Jak wyznaczać i mierzyć KPI w komunikacji wewnętrznej?
Mierzenie skuteczności do niedawna było uznawane za największą słabość komunikacji wewnętrznej. Wraz z rozwojem technologii i wzrostem znaczenia IC jako strategicznego partnera biznesu, analityka stała się bardziej powszechna. Właściwe wyznaczanie i mierzenie KPI w komunikacji wewnętrznej może jednak nadal stanowić wyzwanie. Dlatego wyjaśniamy, jak to robić.
Czym są KPI?
Key Perfomance Indicators to zestaw danych, które dostarczają informacji o funkcjonowaniu firmy, jej ogólnej kondycji i stopniu realizacji celów. By spełnić swoją rolę KPI powinny być powiązane z celami strategicznymi. Co więcej, w całym procesie ważne jest nie tylko wyznaczenie właściwych wskaźników, ale również zwrócenie uwagi na wnioski, jakie na ich podstawie można wysunąć oraz podjęcie działań, które przyniosą firmie wymierne korzyści, np.: większy zysk, zaangażowanie czy produktywność lub mniejsza rotacja pracowników.
Analityka w komunikacji wewnętrznej
Jeszcze kilka lat temu komunikacja wewnętrzna i jej działania uznawane były za „niezbyt mierzalne”. Wynikało to z trudności w przełożeniu tego „miękkiego” obszaru biznesowego na język liczb, którym posługują się inne działy. Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii, wykorzystanie danych do zarządzania i podejmowania decyzji, stało się dostępne także dla specjalistów IC. Chcąc udowodnić, że ich obszar jest kluczową siłą napędową budowania doświadczeń pracowników, coraz chętniej sięgają po specyficzne dla komunikacji wewnętrznej KPI.
Jak wyznaczać i mierzyć KPI w komunikacji wewnętrznej
Punktem wyjścia dla ustalenia właściwych KPI w komunikacji wewnętrznej są biznesowe cele strategiczne każdej organizacji, które następnie mogą zostać dopasowane do celów poszczególnych kampanii. Nie ma jednego stałego zestawu KPI dla każdego działu IC. Główna zasada brzmi: badaj to, co jest ci potrzebne do wyciągnięcia właściwych wniosków. Najczęściej wykorzystywane KPI w komunikacji wewnętrznej to:
KPI #1 Satysfakcja pracownika
Może to być odpowiedź na pytanie: w jakim stopniu pracownicy są zadowoleni z komunikacji wewnętrznej w ich organizacji lub z poszczególnych kampanii informacyjnych. Szybki feedback od pracownika zapewnią np. ankiety lub badania pulse-check.
KPI #2 Zasięg
Nowoczesne narzędzia IT dostarczają dokładnych danych kto i kiedy otrzymał wysłany komunikat, a nawet ile osób go przeczytało (współczynnik otwarć, klikalność linków wewnętrznych). Takie informacje pozwolą m. in. lepiej dopasować kanały komunikacji do potrzeb pracowników.
KPI #3 Stopień wykorzystania wewnętrznych narzędzi
Jak często pracownicy korzystają z dostępnych narzędzi i do czego im służą?
KPI #4 Zaangażowanie
Stopień zaangażowania pracowników jest uznawany za jeden z najważniejszych KPI w komunikacji wewnętrznej. Mowa tu m. in. o liczbie komentarzy, polubień czy udostępnień komunikatów wewnętrznych. To także liczba pobranych dokumentów czy odtworzeń materiałów wizualnych.
KPI #5 Indywidualne zaangażowanie
Platformy komunikacji wewnętrznej pozwalają na bieżąco badać zaangażowanie na poszczególnych profilach użytkowników. To wskaźniki użyteczne przy identyfikowaniu osób, które zapraszane są m. in. do projektów employee advocacy.
KPI #6 Turnover rate
To interesujący wskaźnik HR, który skorelowany z innymi (np. zaangażowaniem), pomaga sprawdzić stopień skuteczność komunikacji wewnętrznej i prowadzenia dialogu z pracownikami. Uzyskane dane warto uzupełnić o pogłębione informacje zwrotne (np. z pomocą ankiet lub exit interviews).
KPI #7 Wyszukiwane hasła
Zaawansowane technologicznie wyszukiwarki wewnętrzne ułatwiają pracownikom codzienne funkcjonowanie w organizacji, ale są także źródłem wiedzy o ich potrzebach i problemach. Pomocna jest tu analiza wyszukiwanych haseł, dokumentów czy komunikatów.
Mierzenie KPI w komunikacji wewnętrznej z Workai
Kluczem do sukcesu skutecznego wyznaczania i mierzenia KPI w komunikacji wewnętrznej jest odpowiednie narzędzie, użyteczne dla pracowników i specjalistów IC. Jeśli, tak jak w przypadku platformy Workai, posiada ono rozbudowany i wszechstronny moduł analityczny, zebrane dane można łatwo uporządkować i skorelować ze sobą. Liczy się także łatwość użytkowania i intuicyjność, bo tylko systematyczne zbieranie danych, przyniesie organizacji wymierne korzyści. Workai pozwala zmierzyć wszystkie wymienione KPI w komunikacji wewnętrznej, dzięki czemu można na bieżąco śledzić skuteczność działań Twojej firmy.