Benchmarki w komunikacji wewnętrznej: jak sprawdzić, czy robimy to dobrze (i czy można lepiej)?

Dlaczego tak trudno się porównywać?

Benchmarki w komunikacji wewnętrznej pokazują, że każda firma jest inna. Różnimy się branżą, wielkością, rozproszeniem zespołów, udziałem pracowników liniowych, a nawet kulturą organizacyjną i stylem zarządzania. Inaczej wygląda komunikacja w firmie, w której większość osób pracuje w terenie lub na zmianach, a inaczej tam, gdzie wszyscy siedzą przed komputerem od 9 do 17.

Wyniki komunikacji wewnętrznej mogą być świetne w jednym kontekście i przeciętne w innym. Open rate na poziomie 45% w dużej sieci retail to często powód do dumy – pracownicy mają ograniczony dostęp do komputerów, a większość informacji dociera do nich przez aplikacje mobilne lub spotkania. Tymczasem w firmie IT, gdzie pracownicy praktycznie żyją w skrzynkach mailowych i komunikatorach, taki wynik może być uznawany za wyraźny sygnał, że coś trzeba poprawić.

Dlatego patrzenie na suche liczby bez kontekstu to jak ocenianie książki po okładce – niby coś mówi, ale rzadko trafia w sedno.

Po co nam benchmarki w komunikacji wewnętrznej?

Benchmarki w komunikacji wewnętrznej to nasze drogowskazy, które pozwalają zobaczyć, gdzie naprawdę stoimy na tle innych firm. To dzięki nim możemy ocenić, czy nasze działania komunikacyjne faktycznie przynoszą rezultaty, czy tylko sprawiają wrażenie skutecznych, bo nie mamy z czym ich porównać.

Możemy sięgnąć do kilku źródeł:

• raportów branżowych, takich jak State of the Sector od Gallagher, które zbierają dane od setek organizacji na całym świecie,
• własnych danych historycznych – porównując kampanie rok do roku, między działami czy w różnych kanałach,
• analiz przygotowanych przez niezależne firmy badawcze (Forrester, Deloitte), które pokazują trendy i standardy w różnych branżach.

Benchmarki w komunikacji wewnętrznej pozwalają spojrzeć na wyniki w kontekście, zamiast analizować je w oderwaniu od rzeczywistości. Nie służą do wytykania błędów czy oceniania, ale do zrozumienia, co działa dobrze, a gdzie jest jeszcze przestrzeń na poprawę. Pomagają wyciągać trafne wnioski, szukać inspiracji do dalszego rozwoju i dostrzec, które działania warto wzmocnić, co już przynosi świetne efekty, a które obszary mają jeszcze duży potencjał. Często okazuje się, że wynik, który wydawał się średni, w rzeczywistości jest powyżej średniej rynkowej. Albo odwrotnie: coś, co wyglądało dobrze, pokazuje, że mamy jeszcze sporo miejsca na odważniejsze działania i większe zaangażowanie pracowników.

Jak AI może nam w tym pomóc?

AI nie tworzy benchmarków z powietrza, ale świetnie sprawdza się w ich analizie i zestawianiu z naszymi danymi. Dzięki temu zyskujemy znacznie szybszy i bardziej obiektywny obraz skuteczności komunikacji. AI może na przykład:

• porównać nasze wyniki do wartości z raportów branżowych (jeśli podamy je jako dane wejściowe lub linki do źródeł),
• przygotować rankingi kanałów komunikacji, pokazując, które z nich są najskuteczniejsze w różnych działach, lokalizacjach czy grupach stanowisk,
• automatycznie wskazać obszary, w których jesteśmy powyżej lub poniżej średniej rynkowej, bazując na dostarczonych danych i wzorcach zewnętrznych,
• analizować nasze dane historyczne i podpowiadać trendy: czy zmierzamy w dobrym kierunku, czy może w którymś obszarze potrzebujemy zmiany strategii.

Dzięki temu nie musimy żmudnie przekopywać się przez Excela ani ręcznie zestawiać raportów. AI potrafi zrobić to w kilka minut i od razu zasugerować możliwe hipotezy lub rekomendacje.

Jakie narzędzia i jak je wykorzystać?

• Modele językowe AI (np. ChatGPT, Claude, Gemini) – idealne do szybkiej interpretacji przygotowanych plików CSV, generowania podsumowań i przygotowania rekomendacji w przystępnym języku.
• Narzędzia BI (np. Tableau, Power BI) – świetnie nadają się do tworzenia interaktywnych wizualizacji, które można łatwo pokazać zarządowi lub zespołom.
• Systemy komunikacyjne z wbudowaną analityką (np. Workai) – pozwalają nie tylko monitorować skuteczność kampanii w czasie rzeczywistym, ale także automatycznie segmentować odbiorców, analizować ich zaangażowanie i generować spersonalizowane rekomendacje działań na przyszłość.

My, podczas naszego webinaru „Analityka z AI w komunikacji wewnętrznej”, skorzystaliśmy z narzędzia Gemini od Google, uruchamiając tryb deep research. Do modelu wgraliśmy plik CSV zawierający (oczywiście zanonimizowane) dane z naszej kampanii komunikacyjnej. Następnie zastosowaliśmy poniższy prompt:

„Porównaj wyniki naszej kampanii wewnętrznej (z pliku scv, engagement rate, conversion rate, CTR, bounce rate) z aktualnymi benchmarkami rynkowymi dla komunikacji wewnętrznej w firmach:

• w branży retail lub organizacjach z dużą liczbą pracowników liniowych (frontline),
• w regionie Europa (PL, DE, FR, CZ),
• dla kanałów: e-mail newsletter, intranet, mobile app, Teams, digital signage.

Dla każdego kanału podaj:

• średnie rynkowe wartości wskaźników (benchmark),
• jak nasze wyniki wypadają na tle rynku (lepiej, gorzej, podobnie),
• co może być przyczyną gorszych wyników (jeśli są gorsze)

Dodaj na końcu: źródła danych i daty benchmarków, aby mieć pewność, że są aktualne.”

Analiza zajęła zaledwie kilkanaście minut, a w efekcie otrzymaliśmy kompletny raport oparty na kilkudziesięciu źródłach. Manualna analiza takiej ilości danych zajęłaby zespołowi co najmniej kilka dni, a nawet tygodni i mimo to prawdopodobnie nie byłaby tak dokładna ani tak szeroka. Dzięki AI mogliśmy w krótkim czasie uzyskać pełen obraz skuteczności naszej kampanii i od razu wskazać obszary do poprawy.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wyglądały analizy w praktyce i co jeszcze potrafi AI w komunikacji wewnętrznej, koniecznie obejrzyj nasz pełny webinar „Analityka z AI w komunikacji wewnętrznej”.

Zachęcamy też do śledzenia naszego profiu na Linkedin gdzie dzielimy się tam nowinkami ze świata AI, insightami z kampanii, kulisami naszych projektów oraz zapowiedziami kolejnych webinarów. Dzięki temu zawsze będziesz na bieżąco, nie przegapisz żadnej inspiracji ani praktycznej porady, a dodatkowo możesz nadrobić nasze wcześniejsze webinary: „Multimedia z AI w komunikacji wewnętrznej” oraz „Szkolenia z AI w komunikacji wewnętrznej”, które pokazują, jak kreatywnie i skutecznie wykorzystywać sztuczną inteligencję w codziennej pracy.