Ministerstwo Infrastruktury usprawnia przepływ informacji dzięki Workai

Ministerstwo Infrastruktury jest jedną z kluczowych jednostek administracji rządowej w Polsce, odpowiedzialną za kreowanie i realizację polityki państwa w zakresie polskiego systemu transportu, gospodarki morskiej i wodnej, transportu oraz żeglugi śródlądowej. Zatrudnia ponad 900 pracowników w kilkunastu departamentach. To nowoczesna organizacja, która, aby sprawnie realizować swoją misję, potrzebowała zaawansowanych narzędzi wspierających współpracę, zarządzanie wiedzą, komunikację i przepływ informacji między pracownikami i poszczególnymi pionami ministerstwa.

Wyzwania cyfrowej transformacji

Wdrożony w 2015 roku intranet okazał się być niewystarczającym rozwiązaniem, nieodpowiadającym na realne potrzeby pracowników ministerstwa. Wewnętrzna strona informacyjna nie dawała bowiem pracownikom możliwości zaangażowania się w tworzenie treści. Informacje były publikowane w formie biuletynu z załącznikami. Sytuacja ta powodowała komplikacje w procesach komunikacji i dzielenia się wiedzą. Ministerstwo zmagało się m.in. z:

• przestarzałym interfejsem narzędzia,
• brakiem dostępu mobilnego do publikowanych treści.
• przeładowaną architekturą informacji,
• nieefektywną wyszukiwarką,
• skomplikowanym procesem tworzenia i zarządzania treściami dla osób bez umiejętności IT,
• brakiem personalizacji treści,
• brakiem funkcji analitycznych.

Biorąc pod uwagę wszystkie przeszkody, jakie stwarzał stary intranet oraz brak możliwości jego rozwoju, dział IT postanowił poszukać nowej, nowoczesnej i kompleksowej platformy intranetowej.

Jasne cele i zwinna realizacja

W celu wyboru nowego, najlepiej dopasowanego do profilu organizacji i potrzeb pracowników rozwiązania intranetowego powołany został 28-osobowy zespół projektowy. Zespół zaplanował liczne warsztaty i konsultacje. Członkowie zespołu projektowego zdefiniowali zestaw cech dla nowych narzędzi, były to m.in:

• szybka i łatwa instalacja,
• krótka konfiguracja,
• nowoczesny design z możliwością dostosowania do wymagań jednostki,
• łatwość obsługi dla osób nietechnicznych,
• mobilny dostęp,
• personalizacja treści na podstawie grup użytkowników,
• analityka z mierzeniem interakcji użytkowników,
• zaawansowane opcje wyszukiwania,
• kanały informacji zwrotnej, pozwalające zbierać opinie użytkowników, zgłaszać błędy czy uwagi.

Rozeznanie rynku pozwoliło na znalezienie odpowiedniej platformy, która spełniała wszystkie założone cele, bez konieczności dodatkowych prac developerskich – Workai.

Dodatkowo, platforma Workai okazała się narzędziem w pełni konfigurowalnym, co pozwoliło na dostosowanie systemu do wyjątkowych potrzeb Ministerstwa. Zawarte w systemie zabezpieczenia spełniały wszystkie restrykcyjne normy jednostki rządowej.

Efekt: nowe, cyfrowe miejsce pracy w Ministerstwie Infrastruktury

W ramach wdrożenia Workai, Ministerstwo wzbogaciło się o szereg nowych narzędzi wspierających wymianę wiedzy, komunikację jak i współpracę pracowników. Do kluczowych elementów nowego portalu należą: serwis wewnętrznych aktualności, baza wiedzy, wydarzenia, szkolenia, witryny projektowe, struktura organizacyjna, wewnętrzne media społecznościowe, newsletter. Wszystko to składa się na narzędzie klasy digital workplace.

Nowa platforma komunikacji wewnętrznej w Ministerstwie zawiera wiele innowacyjnych elementów, wśród nich:

• zamknięte witryny projektowe z ograniczonym dostępem do treści, plików wiadomości dla członków grup, wspierające współpracę, zarządzanie projektami czy inicjatywami,
• dedykowane rozwiązania mające na celu zwiększenie efektywność komunikacji pracowników urzędu w trybie pracy zdalnej poprzez np. organizację telekonferencji,
• personalizowane treści i linki,
• interakcje – użytkownicy mogą dodawać komentarze, reagować, udostępniać lub zapisywać w ulubionych wybrane przez siebie treści,
• interaktywną książkę pracowników zgodną ze strukturą całego urzędu,
• newslettery wysyłane zgodnie z obszarem zainteresowań użytkownika.

Korzystając z nowej platformy oraz zdobytej wiedzy podczas warsztatów, zespół projektowy opracował nową architekturę informacji i przeniósł obecne zasoby do nowej bazy wiedzy. Nowa witryna wspiera pracowników w każdym obszarze zarządzania wiedzą.

Scentralizowana komunikacja i efektywny przepływ informacji w Ministerstwie

Nowa platforma intranetowa scentralizowała komunikację wewnętrzną. Workai jako platforma intranetowa okazała się idealnym rozwiązaniem zarówno dla stacjonarnych, jak i zdalnych pracowników ministerstwa. Umożliwia komunikację top-down, bottom-up oraz peer-to-peer w obszarach zawodowych i prywatnych. Ogromną zaletą jest interaktywność rozwiązania angażująca pracowników w dzielenie się wiedzą i integrująca ich jako zespół.

Wdrożenie platformy Workai w Ministerstwie Infrastruktury to dowód, że sektor publiczny potrzebuje nowoczesnych i skutecznych rozwiązań wspierających komunikację wewnętrzną oraz wymianę wiedzy. Otrzymana nagroda Złotej e-Tarczy potwierdza wysoką jakość zrealizowanego wdrożenia. Cieszy fakt, że rozwiązanie zaprojektowane i stworzone w Polsce, które z powodzeniem konkuruje z najlepszymi platformami na świecie, jest z powodzeniem wykorzystywane w administracji publicznej.

– mówi Łukasz SkłodowskiCEO i współzałożyciel Workai

Dzięki prostemu w użyciu edytorowi treści, redaktorzy mogą w szybki sposób stworzyć interaktywne i atrakcyjne treści zawierające multimedia. Ogromnym udogodnieniem dla pracowników zdalnych jest możliwość brania udziału w wydarzeniach online poprzez telekonferencje w Microsft Teams. Ministerstwo zyskało również forum pracownicze, na którym każdy z pracowników może dodać post, zadać pytanie czy informować o inicjatywach. Pracownikom łatwiej jest również zapisać się na organizowane wydarzenia, dzięki synchronizowanemu kalendarzowi, w którym można tworzyć również wydarzenia zdalne.

Platforma Workai znacząco poprawiła cyfrowe doświadczenia pracowników oraz procesy komunikacji i zarządzania wiedzą, spełniając założone przez zespół projektowy cele.