Workai wdrożyło nowoczesny intranet dla Polskich Sieci Elektroenergetycznych (PSE), operatora systemu przesyłowego energii elektrycznej w Polsce. Celem projektu było usprawnienie komunikacji wewnętrznej, uporządkowanie wiedzy oraz wsparcie współpracy pracowników w różnych lokalizacjach.

Z platformy korzysta dziś ponad 3 000 pracowników PSE. Intranet zapewnia im szybki dostęp do aktualnych informacji, dokumentów i narzędzi potrzebnych w codziennej pracy, przy zachowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa.

Cel projektu

PSE potrzebowały jednego, centralnego źródła informacji. W organizacji o rozproszonej strukturze kluczowe było zapewnienie spójnej, bezpiecznej i aktualnej komunikacji.

Dodatkowe cele obejmowały:

• centralizację wiedzy i dokumentów operacyjnych,
• ułatwienie współpracy między jednostkami i lokalizacjami,
• zwiększenie zaangażowania pracowników dzięki przejrzystej komunikacji,
• pełną kontrolę nad danymi przetwarzanymi w organizacji.

Platforma Workai miała stać się głównym hubem komunikacyjnym PSE i realnie usprawnić codzienną pracę pracowników.

Potrzebowaliśmy jednego, wiarygodnego źródła informacji, które uporządkuje komunikację i ułatwi pracę pracownikom w całej organizacji.

Iwona RaźniewskaKierownik projektu

Wdrożenie platformy

Wdrożenie Workai zostało oparte na sprawdzonej metodologii oraz doświadczeniu zespołu w realizacji projektów dla dużych, regulowanych organizacji, w tym z sektora energetycznego. Prace prowadzono zgodnie z harmonogramem i z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.

Analiza potrzeb

Projekt rozpoczęto od szczegółowej analizy potrzeb organizacji. Podczas warsztatów z przedstawicielami działów HR, IT oraz jednostek operacyjnych zidentyfikowano główne problemy związane z komunikacją i dostępem do wiedzy.
Na tej podstawie określono kluczowe funkcjonalności platformy. Priorytetem było uproszczenie dostępu do informacji i poprawa współpracy w całej organizacji.

Projektowanie architektury informacji

Zespół Workai, we współpracy z PSE, zaprojektował nową architekturę informacji. Obejmowała ona strukturę portalu, nawigację oraz sposób prezentacji treści.
Platformę zaprojektowano tak, aby użytkownicy mogli intuicyjnie dotrzeć do najważniejszych dokumentów, procedur i aktualności – bez zbędnych kliknięć i wyszukiwania w wielu systemach.

Szkolenia i wsparcie użytkowników

Istotnym elementem wdrożenia były szkolenia dla administratorów, redaktorów oraz użytkowników końcowych. Zespół Workai przygotował instrukcje oraz przeprowadził warsztaty praktyczne.
Dzięki temu pracownicy szybko nauczyli się korzystać z nowych funkcji, a platforma została sprawnie zaadaptowana w organizacji.

Migracja danych

W ramach wdrożenia uporządkowano i przeniesiono treści z dotychczasowych systemów. Przeprowadzono inwentaryzację zasobów, wybrano kluczowe dokumenty oraz zaktualizowano ich treść.
Zaangażowanie zespołów PSE na tym etapie pozwoliło poprawić jakość danych i zapewnić ich aktualność w nowym intranecie.

Uruchomienie i promocja wewnętrzna

Po uruchomieniu platformy PSE przeprowadziły kampanię onboardingową nowego intranetu. Pracownicy otrzymali komunikaty, prezentacje i materiały instruktażowe, które pokazywały, jak korzystać z platformy i jakie daje ona korzyści. Dzięki temu intranet od początku był aktywnie wykorzystywany przez pracowników.

Od pierwszych dni po uruchomieniu widzieliśmy realne zainteresowanie platformą i szybkie przyjęcie jej przez pracowników.

Patrycja ChodzeńZastępca kierownika projektu

Rezultaty wdrożenia

Spójna komunikacja wewnętrzna – pracownicy PSE zyskali jedno miejsce dostępu do wszystkich aktualności, komunikatów i dokumentów. Informacje są spójne, aktualne i dopasowane do odbiorców.
Personalizacja treści sprawia, że pracownicy otrzymują tylko te komunikaty, które są dla nich istotne. Pozwoliło to ograniczyć chaos informacyjny i zwiększyć skuteczność komunikacji.

Szybszy dostęp do wiedzy – nowa baza wiedzy i zoptymalizowana wyszukiwarka znacząco skróciły czas potrzebny na znalezienie dokumentów i procedur. Pracownicy szybciej podejmują decyzje i sprawniej realizują zadania.

Większe zaangażowanie pracowników – funkcje społecznościowe umożliwiły tworzenie grup tematycznych, komentowanie i udostępnianie treści. Platforma wsparła współpracę między zespołami i wzmocniła integrację pracowników w całej organizacji.

Automatyzacja i oszczędność czasu – automatyzacja procesów, takich jak zgłoszenia czy ankiety, odciążyła działy administracyjne i IT. Redaktorzy mogą samodzielnie zarządzać treściami, co obniżyło koszty operacyjne.

Bezpieczeństwo danych – platforma została wdrożona w środowisku lokalnym PSE. Zapewnia to pełną kontrolę nad danymi oraz zgodność z wymaganiami bezpieczeństwa obowiązującymi w sektorze energetycznym.

Bezpieczeństwo danych było dla nas kluczowe. Wdrożenie lokalne dało nam pełną kontrolę nad informacjami i zgodność z wymaganiami sektora energetycznego.

Bartosz KrakowiakDyrektor ds. rozwoju ICT

Zastosowane moduły Workai

Workai Intranet – centralny portal komunikacyjny, w którym pracownicy znajdują aktualności, ogłoszenia i procedury w jednym miejscu.

Najważniejsze korzyści:

• personalizacja treści,
• szybki dostęp do dokumentów,
• prosta i intuicyjna nawigacja.

Workai Knowledge – centralna baza wiedzy, która porządkuje dokumenty i ułatwia ich wyszukiwanie.

Najważniejsze korzyści:

• zaawansowana wyszukiwarka,
• jedno źródło aktualnej wiedzy,
• łatwa aktualizacja treści.

Workai Forms – moduł do automatyzacji formularzy i procesów wewnętrznych.

Najważniejsze korzyści:

• szybkie tworzenie formularzy bez udziału IT,
• sprawny obieg informacji,
• możliwość raportowania i analizy danych.

Workai Connections – platforma społecznościowa wspierająca współpracę i wymianę wiedzy.

Najważniejsze korzyści:

• grupy tematyczne,
• aktywna komunikacja między zespołami,
• wzmocnienie kultury organizacyjnej.

Podsumowanie

Wdrożenie platformy Workai w PSE to przykład skutecznej transformacji cyfrowej w organizacji o wysokich wymaganiach bezpieczeństwa. Intranet usprawnił komunikację, uporządkował wiedzę i wsparł współpracę pracowników.

Dzięki elastyczności rozwiązania PSE dysponują narzędziem, które może być rozwijane wraz z potrzebami organizacji i wspiera realizację długoterminowych celów biznesowych.

Projekt dla PSE pokazuje, że dobrze zaprojektowany, nowoczesny intranet może stać się strategicznym narzędziem zarządzania wiedzą i komunikacją w organizacjach o wysokich wymaganiach bezpieczeństwa.

Grzegorz CiwoniukCGO i współzałożyciel Workai

CASE STUDIES

Poznaj historie wdrożeń firm, które wybrały Workai – platformę używaną codziennie przez setki tysięcy pracowników – przeczytaj case studies.