Intranet dla pracowników terenowych – cyfrowa transformacja komunikacji w AESA z platformą Workai
Jak Autostrada Eksploatacja S.A. zdigitalizowała komunikację pracowników biurowych i terenowych dzięki platformie Workai, w zaledwie 3 miesiące.
Autostrada Eksploatacja S.A. to spółka odpowiedzialna za eksploatację, utrzymanie oraz pobór opłat na odcinku autostrady A2 pomiędzy Świeckiem a Koninem. To właśnie ten fragment trasy stanowi jedno z najważniejszych drogowych połączeń w Polsce – łączy zachodnią granicę kraju z jego centralną częścią i wchodzi w skład europejskiego korytarza transportowego E30.
Codzienna działalność spółki obejmuje nie tylko zarządzanie infrastrukturą, ale również obsługę podróżnych i zapewnienie płynności oraz bezpieczeństwa ruchu. Zespół Autostrady Eksploatacja liczy około 600 pracowników, wykonujących swoje obowiązki zarówno w biurach, jak i w terenie, m.in. w obwodach utrzymania autostrady oraz na placach i stacjach poboru opłat.
Autostrada Eksploatacja S.A., mierząc się z potrzebą dotarcia do pracowników wykonujących swoje obowiązki w terenie, rozpoczęła projekt digitalizacji wewnętrznej komunikacji. Priorytetem było zapewnienie łatwego dostępu do informacji niezależnie od lokalizacji oraz stworzenie przestrzeni do zaangażowania i dialogu wszystkich pracowników w organizacji
W odpowiedzi na te potrzeby firma zdecydowała się wdrożyć platformę Workai – gotowe rozwiązanie typu employee experience, które w AESA objęło moduły takie jak Intranet, Knowledge, Connections, Mobile oraz Forms & Tasks.
Wyzwanie: Digitalizacja komunikacji i dotarcie do pracowników terenowych
Przed wdrożeniem platformy Workai firma nie posiadała centralnego narzędzia do komunikacji wewnętrznej. Informacje przekazywano głównie za pomocą papierowego biuletynu wydawanego raz na kwartał i tablic informacyjnych w poszczególnych lokalizacjach. Brakowało szybkiego, spójnego i mobilnego kanału komunikacji, szczególnie istotnego w organizacji, gdzie znaczna część pracowników wykonuje swoje obowiązki w terenie. Firma nie miała również możliwości monitorowania zasięgu przekazywanych treści ani wdrożonych narzędzi do zbierania opinii czy budowania zaangażowania pracowników.
Wyzwania narastały również po stronie technologicznej. Spółka nie dysponowała wcześniej katalogiem użytkowników w Entra ID, co było konieczne do uruchomienia nowej platformy i wymagało zbudowania go od podstaw. Pojawiały się też obawy, czy wszyscy pracownicy, szczególnie ci mniej zaawansowani cyfrowo, poradzą sobie z logowaniem i obsługą nowego narzędzia.
Organizacja potrzebowała jednego spójnego miejsca, które pozwoliłoby uporządkować treści, ułatwić dostęp do informacji i skrócić czas ich wyszukiwania. Dodatkowo brak możliwości prowadzenia komunikacji dwustronnej uniemożliwiał budowanie dialogu.
Rozwiązanie: Workai – cyfrowa przestrzeń do komunikacji odpowiadająca na potrzeby pracowników terenowych i biurowych
Aby odpowiedzieć na wyzwania związane z brakiem cyfrowej komunikacji i rozproszeniem zespołu, Autostrada Eksploatacja S.A. zdecydowała się na wdrożenie platformy Workai w modelu SaaS. Projekt objął pięć modułów: Intranet, Knowledge, Connections, Mobile oraz Forms & Tasks, tworząc intranet dla pracowników terenowych i biurowych, dostępny zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych. W związku z tym, że wcześniej nie istniało żadne centralne narzędzie komunikacyjne, cały system oraz infrastrukturę trzeba było zbudować od podstaw.
Wdrożenie rozpoczęto od spotkania kick-off i warsztatów online z zespołem projektowym. Wspólnie opracowano architekturę informacji dla intranetu i bazy wiedzy. Wypracowana koncepcja została formalnie zaakceptowana przez klienta. Równolegle trwały prace techniczne związane z konfiguracją środowiska oraz uzupełnianiem katalogu użytkowników w Entra ID, co było niezbędne do uruchomienia narzędzia.
Zespół projektowy po stronie klienta tworzyli przedstawiciele działu PR i IT, odpowiedzialni kolejno za spójność merytoryczną, organizację szkoleń i migrację zawartości oraz za konfigurację techniczną platformy.
Po zatwierdzeniu architektury informacji Intranetu i Bazy Wiedzy, przeprowadzono cykl szkoleń online dla kilkunastu redaktorów. W kolejnym etapie zespół AESA przystąpił do tworzenia i migracji treści przy stałym wsparciu konsultantów Workai. Spotkania statusowe i warsztaty tematyczne (m.in. z projektowania strony głównej intranetu czy bazy wiedzy) pozwalały na bieżąco rozwiązywać pojawiające się wyzwania i dopracowywać szczegóły.
Równolegle personalizowano wygląd aplikacji mobilnej (Workai Mobile) i strukturę wewnętrzną sieci społecznościowej (Workai Connections). Z myślą o łatwym starcie użytkowników skonfigurowano interaktywne samouczki w aplikacjach. Pracownicy terenowi byli wdrażani w swoich lokalizacjach, a dedykowany zespół AESA, w razie potrzeby, osobiście pomagał im w zalogowaniu się i pobraniu aplikacji na telefon.
Wdrożenie w Autostradzie Eksploatacja było intensywne, ale bardzo dobrze zaplanowane. Uruchomienie całej platformy Workai w mniej niż trzy miesiące to naprawdę dobry wynik. Na początku wdrożenia, wspólnie z Klientem, opracowaliśmy architekturę informacji platformy całkowicie od zera. Jest to zawsze spore wyzwanie, ale też ogromna szansa – pozwala zaprojektować strukturę narzędzia dopasowaną do potrzeb realnych użytkowników, bez powielania wcześniejszych schematów.
– mówi Kamila ZarachowiczCustomer Success Manager, Workai
Rezultaty: Nowa przestrzeń do dwukierunkowej komunikacji w mniej niż 3 miesiące
W mniej niż trzy miesiące od rozpoczęcia prac Autostrada Eksploatacja S. A. zyskała cyfrową przestrzeń do komunikacji. Funkcje społecznościowe, takie jak komentarze, reakcje na posty czy grupy tematyczne, pozwoliły uruchomić dwukierunkową komunikację i dały miejsce na oddolne inicjatywy.
Jednocześnie nowa platforma znacząco ułatwiła dostęp do informacji. Już w pierwszych tygodniach od uruchomienia aż 47% wszystkich wizyt na platformie pochodziło z urządzeń mobilnych, co potwierdza, jak ważny był wygodny dostęp do treści, zwłaszcza dla pracowników wykonujących zadania w terenie.
Mimo że wdrożenie odbyło się w organizacji o zróżnicowanym poziomie kompetencji cyfrowych, już od samego początku platforma zaczęła spełniać swoją rolę jako nowe centrum komunikacji.
Wdrożenie platformy Workai pozwoliło Autostradzie Eksploatacja S. A. w krótkim czasie stworzyć nowoczesne środowisko komunikacji wewnętrznej dostępne zarówno ze wszystkich lokalizacji na różnych urządzeniach (komputer, telefon). Pracownicy zyskali jedno łatwo dostępne miejsce z uporządkowaną wiedzą, bieżącymi informacjami i możliwością dzielenia się opiniami. Organizacja otrzymała nowoczesne narzędzie wspierające komunikację dwukierunkową oraz umożliwiające mierzenie zasięgu i skuteczności przekazu.
W kolejnych miesiącach firma planuje kampanię, której celem będzie zwiększenie aktywności w firmowej sieci społecznościowej dostępnej w ramach platformy oraz dalszy rozwój treści i funkcjonalności wspierających codzienną pracę.