Grupa Dom Development usprawnia komunikację wewnętrzną dzięki Workai  i wsparciu Infinity Group

Grupa Dom Development to największy i jeden z najdłużej działających deweloperów na polskim rynku mieszkaniowym. Firma powstała w 1996 roku, a od 2006 roku notowana jest na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. Realizuje inwestycje skierowane do klientów indywidualnych w Warszawie, Wrocławiu, Krakowie oraz w Trójmieście i okolicach (poprzez Euro Styl S.A.). Do Grupy należą firmy wykonawcze Dom Construction sp. z o.o. oraz Euro Styl Construction Sp. z o.o., które pełnią role generalnych wykonawców. W ciągu 28 lat funkcjonowania Grupa przekazała do użytku ponad 49 000 mieszkań.

Tak szeroka skala działalności na wysoce konkurencyjnym rynku stawia przed organizacją unikalne wyzwania i wymaga ciągłego usprawniania procesów – zwłaszcza w obszarze komunikacji wewnętrznej i zarządzania informacją.

Wyzwanie – centralizacja i usprawnienie procesów wymiany informacji

Branża nieruchomości charakteryzuje się skomplikowanymi procesami biznesowymi, wymagającymi precyzyjnego zarządzania, ogromnej ilości dokumentacji oraz szybkiej i efektywnej wymiany informacji między kluczowymi działami firmy, takimi jak sprzedaż, obsługa klienta, administracja, inwestycje, nieruchomości czy kadra budowy. Aby wspierać dalszy rozwój i usprawniać te procesy Grupa Dom Development skoncentrowała się na doskonaleniu przepływu informacji wewnątrz organizacji, co jest niezbędne dla utrzymania najwyższych standardów jakości i terminowości realizacji projektów.

Kluczowe wyzwania komunikacyjne firmy obejmowały:

1. Przegląd narzędzi i kanałów komunikacji pomiędzy spółkami i pracownikami celem usprawnienia przepływu informacji i zapobiegania jej rozproszeniu.
2. Centralizację źródeł przechowywania dokumentacji, aby przyśpieszyć procesy decyzyjne.
3. Personalizację wybranych obszarów intranetu, by dostosować ich dostępność dla określonych grup pracowników.

Domnet to zaawansowany intranet, który znacząco usprawnił naszą komunikację wewnętrzną, oferując błyskawiczny i intuicyjny dostęp do kluczowych informacji oraz firmowych dokumentów. To również przestrzeń, gdzie pracownicy mogą dzielić się swoimi pasjami, brać udział w konkursach i uczestniczyć w inspirujących webinarach.

– mówi Magdalena PrzesławskaEkspertka d.s. Komunikacji Wewnętrznej w Dom Development

Rozwiązanie – intranet i baza wiedzy dostosowane do potrzeb rozproszonej organizacji

Aby zrealizować te cele, Grupa Dom Development wdrożyła platformę Workai, początkowo korzystając z dwóch kluczowych modułów: Workai Intranet i Workai Knowledge. Wykorzystanie platformy Workai pozwoliło firmie znacząco poprawić komunikację wewnętrzną, co w efekcie przyczyniło się do skuteczniejszego zarządzania procesami biznesowymi oraz podniesienia jakości realizowanych projektów. Narzędzie sprostało wyzwaniom związanym z zarządzaniem złożonymi procesami w organizacji, dużą ilością dokumentacji i potrzebą szybkiej wymiany informacji. Dodatkowo, jako rozwiązanie SaaS, stale się rozwija, a jego skalowalność pozwala na dostosowywanie go do zmieniających się potrzeb firmy, zapewniając jednocześnie najwyższy poziom bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami.

Zakres wdrożenia obejmował:

1. Audyt istniejącej zawartości.
2. Budowę nowej architektury informacji.
3. Migrację i zasilanie nowego narzędzia treścią.
4. Konfigurację i personalizację Strony Głównej dla Dom Development i Euro Styl.
5. Personalizację treści intranetu.
6. Uruchomienie platformy (Go live).

W pierwszym etapie wdrożenia intranetu przeprowadziliśmy audyt we wszystkich istotnych obszarach wewnętrznych Grupy Dom Development, co stanowiło niezwykle ważny etap całego procesu. Dzięki wspólnym warsztatom z przedstawicielami poszczególnych działów mogliśmy zdefiniować wszystkie potrzeby i wyzwania, w efekcie czego zostały dobrane odpowiednie moduły Workai, spełniające wskazane wymagania biznesowe.

Co więcej, na podstawie audytu i wspólnych rozmów, wypracowaliśmy nową, przejrzystą architekturę informacji, zapewniającą łatwiejszy i bardziej intuicyjny dostęp do kluczowych obszarów, danych i dokumentów w organizacji. Po wdrożeniu jej na platformę Workai przystąpiliśmy do etapu uzupełniania treści. Sam proces migracji i wprowadzania treści na platformę Workai przebiegł wyjątkowo szybko i sprawnie, ponieważ narzędzie nie wymaga od redaktorów specjalistycznej wiedzy technicznej. Szkolenia, które przeprowadziliśmy dla poszczególnych grup redaktorów, oraz przygotowana dokumentacja w postaci Podręcznika Użytkownika okazały się niezawodne i wystarczające do rozpoczęcia prac edycyjnych.

– mówi Ewelina CitkoWeb Content Developer w Infinity Group

Rezultat – usprawnienie procesów komunikacyjnych wewnątrz organizacji

Wdrożenie platformy Workai przez Grupę Dom Development we współpracy z Infinity Group przyniosło wiele znaczących korzyści, rozwiązując kluczowe wyzwania związane z komunikacją wewnętrzną, centralizacją wiedzy oraz zarządzaniem treścią. W efekcie organizacja zyskała przede wszystkim:

• Zwiększoną efektywność komunikacji: Dzięki platformie Workai Dom Development znacząco poprawił efektywność komunikacji wewnętrznej. Pracownicy mają teraz łatwiejszy i szybszy dostęp do najważniejszych informacji, co usprawnia ich codzienną pracę i przyspiesza podejmowanie decyzji. Nowa platforma umożliwia bardziej przejrzystą i jednolitą wymianę informacji między działami.
• Centralizację wiedzy: Jednym z głównych atutów platformy Workai jest możliwość centralizacji wszystkich kluczowych informacji dotyczących procesów i procedur. Dzięki temu pracownicy mogą łatwo znaleźć potrzebne dokumenty i dane w jednym miejscu, co znacząco usprawnia zarządzanie wiedzą w organizacji.
• Łatwiejsze zarządzanie treścią: Intuicyjny system zarządzania treścią (CMS) umożliwia redaktorom łatwe tworzenie i zarządzanie zawartością bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy technologicznej. Wpływa to na poprawę jakości komunikacji wewnętrznej i dostępności informacji.
• Spersonalizowane treści: Workai pozwala na personalizację treści, dzięki czemu komunikaty mogą być adresowane do wybranych grup pracowników. Niezależnie od tego, czy są to pracownicy biurowi, czy wykonawcy pracujący zdalnie, każdy otrzymuje informacje dostosowane do swojej roli, lokalizacji i zadań, co znacząco poprawia efektywność komunikacji i satysfakcję pracowników.
• Zwiększone zaangażowanie pracowników: Nowa platforma zwiększyła zaangażowanie pracowników poprzez stworzenie bardziej interaktywnego i angażującego środowiska komunikacyjnego. Dzięki atrakcyjnemu designowi platformy, łatwości w dostępie do informacji oraz funkcjom takim jak możliwość proponowania artykułów, sekcje komentarzy i narzędzia do współpracy, pracownicy są bardziej zmotywowani do aktywnego udziału w życiu firmy, co przekłada się na lepszą współpracę i realizację celów biznesowych.

W rezultacie wspólnie z Klientem mogliśmy uzupełnić poszczególne obszary intranetu w docelowe treści w ciągu około miesiąca. Czynnie uczestniczyliśmy także w konfiguracji Strony Głównej intranetu, która ostatecznie stała się centrum informacyjnym ze wszystkimi najważniejszymi aktualnościami, wydarzeniami, skrótami i linkami. W końcowej fazie projektu wdrożyliśmy również personalizację, czyniąc poszczególne obszary intranetu dostępnymi tylko dla określonych grup pracowników. Po zakończeniu tych etapów system przeszedł testy i kontrolę zawartości, a 1 lutego 2024 odbyło się oficjalne uruchomienie (GO LIVE) platformy.

Obecnie zapewniamy Klientowi doraźną pomoc techniczną, wspierając go w rozwiązywaniu bieżących problemów i dostosowywaniu platformy do zmieniających się potrzeb organizacji.

– mówi Ewelina CitkoWeb Content Developer w Infinity Group

4 najważniejsze liczby wdrożenia Workai w Grupie Dom Development:

• 4-miesięczny okres wdrożenia – od kick-off projektu po go live.
• 2 moduły: Workai Intranet, Workai Knowledge
• Ponad 1000 aktywnych licencji.
• Ponad 53,000 ponownych wizyt na platformie w ciągu 8 miesięcy od uruchomienia.

Podsumowanie

Wdrożenie narzędzia Workai w Grupie Dom Development przyniosło wiele pozytywnych efektów, z których najważniejsze to usprawnienie komunikacji wewnątrz organizacji oraz centralizacja wiedzy. Możliwość personalizacji treści i bardziej interaktywne środowisko komunikacyjne zdecydowanie zwiększyły zaangażowanie pracowników oraz efektywność współpracy, co jest kluczowe dla zdobycia przewagi konkurencyjnej w dynamicznie rozwijającej się branży nieruchomości.

Efektywne wdrożenie platformy Workai było możliwe dzięki ścisłej współpracy z Infinity Group, która zapewniła niezbędne wsparcie na każdym etapie projektu. Ekspercka wiedza i doświadczenie Infinity Group odegrały istotną rolę w sukcesie tego przedsięwzięcia, pomagając Dom Development w znacznym usprawnieniu komunikacji i zarządzania informacją. To przełożyło się na satysfakcję obu stron z osiągniętych rezultatów.

Dla Infinity Group współpraca z Workai oznaczała wzbogacenie doświadczeń o kolejne wdrożenie elastycznego i skalowalnego rozwiązania SaaS, które można dostosować do specyficznych potrzeb dużych i średnich firm. Dzięki profesjonalnemu wsparciu technicznemu i szkoleniom zapewnianym przez Workai Infinity Group mogła zapewnić kompleksową obsługę wdrożenia, umacniając swoją pozycję eksperta w implementacji zaawansowanych systemów intranetowych.