Dzielenie się wiedzą – jak do niej zachęcić pracowników?
Kultura organizacji uczącej się to m. in. efekt dobrze zaplanowanej strategii Learning & Development. Jej skuteczność wynika w dużej mierze z otwartości pracowników na zdobywanie, jak i dzielenie się wiedzą. Chcąc stworzyć organizację opartą na wiedzy warto wiedzieć, co sprawia, że społeczne uczenie się działa, jak należy.
Społeczne uczenie się w środowisku zawodowym może stać skutecznym sposobem na poprawę efektywności wielu procesów wewnętrznych i zewnętrznych każdej organizacji. Nie zawsze jednak firmy w pełni korzystają z jego potencjału – czasem popełniając proste błędy lub zaniedbując istotne aspekty jego funkcjonowania. Jeśli firma chce zachęcić pracowników do dzielenia się wiedzą ze współpracownikami, musi pamiętać o kilku ważnych aspektach i zasadach.
#1. Postaw jasne cele
Jeśli oczekujesz od pracowników dzielenia się wiedzą, musisz ich o tym poinformować. Nie chodzi jedynie o jednorazowe wyrażenie swoich oczekiwań, ale o regularną kampanię informacyjną, a nawet włączenie dzielenia się wiedzą w indywidualne cele swoich pracowników.
#2. Poznaj ograniczenia w zakresie dzielenia się wiedzą
Nie każde środowisko biznesowe sprzyja dzieleniu się wiedzą przez pracowników. Tam, gdzie pracownicy rywalizują między sobą (o prestiż, uwagę czy wynagrodzenie), obawiają się utraty pracy lub mają zbyt dużo obowiązków, realizacja założeń społecznego uczenia się, będzie budziła sprzeciw i opór.
#3. Przeanalizuj proces i zapewnij ułatwienia
Jeśli chcesz, aby dzielenie się wiedzą było częścią kultury organizacyjnej, nie zostawiaj tego procesu bez opieki, zdając się na dobre chęci pracowników. One mogą wystarczyć tylko do jednorazowych „zrywów”. Wzajemne uczenie się, jak każdy proces wewnętrzny wymaga analizy i zapewnienia odpowiedniego zaplecza organizacyjno-technicznego. Jeśli Twoi pracownicy pracują online, konieczne będzie zapewnienie im prostych i skutecznych narzędzi IT. Jeśli procesy przebiegają na żywo – miejsca spotkań. Poza tym warto zapytać pracowników, czego potrzebują, aby uczyć się skutecznie. Być może będzie to szkolenie z tworzenia prezentacji w PowerPoint, a może lepszy podział codziennych obowiązków.
#4. Opracuj system zachęt
Opracowanie systemu pozytywnych wzmocnień dla wdrażanych procesów jest zawsze dobrym pomysłem. Zanim przedstawisz pracownikom, co mogą zyskać, dzieląc się wiedzą ze swoimi kolegami, zapytaj ich o potrzeby i oczekiwania. Dobrą praktyką jest wysłanie do pracowników krótkiej ankiety. Nie obawiaj się „koncertu życzeń” – żaden pracownik nie oczekuje, że pracodawca spełni każdą jego zachciankę. Odpowiedzi mogą Cię jednak zaskoczyć i pomogą opracować bardziej skuteczny system nagród, dopasowany do potrzeb Twoich pracowników.
#5. Daj możliwość udzielenia feedbacku i popełniania błędów
Obustronna komunikacja, a więc umożliwienie wypowiedzenie się na każdy temat związany z wykonywaną pracą, daje pracownikowi poczucie autonomii i sensu. To niezwykle ważne elementy budowania wewnętrznej motywacji. Wspieraj więc w swoim zespole i całej organizacji atmosferę otwartości w zakresie zgłaszania pomysłów, usprawnień, komentowania procesów i wydarzeń, ale także popełniania błędów. Tylko w takim środowisku, w którym pracownicy mają większe poczucie swobody i zaufania, dzielenie się wiedzą ma szansę zagościć na dobre.
Dzielenie się wiedzą przez pracowników może przebiegać w organizacji na wielu poziomach – bardziej lub mniej oficjalnych. Kluczem do sukcesu jest stworzenie pracownikom właściwych warunków, systemu zachęt, a przede wszystkim atmosfery, w której przeważa poczucie bezpieczeństwa i zaufanie.