Budowa intranetu czy zakup gotowego rozwiązania? – 5 kryteriów wyboru
Współczesna platforma intranetowa ewoluowała z firmowej tablicy ogłoszeń do narzędzia, które umożliwia współpracę i wymianę wiedzy, buduje zaangażowanie i wspiera kulturę organizacyjną. Kiedy zapada decyzja o jej wdrożeniu lub wymianie, pozostaje pytanie: zbudować od postaw czy kupić gotowe rozwiązanie? Przeanalizowaliśmy obie opcje.
Rola platform intranetowych w środowiskach biznesowych
Według badania Gartner’a w 2022 roku przeciętny pracownik biurowy korzystał średnio z 11 aplikacji. Aż 40% badanych deklarowało, że używa ich więcej, a 5% pracowników – ponad 26 aplikacji! Sporo. Mimo to, aż 47% osób miało problemy ze znalezieniem właściwych informacji.
Jak widzimy zatem, dobrze zaprojektowany system intranetowy może istotnie wpłynąć na różne aspekty działalności firmowej, przyczyniając się do zwiększenia efektywności pracy zespołowej, poprawy komunikacji, ułatwienia dostępu do informacji wewnątrz organizacji, podniesienia cyfrowych doświadczeń pracowników oraz ułatwienia komunikacji między pracownikami pracującymi zdalnie a biurowymi, zapewniając jednocześnie łatwy dostęp do informacji z poziomu mobilnego dla pracowników terenowych i zdalnych.
Zarówno budowa intranetu od podstaw, jak i gotowe rozwiązania wspierają tworzenie spójnego i zintegrowanego środowiska cyfrowego. Na tym jednak ich podobieństwa się kończą. Najbardziej dostrzegalne różnice dotyczą czasu wdrożenia, serwisu, konieczności zapewnienia zasobów ludzkich
i infrastruktury, możliwości dopasowania do potrzeb i ceny.
Budowa intranetu czy zakup gotowego rozwiązania – na czym polega różnica?
Zbudowanie Intranetu oznacza stworzenie nowego narzędzia przy wykorzystaniu wewnętrznych (zatrudnieni pracownicy) lub zewnętrznych zasobów ludzkich (outsourcing). Organizacje mogą stworzyć Intranet według modelu on-premise (własna architektura IT) lub z wykorzystaniem gotowych systemów, (np. Microsoft SharePoint).
Zakup oprogramowania intranetowego oznacza wykupienie gotowego oprogramowania, najczęściej w postaci SaaS (Software as a Service), w formie kompleksowego, gotowego do użycia produktu, zaprojektowanego przez ekspertów. Zawiera on stały zestaw funkcji, dopasowanych do potrzeb większości organizacji. Analizując różnice między budową własnego intranetu a zakupem gotowego rozwiązania, należy wziąć pod uwagę jednakowe kryteria, takie jak koszt, czas wdrożenia, dostępność funkcji, elastyczność, skalowalność oraz zgodność z potrzebami i strategią firmy. Dokonanie pełnej oceny tych czynników pomoże podjąć najlepszą decyzję dla naszej firmy, zapewniając optymalne wsparcie dla procesów biznesowych i celów organizacyjnych.
Porównanie wybranych kryteriów
Poniżej po krótce omówiliśmy główne kryteria jakie należy brać pod uwagę przy podjęciu decyzji dotyczącej zakupu lub budowy platformy do komunikacji wewnętrznej. Ten temat bardziej szczegółowo opisaliśmy w naszym poradniku – do pobrania tutaj.
Czas wdrożenia
Wdrożenie Intranetu może trwać od 2 miesięcy do 2 lat lub nawet dłużej. W przypadku gdy w grę wchodzi budowa intranetu od podstaw jest to proces zdecydowanie dłuższy niż wdrożenie gotowego rozwiązania. Zakłada się, że dobrze zarządzany projekt stworzenia nowego narzędzia trwa ok. 12 miesięcy.
Wdrożenie gotowego Intranetu jest rozwiązaniem szybszym i bardziej przewidywalnym czasowo. Rzetelny dostawca rzadko przekracza termin 6 miesięcy od momentu podpisania umowy. W przypadku większości zamówień wdrożenie Intranetu trwa 2-3 miesiące.
Zasoby
W przypadku zakupu gotowego rozwiązania, potrzebna jest jedna osoba lub niewielki zespół, którego zadaniem będzie współpraca z dostawcą, nadzór nad procesem wdrożenia, administrowanie Intranetem i zarządzanie contentem w trakcie użytkowania.
Zbudowanie Intranetu wymaga zatrudnienia większego zespołu, który musi pracować w pełnym wymiarze godzin, od momentu planowania, przez okres projektowania, testowania aż po wdrażania narzędzia oraz na co najmniej kilka miesięcy po wdrożeniu. Budowanie własnego Intranetu wymaga również posiadania w zespole osób odpowiedzialnych za aktualizacje i modyfikacje.
Dopasowanie do potrzeb organizacji
Gotowe rozwiązania (w przeciwieństwie do tych budowanych od podstaw, które można w pełni dopasować do aktualnch potrzeb), mają wbudowany uniwersalny zakres funkcji, który nie zawsze odpowiada unikalnym potrzebom organizacji. Czasem dostawcy przewidują możliwość dodania dodatkowych funkcji za dopłatą, ale nie jest to standardową usługą.
Warto jednak zwrócić uwagę, że standardowe funkcje gotowych Intranetów nie powstają przypadkowo. Dostawcy takich produktów zazwyczaj dogłębnie badają potrzeby swoich potencjalnych klientów przed wdrożeniem danej funkcjonalności.
Integracja z innymi systemami
Aby Intranet odegrał swoją rolę, powinien stać się integralnym narzędziem cyfrowego miejsca pracy. Jest to ważny element procesu projektowania, za który odpowiadają twórcy aplikacji. W przypadku tworzenia systemu od podstaw, możliwa jest pełna integracja ze wszystkimi systemami, z których korzystają pracownicy. W przypadku zakupu – tylko z tymi, które przewidział na etapie projektowania dostawca. Jeśli organizacja decyduje się na zakup gotowego rozwiązania, ważne jest więc, aby wybrać platformę z szerokim zakresem możliwości integracji.
Cena
Budowa Intranetu to złożony, długofalowy projekt. Duża liczba zmiennych utrudnia oszacowanie ostatecznego budżetu, potrzebnego do zakończenia go z sukcesem. Ostateczny koszt wdrożenia i utrzymania intranetu budowanego od podstaw jest trudny do przewidzenia. Ryzyko wiąże się chociażby z rosnącymi stawkami programistów (większość firm IT nie podejmuje się wdrożeń „fixed price”).
W przypadku decyzji o zakupie Intranetu, firma ponosi stałe opłaty miesięczne, ale koszty są łatwiejsze do przewidzenia. Wszystkie opłaty dotyczące wdrożenia i opłat licencyjnych, określone są w umowie. Nie ma nieprzewidzianych wydatków i dodatkowych kosztów, a usługę można dowolnie modyfikować o nowe moduły, zmieniać ilość licencji lub w razie potrzeby – w każdej chwili zrezygnować. Dokładny koszt platformy uzależniony jest od ilości licencji oraz zakupionych modułów.
Intranet – kupić czy zbudować?
Podjęcie decyzji między budową własnego intranetu a zakupem gotowego rozwiązania stanowi istotny krok dla każdej firmy. Obie opcje mają swoje zalety i wyzwania. Budowa intranetu od podstaw daje pełną kontrolę nad procesem tworzenia i pozwala na pełne dostosowanie do potrzeb organizacji, ale może być czasochłonna i wymagać znacznych nakładów zasobów. Z drugiej strony, zakup gotowego oprogramowania intranetowego zapewnia szybkie wdrożenie i dostęp do sprawdzonych funkcji, ale może ograniczać elastyczność i wymagać stałych opłat licencyjnych. Analizując różnice między tymi podejściami, ważne jest uwzględnienie takich kryteriów jak m.in. koszt, czas wdrożenia, dostępność funkcji, oraz zgodność z potrzebami i strategią firmy. Dokładne rozważenie tych czynników pozwoli podjąć najlepszą decyzję, zapewniając optymalne wsparcie dla procesów biznesowych i celów organizacyjnych naszej firmy.
Zachęcamy do pobrania pełnego artykułu w postaci poradnika PDF, który zapewnia kompleksowe omówienie wyboru między budową własnego intranetu a zakupem gotowego rozwiązania. To cenne źródło informacji, które pomoże zgłębić szczegóły obu opcji, porównać kryteria decyzyjne i dokonać najlepszego wyboru dla Twojej firmy.