Jak platforma intranetowa wspiera zarządzanie zespołem

Intranet nowej generacji – nie tylko komunikacja wewnętrzna

Historia rozwoju biznesowych narzędzi cyfrowych sięga lat 90. Przełom nastąpił oczywiście wraz z wybuchem pandemii. Wtedy to organizacje dostrzegły ograniczenia wewnętrznych sieci i platform. Masowo i pośpiesznie wdrażane rozwiązania technologiczne szybko ukazały nowy problem – przeciążenie liczbą aplikacji i chaos informacyjny. Okazało się, że cyfrowe miejsca pracy wymagają bardziej kompleksowych rozwiązań. I tu na arenę wkroczyły nowoczesne platformy intranetowe.  

Czym jest nowoczesna platforma intranetowa

Nowoczesne platformy intranetowe to narzędzia, które łączą w sobie tradycyjny intranet, wewnętrzne social media, bazę danych oraz aplikacje do pracy zespołowej i zarządzania produktywnością. Dzięki tym elementom skutecznie wspierają realizację codziennych zadań i budują zaangażowanie pracowników, kształtując ich cyfrowe doświadczenia (Digital Employee Experience – DEX).  Nie są one jedynie dodatkiem do codziennej pracy, ale stanowią integralną część cyfrowego miejsca pracy i kształtują kulturę organizacyjną.  

Jak platforma intranetowa wspiera zarządzanie zespołem

Tradycyjne podejście do współpracy i zarządzaniu zespołem, wymagające wymiany dokumentacji, rozmów face-to-face, telefonów oraz wymiany e-maili nie sprawdza się w wielu współczesnych organizacjach. Nie chodzi jedynie o tempo, w jakim funkcjonuje przeciętny pracownik. Chodzi także o preferencje i oczekiwania, co do sposobów pracy i komunikacji. Odczytywanie poczty, przesyłanie plików, żmudne analizowanie wyników lub planowanie spotkań mogą być czasochłonne i nieefektywne. Tutaj wkracza platforma intranetowa, zmieniając oblicze zarządzania zespołem na kilku płaszczyznach.  

Komunikacja i informacja

Platformy intranetowe miały przede wszystkim przekazywać pracownikom informacje na temat najważniejszych wydarzeń z życia firmy. Taka „tablica ogłoszeń” pojawia się w intranetach nowej generacji w bardziej atrakcyjnej i angażującej odsłonie. Pracownicy mają dostęp do najnowszych wiadomości od zarządu i z innych działów w formie postów, grafik, zdjęć, filmów, a nawet memów, które można szybko i łatwo wygenerować na platformie. Siłą nowoczesnych platform, takich jak Workai, jest obustronność komunikacji – pracownicy mogą komunikaty komentować, reagować na nie i sami zamieszczać swoje treści. To jednak nie wszystko.  

Platformy intranetowe są także narzędziami do komunikacji w czasie rzeczywistym, które pozwalają na natychmiastową wymianę informacji. Chaty i komunikatory wewnętrzne umożliwiają szybkie porozumiewanie się z innymi członkami zespołu. Dzięki nim można rozwiązywać problemy, zadawać pytania i udzielać odpowiedzi w trybie niemal natychmiastowym, co wpływa na efektywność pracy. 

Stały dostęp do wiedzy i informacji

Kilka lat temu świat obiegły doniesienia firmy doradczej McKinsey, która zbadała, że pracownicy spędzają ok. 20% na wyszukiwanie informacji wewnątrz firmy. Platformy intranetowe umożliwiają zcentralizowanie wszystkich źródeł danych w jednym miejscu, zapewniając pracownikom szybki i łatwy dostęp do nich. Dokumenty, komunikaty, procedury, ogłoszenia i zasoby są przechowywane w jednym miejscu, a szybkość i pewność wyszukiwania gwarantuje:  

• Wbudowana w platformę Workai wyszukiwarka, wspierana przez AI,  
• Personalizacja treści – pracownicy i ich przełożeni mogą subskrybować konkretne kategorie informacji, co ogranicza szum informacyjny i pozwala im otrzymywać tylko istotne dla nich wiadomości. 
• Możliwość dzielenia i udostępniania dokumentów, plików, prezentacji czy raportów, co ogranicza korzystanie z poczty elektronicznej i ułatwia współpracę nad wspólnymi projektami. 

Współpraca zespołowa

Nowoczesne platformy intranetowe umożliwiają stworzenie cyfrowego miejsca pracy dla zespołów i grup projektowych, pracujących zdalnie i stacjonarnie. Taka wspólna przestrzeń robocza oznacza dużo łatwiejsze zarządzanie zadaniami i zasobami poprzez możliwość: 

• tworzenia harmonogramów,  
• śledzenia postępów realizacji projektów, 
• wyznaczania ról w projekcie, 
• kontrolowania budżetu, 
• stałej wymiany wiedzy i informacji, zgłaszania pomysłów, wniosków i uaktualnień.  

Bezpieczeństwo i dostępność danych

Platformy intranetowe są projektowane z myślą o zapewnieniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa szczególnie wrażliwych informacji biznesowych. Gwarantuje to szyfrowanie danych, system autoryzacji i uwierzytelniania czy precyzyjna kontrola dostępu do różnych poziomów informacji. Osoba zarządzająca zespołem może nadać dostęp do konkretnych dokumentów, projektów czy sekcji intranetu. Daje to gwarancję, że właściwe informacje trafią tylko do określonych odbiorców. Dodatkowo większość nowoczesnych rozwiązań intranetowych posiada funkcję monitoringu aktywności, która umożliwia śledzenie działań użytkowników i szybkie wykrywanie ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa i podejrzanych aktywności. 

Platformy intranetowe, poprawiając efektywność komunikacji, współpracy i dając możliwość śledzenia postępów pracy, stały się sprzymierzeńcem liderów w zarządzaniu i podnoszeniu produktywności zespołów.  Poprzez tworzenie społeczności wewnątrz firmy, platformy intranetowe przyczyniają się do zwiększenia zaangażowania pracowników, a w miarę rozwoju technologii i potrzeb organizacji ich rola będzie stale rosnąć.