratégicas de Polonia, con más de 800 empleados. La misión de la institución es aplicar la política estatal en los ámbitos de la gestión marítima y fluvial, el transporte y la navegación interior. Es responsable de llevar a cabo los proyectos de infraestructuras estratégicas del país financiados con dinero público. Se caracterizan por su complejidad, largo plazo de ejecución y elevados presupuestos, lo que exige profesionalidad y un rápido intercambio de conocimientos entre los empleados.

Retos de la comunicación interna en el Ministerio

La intranet, lanzada en 2015, resultó ser una herramienta inadecuada y poco receptiva a las necesidades actuales de los empleados. La tecnología utilizada impedía a los empleados interactuar entre sí y complicaba el propio proceso de transmisión de información. Por ello, el Ministerio decidió implantar una nueva solución que cumpliera varios criterios establecidos y se ajustara a las tendencias actuales, además de responder a las necesidades individuales de los usuarios.

Buscaban una herramienta intuitiva que, sobre todo, agilizara el proceso de creación de contenidos, permitiera publicar multimedia, implicara a los empleados en la comunicación, facilitara el acceso al conocimiento y realizara análisis en tiempo real. El equipo del proyecto decidió implantar la plataforma Workai.

Una intranet bien diseñada e implantada es el corazón de un sistema de comunicación moderno. Llevamos mucho tiempo buscando soluciones adecuadas que permitan un intercambio de información eficaz e intuitivo entre la oficina y sus empleados. Por eso decidimos introducir una nueva solución, que es la intranet gubernamental de Workai. Estamos convencidos de que este sistema no es sólo una herramienta, sino sobre todo una inversión que refleja las necesidades reales de nuestros empleados.

– ha declarado Łukasz Jasiński, director de la Oficina de Gestión de Crisis del Ministerio de Infraestructuras.

Intranet gubernamental para el sector público

La intranet gubernamental de Workai cumplía todos los criterios establecidos por el equipo del proyecto, al ser una solución tecnológicamente avanzada, pero fácil de instalar y extremadamente sencilla de utilizar.

La intranet gubernamental de Workai facilita a los ejecutivos del ministerio informar y comprometer a los empleados del ministerio con contenidos personalizados y multimedia: noticias, boletines, anuncios y mucho más.

Lo que es especialmente importante para las entidades gubernamentales – la base de conocimientos de Workai permite a los usuarios llegar rápidamente a los conocimientos y la documentación que están buscando a través de un motor de búsqueda avanzada y categorización de contenidos.

Flujo de información eficiente en una unidad gubernamental

La solución también apoya la colaboración dentro de los equipos de proyecto, permitiendo la creación de sitios de grupos cerrados, y mejora el flujo de información entre departamentos, implicando a los empleados en la comunicación, independientemente de dónde realicen su trabajo.

La implantación de una intranet gubernamental en el Ministerio de Infraestructuras es la prueba de que el sector público necesita soluciones eficaces en el ámbito de la comunicación interna para agilizar el trabajo e influir positivamente en el compromiso de los empleados. Nos complace que el Ministerio de Infraestructuras apoye la innovación nacional, ya que la plataforma Workai se está desarrollando desde cero en Polonia. Nuestras soluciones son utilizadas por empresas de Polonia y de todo el mundo en sectores como la energía, las finanzas y las telecomunicaciones, entre otros.

– subraya Łukasz Skłodowski, director general de Workai.

La implantación de Workai es la siguiente etapa del proceso de transformación digital del Ministerio de Infraestructuras. El proyecto ganó el premio «Escudo electrónico de oro» en la mayor conferencia de la industria informática para el sector público: el XXVIII Foro TIC.