Gotowy intranet – jak go wdrożyć?

Wdrożenie gotowego intranetu nie jest skomplikowane, jednak aby przygotować całą organizację do jego uruchomienia, warto dobrze zaplanować pewne działania. Jest to ważne zwłaszcza w momencie, gdy przestajemy korzystać z dotychczasowego narzędzia i przenosimy zasoby do innego. Pomoże w tym nasz krótki poradnik.

Czym jest gotowy intranet?

Gotowy intranet to gotowe oprogramowanie oferowane jako usługa (SaaS). Jest to wygodna alternatywa dla niestandardowego intranetu, która zapewnia organizacji zestaw funkcji wspierających komunikację wewnętrzną. Uzyskane funkcje są łatwe w użyciu nawet dla osób nieobeznanych z technologią. Jest to gotowe rozwiązanie, które nie wymaga skomplikowanych działań ze strony nabywcy – infrastruktura technologiczna jest zarządzana, rozwijana i serwisowana na bieżąco przez dostawcę. Nabywca korzysta z gotowej do użycia usługi, nie martwiąc się praktycznie o nic.

Jak zacząć korzystać z gotowego intranetu?

Aby korzystać z gotowego intranetu, trzeba najpierw mieć do niego dostęp. Większość dostawców oferuje darmowe wersje demonstracyjne lub testowe, dlatego warto zapoznać się z nimi przed podjęciem ostatecznej decyzji i skontaktować się z przedstawicielem dostawcy, który przeprowadzi nas przez cały proces nawiązywania współpracy i wdrażania systemu.

Przed sfinalizowaniem umowy należy dowiedzieć się, ilu użytkowników będzie korzystało z platformy intranetowej oraz z jakimi głównymi problemami borykają się pracownicy firmy – czy jest to dostęp do wiedzy, czy słabe zaangażowanie we współpracę. Przygotuj także listę systemów, z którymi chcesz zintegrować nową platformę. Pozwoli to dostawcy dopasować odpowiednie rozwiązanie do Twoich potrzeb.

Jak przygotować się do wdrożenia gotowego intranetu? 

W rzeczywistości wdrożenie nie wymaga wielu przygotowań. Jeśli chodzi o technologię – wszystko zależy od dostawcy. Warto więc skupić się na poznaniu potrzeb pracowników, by później móc dopasować do nich rozwiązanie, wybierając najodpowiedniejsze funkcje i architekturę informacji. Najlepiej powołać zespół projektowy, który zbada potrzeby i podejmie decyzje, a na późniejszym etapie zajmie się przeniesieniem danych do nowego systemu i przygotowaniem do jego oficjalnego startu. Wspólnie z dostawcą zaprojektuj elementy brandingu firmy – wbrew pozorom to ważne szczegóły, które sprawią, że pracownicy poczują się w systemie jak w domu!

Oficjalne uruchomienie systemu w firmie

Warto odpowiednio zakomunikować pracownikom zmianę narzędzi. To duże wydarzenie związane ze sporą zmianą. A jak wiadomo, pracownicy boją się zmian, o których niewiele wiedzą. Nie pozwól, aby pracownicy zniechęcili się do tej zmiany i odpowiednio ich do niej przygotuj. Zaplanuj warsztaty dla zespołu, który będzie obsługiwał i zarządzał intranetem, a także dla wszystkich przyszłych użytkowników. Przygotuj ciekawe prezentacje i komunikuj tę zmianę jako pozytywne wydarzenie, które ma szansę znacząco poprawić sytuację w firmie. Przygotuj upominki dla pracowników i zaangażuj ich od pierwszych chwil w korzystanie z nowego rozwiązania.

Czego potrzebujesz, aby wdrożyć platformę intranetową Workai? 

Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie gotowego intranetu Workai, nasi eksperci przeprowadzą Cię przez każdy etap wdrożenia, dzięki czemu nie będziesz musiał martwić się o nic w zakresie technologii, takich jak infrastruktura, utrzymanie, kopie zapasowe czy aktualizacje.

Na bieżąco spotykamy się z zespołem wdrożeniowym, aby omawiać postępy w dostosowywaniu rozwiązania do potrzeb Twojej organizacji, a także prowadzimy warsztaty z obsługi systemu, który jest bardzo intuicyjny. Do korzystania z Workai nie są potrzebne żadne umiejętności graficzne czy technologiczne. Co więcej, Workai można łatwo zintegrować z istniejącymi subskrypcjami Office 365 i SharePoint.