Comment mettre en œuvre la meilleure plateforme intranet du monde selon le Nielsen Norman Group 2023 ?

Comment mettre en œuvre la meilleure plateforme intranet du monde selon le Nielsen Norman Group 2023 ? Le déploiement de Workai pour Żabka Polska a été désigné comme l’un des meilleurs intranets au monde par le Nielsen Norman Group, et c’est la troisième fois que Workai est reconnu dans le rapport annuel sur la conception d’intranet. Pour vous aider à réussir votre projet d’intranet, nous avons préparé un court guide sur la mise en œuvre de la meilleure plateforme intranet du monde, basé sur l’étude de cas primée de Żabka. En suivant ces étapes clés, vous pouvez planifier et construire une plateforme intranet réussie qui favorise la productivité et améliore l’expérience des employés.

COMMENT METTRE EN ŒUVRE LA MEILLEURE PLATEFORME INTRANET DU MONDE ?

En utilisant Żabka comme exemple, nous pouvons distinguer plusieurs étapes clés lors de la mise en œuvre d’un intranet réussi. Les garder à l’esprit garantira un processus de mise en œuvre d’intranet agile et efficace. Passons en revue ces étapes ensemble.

ÉTUDE DE CAS

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1. IDENTIFIER LES OBJECTIFS CLÉS

Bien que ces exigences aient présenté un défi significatif, elles sont nécessaires pour la progression évolutive de tout intranet, permettant à une entreprise de faire un grand pas en avant dans la transformation de l’expérience de leurs employés et de fournir des outils qui facilitent une communication fluide et une connexion dans tous les lieux de travail, que ce soit les bureaux, les paramètres à distance, les usines, le personnel de première ligne, etc.

Les analyses devraient être disponibles pour mesurer l’efficacité des campagnes internes, et une fonctionnalité de recherche intelligente et personnalisée est essentielle. Il serait avantageux que la solution ne nécessite pas l’achat de licences supplémentaires pour les utilisateurs non-Microsoft.

Enfin, disposer d’une feuille de route de fonctionnalités axées sur l’amélioration globale de l’expérience des employés serait très bénéfique.

2. TRAVAILLER SUR L’ARCHITECTURE DE L’INFORMATION

Le processus de création d’une nouvelle architecture de l’information (AI) est généralement l’un des processus les plus engageants de tout projet de mise en œuvre d’intranet. Pour fournir une architecture de l’information efficace, vous devez déterminer la structure actuelle et les besoins et les corréler avec les meilleures pratiques du domaine.

OBJECTIFS PRINCIPAUX POUR LA MEILLEURE ARCHITECTURE D’INTRANET:

1. Combinaison de plusieurs portails et solutions dans une navigation commune
2. Personnalisation de l’AI en fonction de différentes personas
3. Définition claire des domaines thématiques pour chaque élément de navigation principal – pour l’étape de migration et pour l’avenir
4. Noms simples et faciles à comprendre des éléments de navigation pour que chaque employé – expérimenté ou nouveau – puisse facilement trouver l’information
5. Passage de la division de l’architecture en départements
   responsables à la division en domaines thématiques

LE PROCESSUS DE CONSTRUCTION D’UNE AI EFFICACE

1. Audit du contenu : Analyse des structures de contenu existantes des plates-formes et solutions actuelles par le biais d’un audit détaillé réalisé par les propriétaires de contenu respectifs.
2. Conception de la carte du site : Collaboration avec les propriétaires commerciaux de l’intranet lors d’ateliers pour déterminer les niveaux de navigation principaux et les sujets du nouveau portail.
3. Architecture et conception de la page d’accueil : Workai propose généralement une structure pour la page d’accueil, basée sur les meilleures pratiques de conception d’intranet et les benchmarks, en incorporant les composants existants alignés sur les besoins organisationnels et des utilisateurs. Les ajustements sont ensuite effectués en fonction des analyses et des heatmap, garantissant une disposition optimale.
4. Architecture des autorisations : Amélioration de la gestion des autorisations au sein de l’intranet en repensant l’architecture des autorisations de contenu individuel. Cela implique de déterminer les droits d’accès, les privilèges d’édition pour certaines sections et l’autorisation de modifications dans des domaines spécifiques.
5. Taxonomie des tags : Utilisation de catégories et de tags dans l’outil pour faciliter le filtrage du contenu, la recherche et les notifications des utilisateurs. Les éditeurs peuvent attribuer des tags au contenu, avec la possibilité de définir des autorisations pour les tags clés et de contrôler la visibilité.
6. Migration du contenu : Bien que cela ne soit pas directement lié à l’architecture de l’information, ce processus permet aux éditeurs de revoir et d’ajuster les hypothèses faites précédemment, en ajoutant éventuellement ou en supprimant des éléments de navigation spécifiques.

Au cours du processus de construction d’un nouvel intranet, la plupart du contenu nécessite une réécriture. Cependant, le système de gestion de contenu (CMS) convivial inclus dans la plateforme Workai permet la distribution de la création et de la migration de contenu entre les propriétaires de contenu sans nécessiter de formation spécialisée ou d’expertise technique. Ce processus simplifié permet aux propriétaires de contenu de gérer et de migrer facilement leur contenu dans la nouvelle plateforme.

3. CHOISIR UNE SOLUTION PRÊTE À L’EMPLOI ET PRÊTE POUR L’AVENIR

Si vous optez pour un produit prêt à l’emploi comme Workai, la plupart des cas d’utilisation sont déjà inclus, il ne manque que les intégrations personnalisées. Cela permet de sauter l’analyse initiale et le développement personnalisé pour les fonctionnalités de base.

POUVOIR CONFIGURER LE PRODUIT SELON LES BESOINS INDIVIDUELS DÈS LE PREMIER JOUR VOUS PERMET DE TRAVAILLER SUR DE NOUVELLES FONCTIONNALITÉS PERSONNALISÉES ET DES MIGRATIONS AVEC UNE APPROCHE ITÉRATIVE :

• Chaque nouvelle fonctionnalité ou personnalisation commence par une demande des parties prenantes, la construction de concepts, les maquettes, le développement et quelques itérations de tests utilisateur.
• Après chaque changement développé lors de l’atelier avec l’agence, la plateforme est mise à disposition pour les tests afin de recueillir les commentaires du groupe de test. Vous pouvez également utiliser des rapports analytiques disponibles sur la plateforme, tels que les heatmap et les enregistrements de sessions utilisateur, pour trouver des domaines à améliorer.
• En exploitant une plateforme prête à l’emploi comme Workai, vous pouvez éviter efficacement les dettes technologiques dès le départ. Cette décision garantira que les ressources précieuses sont consacrées à faire avancer les objectifs principaux de l’organisation plutôt qu’à réinventer la roue dans le domaine du développement d’intranet.

4. FOURNIR UNE PLATEFORME D’EXPÉRIENCE EMPLOYÉ UNIFIÉE ET MULTICANAL

La meilleure plateforme intranet agit comme un hub central – une plateforme d’expérience employé, reliant les employés à tous les niveaux et dans différents lieux, du siège social aux travailleurs de première ligne. C’est un espace unifié pour la communication, la collaboration et l’information. Que vous soyez au bureau principal ou dans un lieu distant, vos employés seront toujours connectés et informés de toute l’entreprise. Cette approche favorise l’engagement, encourage le travail d’équipe et crée un sentiment d’unité parmi les employés.

PUBLIER UN CONTENU PERSONNALISÉ ET ENGAGEANT

Le CMS de l’intranet devrait vous permettre de construire des pages cohérentes, interactives et dynamiques – avec des blocs de contenu pré-faits, et sans le soutien d’un graphiste ou d’un spécialiste informatique. Avoir plusieurs modèles facilite la présentation des informations de manière la plus utile et engageante pour les éditeurs de contenu, par exemple : Pages, Listes, Actualités, Événements, Lettres d’information, Pages de formation, FAQ, Glossaires, Idées, Outils, Publications, Vidéos, Pages de produits, Articles de connaissances, Projets, et bien plus encore.

Pour répondre aux besoins diversifiés des personas internes de votre entreprise, y compris les employés de bureau, les commerciaux, les centres de logistique, le personnel sur le terrain, la personnalisation joue un rôle crucial dans la fourniture d’informations ciblées et d’une expérience adaptée. La meilleure plateforme intranet devrait offrir des capacités de personnalisation robustes, permettant aux utilisateurs d’accéder facilement aux informations pertinentes et de recevoir des messages adaptés.

CONNECTER LES TRAVAILLEURS DE PREMIÈRE LIGNE ET HYBRIDES AVEC UNE APPLICATION MOBILE TOUT-EN-UN POUR LES EMPLOYÉS

Une application pour les employés permet une communication et un engagement efficaces avec les travailleurs distants et de première ligne. Elle offre un accès facile aux informations de l’entreprise, aux actualités, aux événements et facilite la connexion avec les collègues. L’application doit prendre en charge le travail hybride et hors du bureau, en comblant le fossé entre le lieu de travail numérique et physique. Les besoins courants tels que les actualités, la recherche, les tâches, les contacts, le style de travail, les réunions et les réservations sont également nécessaires.

Cette application joue un rôle crucial dans le contexte de la fourniture d’une expérience complète. Elle rationalise le parcours des employés et les points de contact, y compris l’intégration, la formation, l’accès aux informations sur les emplois et l’organisation, les connaissances, le développement, et la promotion de la communication et de l’engagement.

BOOSTER L’ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS AVEC UN RÉSEAU SOCIAL INTERN

Pour améliorer la communication et la collaboration entre les équipes, les meilleurs intranets proposent une plateforme sociale.

Ce type de plateforme fonctionne de manière similaire à LinkedIn, offrant un portail pour créer des communautés, partager des idées, poser des questions et habiliter les employés, garantissant une expérience cohérente et optimisée sur tous les appareils.

Les employés peuvent se regrouper dans des communautés centrées sur des sujets spécifiques, favorisant l’engagement, le partage des connaissances et l’établissement de connexions. Les publications sociales englobant divers types de médias sont partagées pour améliorer la culture d’entreprise et le contenu de l’intranet, encourageant les discussions interactives par le biais de commentaires et de réactions.

Exprimer l’appréciation et la reconnaissance envers les autres est rendu visuellement attrayant grâce aux « kudos », permettant de mettre en avant les réalisations et de stimuler le moral des employés. Les sondages sont réalisés sans effort pour recueillir les opinions et faciliter l’échange de connaissances au sein de l’organisation.

En créant un environnement similaire à Quora, les employés peuvent poser librement des questions, obtenir des réponses et partager leur expertise. La gestion fluide des événements et de la formation est facilitée par la création de pages d’événements, les invitations aux participants et le partage d’annonces et de fichiers. Les contenus plus longs, tels que les blogs et les informations, sont partagés sous forme d’articles pour faciliter la diffusion des connaissances. Chaque employé possède un profil complet comprenant les coordonnées, les données organisationnelles et un historique de leurs activités, favorisant les opportunités de réseautage et offrant une plateforme pour mettre en avant les réalisations.

FACILITER LA COLLABORATION AVEC L’INTÉGRATION À MICROSOFT TEAMS

Pour une collaboration plus facile, un intranet doit être intégré de manière transparente à Microsoft Teams, offrant aux employés un moyen pratique d’accéder aux informations importantes sans avoir à basculer entre différentes plateformes. En rendant l’intranet disponible au sein de Teams, les employés peuvent rester informés et à jour sans quitter leur outil de collaboration principal.

AMÉLIORER LA DÉCOUVERTE D’INFORMATION AVEC UN MOTEUR DE RECHERCHE INTELLIGENT

Les intranets primés comme Workai proposent une puissante fonction de recherche qui élimine le besoin d’une navigation étendue. Alimenté par un moteur de recherche cognitif, il utilise des index et des profils de score personnalisés. La recherche devrait fournir des résultats personnalisés en fonction des requêtes utilisateur, des autorisations, des filtres et des groupes cibles. Les éditeurs devraient être en mesure d’optimiser les pages avec des mots-clés personnalisés pour des classements de recherche plus élevés, tandis que les administrateurs devraient être en mesure de promouvoir un contenu spécifique.

Les utilisateurs pourraient fournir des commentaires sur les résultats de recherche, aidant ainsi les éditeurs à améliorer le contenu et à affiner l’algorithme de recherche.

OPTIMISER LES PROCESSUS AVEC DES TÂCHES ET DES FORMULAIRES

La plupart des grandes organisations utilisent plusieurs systèmes pour les processus internes, la gestion des demandes ou les flux de travail. Chacun de ces systèmes a son propre interface, liste de tâches, notifications et type de communication. Afin de rendre l’expérience des employés lors de l’exécution des tâches quotidiennes plus cohérente, le meilleur intranet devrait inclure une fonctionnalité pour créer, attribuer et planifier des tâches.

Les tâches impliquent souvent la collecte de données utilisateur, et pour cela, un outil de formulaires devrait être disponible sur la plateforme intranet. La création de formulaires pourrait être simplifiée grâce à un éditeur convivial de glisser-déposer, permettant la création rapide de formulaires complexes sans nécessiter d’expertise technique.

ÉLARGIR LA PORTÉE DE LA COMMUNICATION AVEC LES NEWSLETTERS

Le bulletin d’information de l’intranet est l’un des canaux de communication pour atteindre les personnes dans leurs boîtes de réception. Bien que toutes les informations les plus importantes soient sur l’intranet, les équipes de communication interne utilisent généralement un outil de bulletin d’information intégré pour envoyer un résumé personnalisé des informations les plus importantes.

MESURER L’ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS AVEC L’ANALYTIQUE DU LIEU DE TRAVAIL

Les meilleurs intranets du monde servent de plateforme multi-canal pour mener des campagnes d’information internes auprès de divers publics. Pour mesurer efficacement le succès de ces campagnes et l’engagement des utilisateurs, des analyses avancées au niveau de l’entreprise avec des considérations de confidentialité sont utilisées.

Créer une expérience numérique globale pour les employés nécessite de la traiter comme une expérience client. Cela implique de mener des campagnes internes, de fixer des objectifs, de mesurer les performances, d’apporter des améliorations et d’itérer. Tout comme dans le marketing externe, les intranets ont également des métriques telles que les taux de clics (CTR) et le retour sur investissement (ROI).

Lorsque l’on considère le contenu de l’intranet ou de la base de connaissances comme des informations personnalisées devant être accessibles via différents canaux et appareils, la réalisation de campagnes omnicanal basées sur la segmentation des audiences et les actions des utilisateurs devient cruciale. En rassemblant des informations, en comparant les résultats et en prenant des décisions éclairées, les organisations peuvent déterminer quel contenu publier ensuite et par quels canaux.

5. PLANIFIER L’ADOPTION ET L’ADHÉSION

Promouvoir un changement aussi important que le lancement d’un nouvel intranet comprend plusieurs activités et projets préalables et postérieurs au lancement :

1. Campagnes de lancement : La campagne promotionnelle utilise plusieurs points de contact et des slogans accrocheurs pour susciter l’anticipation. Les modules sont introduits progressivement pour familiariser les utilisateurs avec les changements.
2. Cultiver de nouvelles habitudes : Passer du comportement de l’utilisateur de l’e-mail au portail et à l’application est l’objectif. L’outil de newsletter incite les utilisateurs à explorer le portail, en faisant de lui leur source d’information principale.
3. Exploiter plusieurs canaux : L’introduction d’un module Microsoft Teams stimule l’adoption parmi les employés de bureau, en intégrant en toute transparence la plateforme dans leur flux de travail.
4. Recueillir des commentaires : Les outils intégrés recueillent les commentaires des utilisateurs et fournissent des informations précieuses pour une adaptation rapide au comportement des utilisateurs.
5. Engager les dirigeants seniors : La participation active du conseil d’administration confère de la crédibilité à l’outil et obtient le soutien de tous les employés.
6. Récompenser l’activité des utilisateurs : Les utilisateurs actifs sont reconnus publiquement et récompensés, favorisant l’enthousiasme et l’engagement.
7. Adopter l’innovation : La campagne promotionnelle continue répond aux attentes des utilisateurs grâce à des mises à jour régulières et de nouveaux modules, en adéquation avec les tendances du marché.

En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez vous attendre à une adoption et à un engagement réussis et généralisés au sein de votre nouvelle meilleure plateforme intranet, en l’intégrant dans les interactions quotidiennes des employés.

6. ANALYSER, AMÉLIORER, RÉPÉTER

L’équipe de gestion de l’intranet et les parties prenantes devraient se concentrer sur l’amélioration continue en surveillant, en idéation et en recueillant les commentaires des utilisateurs.

• Surveillance : Après que la nouvelle plateforme soit lancée à une plus grande base d’utilisateurs, il est recommandé d’effectuer une analyse approfondie des statistiques des utilisateurs. Cela inclut l’évaluation de l’expérience utilisateur, de l’accessibilité du contenu, du comportement de recherche, des schémas de navigation, de l’engagement avec le contenu multimédia et d’autres mesures pertinentes. Les insights basés sur les données devraient guider les décisions futures pour des améliorations solides.
• Idéation collective : Adopter la co-création comme moyen de stimuler les améliorations continues après le lancement est recommandé. Les utilisateurs devraient pouvoir soumettre des idées, voter et fournir des commentaires via un module dédié. Les mises à jour transparentes de l’état devraient indiquer la progression de chaque idée, et celles approuvées devraient être marquées pour leur mise en œuvre. Les contributions actives des utilisateurs devraient améliorer la plateforme et les processus quotidiens.
• Canaux de commentaires : La collecte régulière des commentaires des utilisateurs tout au long du développement et après le lancement est essentielle. Plusieurs canaux devraient être disponibles pour que les utilisateurs partagent leurs opinions, permettant aux éditeurs et aux administrateurs de parcourir, d’analyser et de répondre depuis un endroit central.

7. LEÇONS APPRISES

Être sélectionné comme le meilleur intranet du monde par le Nielsen Norman Group pour la troisième fois nous permet de résumer certaines leçons apprises afin que vous puissiez appliquer ces meilleures pratiques et les adapter à vos besoins :

1. Adopter des solutions prêtes à l’emploi : Évitez les retards causés par des processus d’analyse et de développement complexes en optant pour des outils prêts à l’emploi. Utiliser une plateforme préconstruite permet une mise en œuvre plus rapide et plus agile, éliminant ainsi le besoin de réinventer la roue. Tester la solution au préalable permet des économies de ressources et de temps à long terme, en faisant un choix plus judicieux que le développement personnalisé.
2. Déploiement progressif des canaux : Familiarisez progressivement les utilisateurs avec les changements révolutionnaires apportés par le nouvel intranet en lançant un canal à la fois. Tester initialement l’accès simultané via Microsoft Teams a révélé que la fourniture de plusieurs points d’accès et de canaux, y compris les notifications, submergeait les utilisateurs. Pour garantir une transition plus fluide, l’intégration à MS Teams a été déployée progressivement après quelques mois.
3. Suivi global du parcours des employés : Acquérez une compréhension approfondie du comportement des utilisateurs et améliorez l’expérience des employés en suivant l’intégralité du parcours de l’employé. Se concentrer uniquement sur les interactions individuelles avec le système et le contenu limitait nos connaissances. En surveillant le chemin complet depuis l’interaction initiale jusqu’à la conversion et l’action, nous pouvons identifier les canaux de communication les plus efficaces pour des types ou des segments d’utilisateurs spécifiques.
4. Collecte continue des commentaires des utilisateurs : Collecter régulièrement les commentaires des utilisateurs est essentiel pour identifier les domaines d’amélioration et répondre aux besoins des utilisateurs. La mise en œuvre de mécanismes de retour d’information, tels que des enquêtes ou la co-création, permet des améliorations itératives et garantit que l’intranet est en phase avec les attentes des utilisateurs.
5. Amélioration continue : Traitez l’intranet comme une plateforme évolutive qui nécessite une amélioration et une optimisation continues. Évaluez régulièrement les commentaires des utilisateurs, analysez les données d’utilisation et mettez en œuvre des mises à jour et des améliorations pour répondre aux besoins et aux préférences en évolution.

Lors de la planification et de la construction du meilleur intranet, pensez à adopter des solutions prêtes à l’emploi pour éviter les retards et permettre une mise en œuvre plus rapide en utilisant des plateformes pré-construites. Déployez progressivement les canaux pour familiariser les utilisateurs avec les changements révolutionnaires, suivez l’intégralité du parcours des employés pour des informations approfondies, collectez en permanence les commentaires des utilisateurs et privilégiez l’amélioration continue pour optimiser l’intranet et améliorer l’expérience des employés.

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