Planificación y creación de una intranet para mejorar la experiencia de los empleados
Lee en exclusiva los entresijos de la galardonada implantación de la intranet de Żabka Polska, que conecta a más de 30 000 empleados mediante una plataforma de comunicación unificada y personalizada a través de distintos canales.
Żabka Polska, la mayor cadena de tiendas de conveniencia en Europa Central y Oriental, ha dado un paso importante para renovar su estrategia de comunicación interna. Con más de 2,5 millones de visitantes diarios y más de 9.500 tiendas, Żabka enfrentaba el reto de gestionar una gran y dispersa fuerza laboral de más de 32.000 empleados en toda Polonia. Ante este desafío, Żabka se asoció con Workai, un líder en la creación de soluciones innovadoras para la construcción de intranets, con el objetivo de abordar las complejidades de su comunicación interna y optimizar sus procesos.
PREMIO POR DISEÑO DESTACADO Y EXCELENTE EXPERIENCIA DE USUARIO (UX)
La implementación de Workai para Żabka Polska en 2023 fue reconocida por Nielsen Norman Group como una de las diez mejores intranets del mundo – lee más.
Desafío: Construcción de una intranet
El antiguo sistema de comunicación interna y gestión del conocimiento en Żabka enfrentaba desafíos significativos. El panorama era fragmentado, apoyándose en boletines internos, múltiples sitios de SharePoint y portales personalizados, lo que resultaba en una experiencia disgregada. La falta de centralización hacía que fuera difícil para los empleados acceder a la información de manera eficiente, obstaculizando la comunicación efectiva. La información dispersa en varias plataformas conducía a una experiencia de usuario inconsistente, dificultando la participación de los empleados.
La gestión de la información dispersa era ineficiente y propensa a errores. Además, las limitadas oportunidades de colaboración obstaculizaban interacciones significativas entre los empleados, impidiendo el desarrollo de una cultura de trabajo colaborativa. Estos desafíos destacaron la necesidad urgente de una solución integral que mejorara la experiencia de los empleados y optimizara los procesos de comunicación interna en Żabka.
Solución: Workai – la plataforma para construir intranets
En su búsqueda por transformar la experiencia del empleado, Żabka encontró una solución a medida en la plataforma Workai. El cumplimiento inmediato de los requisitos por parte de la plataforma, junto con el potencial para incorporar características y funcionalidades adicionales, la convirtieron en la opción ideal para la construcción de la intranet. Al optar por esta solución lista para usar, Żabka diseñó e implementó de manera eficiente nuevas funcionalidades para todo su equipo disperso. Gracias a Workai, Żabka ofreció a los empleados diversos canales de comunicación, incluyendo Intranet, Aplicación para empleados, Red social, Centro de conocimiento, integración con Microsoft Teams y más. La implementación no solo atendió las necesidades inmediatas, sino que también posicionó a Żabka para una innovación continua en la experiencia del empleado y el éxito en la construcción de la intranet.
El entorno digital de trabajo de Żabka Polska es completo, coherente y poderoso. Su intranet completamente responsiva puede lanzarse dentro de MS Teams, lo que la hace accesible desde cualquier dispositivo o punto de entrada. Una aplicación móvil nativa proporciona a los empleados información relevante y tareas, permitiéndoles mantenerse productivos en movimiento.
Informe del Grupo Nielsen Norman
Resultados: mejorando la eficiencia operativa a través de la construcción de intranets
La integración de Workai en Żabka ha generado una mejora significativa en la eficiencia operativa. El acceso rápido a la información no solo ha aumentado la productividad, sino que también ha cultivado una fuerza laboral más informada y comprometida. Aprovechando una variedad de canales de comunicación y contenido personalizado, se ha ampliado el alcance de los mensajes internos, fomentando la colaboración y un mayor sentido de pertenencia entre los empleados. La incorporación de contenido multimedia ha añadido un elemento dinámico a la experiencia del empleado, contribuyendo a la reducción de solicitudes de soporte y promoviendo una mayor independencia. Además, las herramientas de comunicación personalizadas de la plataforma han optimizado la difusión de información y han aportado rentabilidad, posicionando a Workai como una fuerza central y unificadora dentro del marco organizativo de Żabka.
Mira la presentación de Wojtek Mrugalski en la conferencia Icomms, donde explica cómo se implementó con éxito la plataforma Workai en Żabka Polska. (Video en polaco).
Żabka da prioridad a la conveniencia y la optimización del tiempo, no solo para nuestros clientes sino también dentro de la organización. Queríamos proporcionar a nuestros empleados, colaboradores y, en última instancia, a nuestros franquiciados la herramienta de comunicación más moderna e intuitiva disponible en el mercado.
Lo que nos importaba era su facilidad de uso y compatibilidad con nuestros sistemas existentes. Además de la flexibilidad de la herramienta y la capacidad de adaptarse a nuestras necesidades en constante evolución, también nos interesaba su aspecto estético, es decir, las posibles soluciones gráficas, así como la disponibilidad de herramientas que facilitaran el trabajo de administradores y creadores de contenido.
Żabka aconseja a las empresas que inician su transformación de Employee Experience que adopten soluciones listas para usar para una implementación más rápida de la intranet. Subrayan la importancia de un despliegue gradual de canales para garantizar una transición fluida y destacan el valor de un seguimiento integral del recorrido del empleado para obtener conocimientos más profundos. La recopilación continua de comentarios de los usuarios se enfatiza para realizar mejoras iterativas y alinear la intranet con las expectativas de los usuarios.