Comment améliorer la communication à distance dans une équipe dispersée ?
Le développement accéléré du travail à distance a provoqué des remous dans les services de communication interne du monde entier. C’est en effet ce service, ainsi que les RH, qui ont dû s’adapter le plus rapidement à cette nouvelle réalité, ce qui a souvent affecté la qualité des opérations. Aujourd’hui, les organisations gèrent beaucoup mieux les communications à distance, mais il reste encore beaucoup à faire dans ce domaine.
Les défis de la communication à distance
La mise en place d’une culture d’entreprise virtuelle est un processus à long terme qui nécessite non seulement l’utilisation de technologies avancées, mais aussi des changements dans l’organisation du travail et la gestion des équipes. Les défis tels que le sentiment d’isolement des employés, le manque d’engagement et les difficultés liées au flux d’informations ou à la gestion du temps sont bien connus des équipes distribuées. Alors, comment améliorer les communications à distance pour qu’elles deviennent un allié dans la gestion des équipes distribuées et le soutien aux dirigeants et aux employés ?
Comment améliorer la communication à distance dans une équipe distribuée ?
Une communication à distance efficace permet d’atteindre plus rapidement les objectifs de l’entreprise et d’améliorer ses résultats. Voici six conseils pratiques permettant aux membres d’une équipe dispersée de communiquer plus efficacement et de renforcer leurs relations, et aux dirigeants de créer un environnement de travail sûr, efficace et convivial.
1. Les bons outils pour la communication à distance
Les outils numériques sont la passerelle qui permet aux employés répartis de collaborer, de partager des informations et de gérer des projets à distance. Leur sélection ne peut donc pas se faire au hasard. Les moments clés de ce processus consistent à définir les besoins des employés et de l’organisation, et dans la période qui suit la mise en œuvre, à leur apprendre à utiliser les capacités des solutions mises en œuvre à leur plein potentiel. Il vaut la peine de considérer avant tout le choix des plateformes EX, car ce sont les outils de communication à distance les plus complets sur le marché, et ils permettent également l’intégration avec d’autres systèmes et applications dans l’organisation.
2. Principes de communication
La communication au sein des équipes à distance nécessite des règles plus précises que la communication au sein des équipes de bureau. Elles peuvent être établies de haut en bas pour l’ensemble de l’organisation ou pour des équipes spécifiques. Il est utile que les règles soient élaborées en consultation avec les employés et qu’elles tiennent compte, en particulier, des éléments suivants
- les politiques en matière d’horaires ou de disponibilité
- les temps de réponse aux messages ou communications envoyés au sein et en dehors des équipes,
- les priorités pour les communications à distance (les messages auxquels l’équipe doit répondre en premier) et la manière de les fixer,
- les règles relatives aux réunions en ligne.
De telles lignes directrices permettent d’éviter la confusion et les erreurs de communication et garantissent la cohérence des efforts et une plus grande efficacité.
3. Réunions régulières en ligne
Les réunions en ligne fréquentes avec les équipes à distance contribuent à créer des relations, des liens et une confiance mutuelle entre les membres de l’équipe et facilitent le flux d’informations importantes. C’est également un facteur important pour favoriser le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Cela vaut la peine de participer à ces réunions :
- Instaurer une règle des caméras pour maintenir le contact visuel et donc une meilleure communication.
- Préparez toujours un ordre du jour de la réunion qui inclut des « petites conversations » informelles.
- Veillez à ce que le format soit aussi court que possible.
- Incitez les participants à participer activement, à poser des questions et à exprimer leurs opinions.
- Mettez un enregistrement de la réunion à la disposition des membres de l’équipe absents.
- Respectez l’ordre du jour et l’heure de la réunion.
4. Écoute active et empathie
Les modèles modernes de leadership exigent des dirigeants qu’ils placent les personnes et leurs besoins au centre de toutes les activités de l’entreprise. La réalisation des objectifs devient, pour ainsi dire, un « sous-produit » d’une approche empathique de l’employé et d’une bonne compréhension de ses besoins. Cela est particulièrement important dans la communication à distance, où certains signaux non verbaux peuvent être masqués ou inaccessibles à l’interlocuteur. Dans un tel environnement, il est important de développer les capacités d’écoute des dirigeants et des membres de l’équipe par le biais de formations, de réunions régulières ou d’un retour d’information et d’une appréciation empathiques et sincères.
5. Développer des compétences en communication écrite
La communication à distance est en grande partie une communication écrite. L’expression claire et précise des idées permet d’éviter les malentendus et d’instaurer une coopération efficace. Il est utile d’aider les employés à développer cette compétence en prêtant attention aux points suivants :
- Concision du discours
- Attention à la précision
- Éviter les erreurs
- Clarté du texte grâce à la mise en forme (points, gras, italique, etc.)
6. Gérer les conflits à distance
Les défis liés à la gestion d’équipes réparties ne manquent pas, mais l’un des plus sérieux est le risque de conflit, résultant d’objectifs non formulés, d’une mauvaise circulation de l’information, de différences culturelles, de l’absence de règles de communication à distance ou d’une interprétation erronée du message. Le risque de conflit sur le lieu de travail diminue sous la direction d’un bon chef qui encourage une communication ouverte, un retour d’information équilibré, une résolution commune des problèmes et la définition de règles, et qui favorise l’établissement de relations collégiales.
Comment Workai prend-il en charge la communication à distance ?
La gestion efficace de la communication à distance repose en grande partie sur des outils numériques dont la tâche ne se limite pas à l’envoi de messages descendants. De tels outils de Workai connectent les gens et façonnent leurs expériences numériques. Workai est une plateforme complète qui fait de l’environnement de travail à distance un lieu convivial, inclusif et sécurisé. Cela est dû à
- L’intégration des différents canaux de communication dans un seul outil intuitif.
- La possibilité de collaborer en temps réel, qu’il s’agisse de projets ou de tâches quotidiennes. WORKAI permet les discussions, le partage de fichiers, l’accès à une base de connaissances et un moteur de recherche pour les documents, le contenu audio et vidéo ou les contacts.
- Intégration avec d’autres outils (tels que les plateformes de vidéoconférence les plus répandues)
- Un système de notification et d’alerte pour tenir les travailleurs à distance au courant des nouvelles, tâches et événements importants.
- Une interface personnalisée qui engage les employés encore plus efficacement dans les communications à distance et leur permet d’obtenir plus rapidement les informations dont ils ont besoin.
Si l’on ne met pas en œuvre les bonnes solutions et si l’on n’implique pas les dirigeants, la communication à distance peut s’avérer un défi. L’absence d’efficacité dans ce domaine entraîne de graves conséquences, notamment la perte de confiance et d’engagement des employés, et donc l’exode des talents, la baisse de la productivité et la diminution de la compétitivité. La réponse à ces défis réside dans le développement d’un leadership fort, la mise en œuvre des solutions susmentionnées et l’investissement judicieux dans les bons outils.