Kupić czy zbudować narzędzie do komunikacji – sprawdź wyzwania, które mogą Cię zaskoczyć
Wielu firmom marzy się stworzenie własnego, unikalnego narzędzia. Pełna kontrola, elastyczność, możliwość dopasowania dokładnie do własnych procesów brzmią kusząco, jednak rzeczywistość szybko pokazuje, że zbudowanie i utrzymanie takiego systemu to ogromne wyzwanie wiążące się z ryzykiem finansowym, organizacyjnym i technologicznym.
Decyzja, czy kupić czy zbudować narzędzie do komunikacji, to strategiczny wybór, który może przesądzić o sukcesie lub porażce projektu. Według danych przytaczanych przez BCG, niemal połowa firm (49%) raportuje, że co najmniej 30% projektów IT przekracza budżet i harmonogram, a aż 19% organizacji przyznaje, że niespełnienie celów zdarza się w ponad połowie ich projektów (źródło: BCG, „Software Projects Don’t Have to Be Late, Costly, and Irrelevant”). Z kolei McKinsey szacuje, że w dużych projektach IT błędy i dodatkowe koszty mogą sięgać nawet 30% wartości całego przedsięwzięcia (źródło: McKinsey, „Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value”). To dane, które powinny skłonić każdą organizację do chłodnej analizy.
Błędy i opóźnienia realnym zagrożeniem
Budowa narzędzia od podstaw wymaga precyzyjnego planowania i koordynacji wielu obszarów: od architektury systemu, przez UX i integracje, aż po testowanie i utrzymanie. Każda zmiana w założeniach czy wymaganiach biznesowych może wpływać na cały harmonogram, prowadząc do nieprzewidzianych opóźnień i dodatkowych kosztów. Aż 70% wszystkich projektów kończy się niepowodzeniem, a 55% projektów IT przekracza budżet lub harmonogram (źródło: PM360 Consulting, „Project Management Statistics, Trends & Mistakes in 2023”).
Opóźnienia przekładają się nie tylko na budżet, ale również na spadek zaufania wśród interesariuszy oraz obniżenie morale zespołu. W dłuższej perspektywie mogą skutkować utratą konkurencyjności i trudnościami w realizacji strategicznych celów firmy.
Brak kompetencji i ograniczone zasoby
Realizacja własnego narzędzia wymaga specjalistycznych kompetencji: od programistów, przez architektów IT, po ekspertów UX i specjalistów ds. bezpieczeństwa. Według raportu Deloitte Insights 2024, firmy poświęcają o 50% więcej czasu na rozwój umiejętności technologicznych niż rok wcześniej, a brak odpowiednich kompetencji pozostaje jedną z największych barier w realizacji projektów IT (źródło: Deloitte, „Overcoming the tech talent shortage amid transformation”).
Budowa zespołu od podstaw to duża inwestycja, zarówno finansowa, jak i czasowa. Dodatkowo wiąże się z ryzykiem rotacji kadry, kosztami rekrutacji i koniecznością ciągłego szkolenia. W przypadku gotowych narzędzi te kwestie są w dużej mierze rozwiązywane przez dostawcę, który zapewnia wsparcie techniczne, rozwój i bezpieczeństwo produktu.
Technologiczna przestarzałość i ryzyko długu technologicznego
Średni cykl życia nowoczesnych technologii cyfrowych wynosi dziś około 18 miesięcy, a aż 50–72% budżetu IT przeznacza się na utrzymanie istniejących systemów zamiast na innowacje, co sprzyja szybkiemu powstawaniu długu technologicznego (źródło: Sourcing Innovation, „Two and a Half Decades of Project Failure”).
System, który firma tworzy przez dwa lata, może być już przestarzały w momencie wdrożenia. Brak ciągłego rozwoju i aktualizacji prowadzi do kosztownego utrzymania oraz ogranicza możliwości dalszego rozwoju. Decydując się na gotowe rozwiązanie, organizacja zyskuje dostęp do stale aktualizowanego narzędzia, które nadąża za zmianami technologicznymi i trendami rynkowymi.
Nieprzewidywalność kosztów i trudności w planowaniu budżetu
Badanie opublikowane w Strategy+Business ujawnia, że 91,5 % projektów IT przekracza harmonogram, budżet lub oba jednocześnie, a średnie przekroczenie wynosi 62 %. Co więcej, 18 % projektów IT to tzw. „fat‑tail events”, z przekroczeniami kosztów powyżej 50 %, a te najbardziej krytyczne mogą sięgnąć nawet 447 % powyżej planu (źródło: Strategy+Business, „Why do large projects go over budget?„)
Dodatkowe koszty często wynikają z nieprzewidzianych integracji, zmian wymagań, konieczności poprawek funkcjonalności oraz zwiększenia bezpieczeństwa. Tak duże przekroczenia utrudniają precyzyjne planowanie finansowe i mogą wymuszać cięcia innych inwestycji lub negatywnie wpływać na strategię całej organizacji.
W przeciwieństwie do tego, model subskrypcyjny gotowych narzędzi daje firmie większą kontrolę nad kosztami, dzięki regularnym opłatom zamiast nieprzewidzianym, jednorazowym wydatkom. To praktyczne i finansowo bezpieczne rozwiązanie.
Gotowe rozwiązanie = większe bezpieczeństwo i szybszy efekt
Platformy takie jak Workai są projektowane i rozwijane przez zespoły specjalistów, którzy dbają o każdy aspekt: od doświadczenia użytkownika, przez bezpieczeństwo, po zgodność z aktualnymi regulacjami i standardami. Wybierając gotowe rozwiązanie, firma oszczędza czas, redukuje ryzyko i może szybciej rozpocząć realne działania operacyjne.
Dzięki temu organizacja może skoncentrować się na rozwoju swojego biznesu i dostarczaniu wartości klientom, zamiast inwestować energię i środki w budowę infrastruktury technologicznej od podstaw.
Czy Twoja firma jest gotowa?
Decyzja, czy kupić czy zbudować narzędzie do komunikacji, wymaga nie tylko odwagi, ale przede wszystkim dużych zasobów, kompetencji i długoterminowego zaangażowania. Jeżeli Twoja organizacja nie dysponuje wystarczającymi środkami, zespołem i czasem na wieloletni rozwój oraz utrzymanie, gotowe rozwiązanie może być bezpieczniejszym i bardziej opłacalnym wyborem. To szybsze efekty, mniejsze ryzyko i większa przestrzeń na to, co naprawdę istotne – rozwój i innowacje.
Chcesz dowiedzieć się, która opcja będzie najlepsza dla Twojej organizacji? Umów się na audyt i podejmij decyzję opartą na danych, a nie przypuszczeniach.