Comment mettre en œuvre l’intranet prêt à l’emploi ?

La mise en œuvre d’un intranet prêt à l’emploi n’est pas compliquée. Cependant, afin de préparer l’ensemble de l’organisation à son lancement, il est utile de planifier certaines activités. Cela est particulièrement important lorsque vous cessez d’utiliser votre outil actuel et transférez des ressources vers un autre. Notre guide succinct vous aidera dans cette démarche.

QU’EST-CE QU’UN INTRANET PRÊT À L’EMPLOI ?

Un intranet prêt à l’emploi est un logiciel clé en main proposé en tant que service (SaaS). Il s’agit d’une alternative pratique à un intranet personnalisé, qui offre à une organisation un ensemble de fonctionnalités pour soutenir les communications internes. Les fonctionnalités que vous obtenez sont faciles à utiliser, même pour les personnes peu familiarisées avec la technologie. Il s’agit d’une solution prête à l’emploi qui ne nécessite pas d’actions compliquées de la part de l’acheteur, car l’infrastructure technologique est gérée, développée et entretenue en permanence par le fournisseur. L’acheteur utilise le service prêt à l’emploi sans avoir à se soucier de pratiquement rien.

COMMENT COMMENCER À UTILISER UN INTRANET PRÊT À L’EMPLOI ? 

Pour utiliser un intranet prêt à l’emploi, vous devez d’abord y avoir accès. La plupart des fournisseurs proposent des démos gratuites ou des versions d’essai, il est donc utile de les découvrir avant de prendre votre décision finale et de contacter un représentant du fournisseur qui vous guidera tout au long du processus de mise en place de la coopération et de la mise en œuvre du système.

Avant de finaliser un contrat, vous devez déterminer combien d’utilisateurs utiliseront votre plateforme intranet et quels sont les principaux problèmes auxquels sont confrontés les employés de votre entreprise, qu’il s’agisse de l’accès à la connaissance ou d’une faible implication dans la collaboration. Préparez également une liste des systèmes avec lesquels vous souhaitez intégrer votre nouvelle plateforme. Cela permettra au fournisseur de proposer la solution appropriée à vos besoins.

COMMENT SE PRÉPARER À LA MISE EN ŒUVRE D’UN INTRANET PRÊT À L’EMPLOI ?

En réalité, la mise en œuvre ne nécessite pas une préparation importante. En ce qui concerne la technologie, tout dépend du fournisseur. Par conséquent, concentrez-vous sur la compréhension des besoins de vos employés, afin de pouvoir par la suite adapter la solution en choisissant les fonctionnalités les plus appropriées et l’architecture de l’information. Il est préférable de mettre en place une équipe de projet pour étudier les besoins et prendre des décisions, puis à une étape ultérieure, prenez en charge le transfert des données vers le nouveau système et préparez-vous pour son lancement officiel. Concevez les éléments de branding de votre entreprise avec votre fournisseur, car contre toute attente, ce sont des détails importants qui feront en sorte que vos employés se sentent chez eux dans le système !

LE LANCEMENT OFFICIEL DU SYSTÈME DANS L’ENTREPRISE

Il est utile de communiquer correctement le changement d’outils aux employés. Il s’agit d’un événement important lié à un changement significatif. Et comme vous le savez, les employés ont peur des changements qu’ils connaissent mal. Ne laissez pas les employés être découragés par ce changement et préparez-les en conséquence. Planifiez un atelier pour l’équipe qui opérera et gérera l’intranet, ainsi que pour tous les futurs utilisateurs. Préparez des présentations intéressantes et communiquez ce changement comme un événement positif, susceptible d’améliorer considérablement la situation dans l’entreprise. Préparez des cadeaux pour les employés et impliquez-les dès les premiers moments dans l’utilisation de la nouvelle solution.

DE QUOI AVEZ-VOUS BESOIN POUR METTRE EN ŒUVRE LA PLATEFORME INTRANET PRÊT À L’EMPLOI DE WORKAI ?

Si vous décidez de mettre en œuvre l’intranet prêt à l’emploi de Workai, nos experts vous guideront à chaque étape de la mise en œuvre, vous n’aurez donc pas à vous soucier de la technologie, de l’infrastructure, de la maintenance, des sauvegardes ou des mises à jour.

Nous nous réunissons régulièrement avec l’équipe de mise en œuvre pour discuter de l’avancement de l’adaptation de la solution à vos besoins organisationnels, et nous organisons des ateliers sur la manière d’utiliser le système, qui est très intuitif. Vous n’avez besoin d’aucune compétence graphique ou technologique pour utiliser Workai. De plus, vous pouvez facilement intégrer Workai à vos abonnements Office 365 et SharePoint existants.