Zarządzanie zespołem rozproszonym – jak je usprawnić? 

Zarządzanie zespołem rozproszonym – wprowadzenie 

Wspólnym mianownikiem wszystkich zespołów rozproszonych jest oczywiście praca na odległość. W zależności od potrzeb i modelu organizacyjnego, członkowie zespołów rozproszonych mogą pracować, widząc się „na żywo” sporadycznie lub wcale. To często zespoły, które pracują w różnych miastach lub państwach, samodzielnie lub w różnych filiach swoich firm. Pracownicy mogą realizować swoje zawodowe zadania, komunikować się i współpracować dzięki rozwiniętej w ostatnich latach technologii.  

Trudności w zarządzaniu zespołem rozproszonym

Zespoły rozproszone, pracujące zdalnie, dla większości organizacji oznaczają oszczędności, mniejsze ryzyko zakłóceń rytmu pracy i dostęp do globalnych talentów. Pracownicy cenią pracę w takim modelu m. in. za większą elastyczność, autonomiczność czy mniejsze koszty dojazdu. Odległość i brak fizycznej obecności niosą ze sobą jednak spore zagrożenia. Liderzy zrządzający zespołami rozproszonymi zazwyczaj borykają się z trudnościami w zakresie: 

• Komunikacji i współpracy, 
• Zarządzania projektami i zadaniami, 
• Zarządzania czasem i produktywnością, 
• Budowania kultury organizacyjnej i zaangażowania pracowników, 
• Zagrożeń związanych z bezpieczeństwem danych i dostępnością informacji.  

Jak usprawnić zarządzanie zespołem rozproszonym 

Umiejętne, empatyczne, a przede wszystkim skuteczne zarządzanie zespołami rozproszonymi – tego oczekuje się od współczesnych liderów. Jak to osiągnąć?  

Komunikacja i współpraca

Dobra współpraca zespołów rozproszonych opiera się na skutecznej komunikacji, a ta, w dużej mierze na narzędziach. Wybór właściwej platformy do komunikacji wewnętrznej, rozwiąże problem zbyt dużej liczby aplikacji i szumu komunikacyjnego, a jednocześnie upłynni kontakt pomiędzy członkami zespołu. Dobrą praktyką jest wypracowanie wspólnych zasad komunikacji, takich jak godziny dostępności, preferowane kanały komunikacji, oczekiwany czas odpowiedzi na wiadomości i częstotliwość spotkań zespołu. Ważne są też regularne spotkania online, na których członkowie zespołu mogą dzielić się postępami, omawiać cele i problemy oraz zbudować mniej oficjalne relacje. 

Zarządzanie projektami i zadaniami

Unikalny zestaw funkcji, wbudowany w takie platformy, jak Workai, pozwoli skutecznie zarządzić celami i zadaniami zespołu, który nie widzi się na co dzień face to face. W takim środowisku pracy podział zadań i odpowiedzialności musi być precyzyjny i zrozumiały dla wszystkich. Dotyczy to także zarządzania projektami, w których kluczowe jest wspólne planowanie działań i wzajemne rozliczanie się z efektów. Pomocne są tu:  

• Funkcja „Zadania” w aplikacji mobilnej Workai, 
• Praca w grupach projektowych w Workai Connections,  
• Możliwość pracy na dokumentach w Workai Knowledge. 

Zarządzanie czasem i produktywnością

Stawianie realistycznych zadań przed zespołem, planowanie i feedback – to najczęściej wymieniane strategie zwiększenia produktywności w zespołach rozproszonych. Zarządzanie produktywnością to jednak w tym przypadku przede wszystkim wsparcie doświadczonego lidera, który potrafi ustalać priorytety i dawać swojemu zespołowi to, czego ten najbardziej potrzebuje w danej chwili. Warto wspólnie z zespołem opracować najlepsze strategie organizacji pracy i zarządzania czasem, bo autonomia, zaufanie i docenianie są największymi sprzymierzeńcami wysokiej produktywności. Nowoczesne technologie, choć niezbędne, stanowią tylko wsparcie mądrze postępującego lidera.  

Kultura i zaangażowanie

Zaangażowanie pracowników jest m. in. efektem przyjaznej kultury organizacyjnej, poczucia wspólnoty i docenienia. W zarządzaniu zespołami rozproszonymi te elementy są mniej oczywiste – chociażby ze względu na odległość i mniejszą liczbę przypadkowych interakcji, takich jak lunch w firmowej stołówce czy pogawędka na korytarzu. Roy Maurer z SHRM podkreśla, że wobec takich ograniczeń najważniejszym krokiem jest, znowu, zrozumienie potrzeb pracowników i ustalenie, co wpływa na ich zaangażowanie i czego oczekują od swojego lidera i organizacji.  

Bezpieczeństwo danych i dostępność

W skutecznym zarządzaniu zespołami rozproszonymi nie może zabraknąć aspektu bezpieczeństwa informacji, które uwzględnia:  

• Korzystanie z bezpiecznych narzędzi i platform, stosujących szyfrowanie danych, uwierzytelnianie dwuskładnikowe czy monitorowanie dostępu, 
• Stosowania silnych haseł, 
• Stworzenie właściwej polityki bezpieczeństwa i przestrzegania jej (np. zasady postępowania z danymi wrażliwymi, poufność informacji i sposób reakcji na incydenty), 
• Szkolenia pracowników z bezpieczeństwa danych. 

Zespoły rozproszone muszą mieć także zapewnioną ciągłość pracy wobec ewentualnych awarii systemu lub utraty danych. Dlatego należy pamiętać o backup’apach i systematycznym dostosowywaniu oraz aktualizowaniu procedur i zasad bezpieczeństwa, w miarę zmieniających się zagrożeń i rozwoju technologii. 

Platforma Workai wspiera wiele aspektów zarządzania zespołami rozproszonymi, usprawniając komunikacje, pozwalając zredukować liczbę używanych przez zespół aplikacji, ułatwiając przepływ wiedzy i dokumentów. Dzięki niej liderzy mogą się skupić na wyznaczaniu właściwych priorytetów i budowaniu relacji międzyludzkich, które są tak potrzebne w zespołach zdalnych.