Comment concevoir un intranet pour le travail hybride ?
La conception d’un intranet pour le travail hybride nécessite une planification minutieuse et la prise en compte des besoins uniques d’une main-d’œuvre qui combine à la fois des employés en présentiel et à distance. Voici un guide étape par étape pour vous aider à concevoir un intranet efficace pour le travail hybride.
How to design an intranet for hybrid work?
1. Concevoir un intranet pour des personnalités diverses
La conception d’un intranet adapté à des personnalités diverses est essentielle pour garantir que la plateforme réponde efficacement aux besoins distincts de différents groupes d’utilisateurs au sein de votre organisation. Ce processus implique une recherche approfondie et le profilage de différentes personnalités d’utilisateurs, notamment leurs rôles, responsabilités, préférences de communication et compétences techniques.
En comprenant ces caractéristiques uniques, vous devriez être en mesure d’adapter les fonctionnalités, le contenu et l’expérience utilisateur de l’intranet pour répondre aux exigences de chaque groupe de personnalités. Cette approche améliore non seulement la convivialité, mais facilite également la personnalisation, garantissant que les utilisateurs peuvent accéder rapidement et efficacement aux informations et aux outils pertinents.
De plus, cela implique la collecte continue de commentaires, des tests d’utilisabilité et des ajustements après le lancement pour garantir que l’intranet reste adaptable et inclusif, soutenant efficacement la main-d’œuvre diversifiée et favorisant la productivité et la collaboration au sein de l’organisation.
👉 EXEMPLE : Lors de la conception d’un intranet pour le travail hybride, mettez en place un accès basé sur les rôles aux fonctionnalités et aux zones de l’intranet, en vous concentrant sur les besoins uniques de chaque groupe de personnalités. Par exemple, les responsables des ressources humaines pourraient avoir un accès rapide aux documents et aux outils liés aux employés, tandis que les équipes commerciales pourraient voir les rapports de ventes et les données clients en première ligne. Cette expérience sur mesure améliore la convivialité et la pertinence pour chaque groupe d’utilisateurs.
2. Concevoir un intranet pour de multiples canaux
La conception d’un intranet pour une organisation évoluant dans un environnement de travail hybride implique l’étape cruciale de l’adapter pour prendre en charge la consommation et la création de contenu sur de multiples canaux. Cette approche reconnaît la diversité des préférences de communication et des styles de travail parmi les employés.
L’intranet doit s’adapter facilement à différents canaux, notamment les navigateurs web, les appareils mobiles, les plateformes de collaboration comme Teams, les notifications par e-mail et les panneaux d’affichage numériques. Il doit également être conçu pour s’intégrer à d’autres outils et systèmes essentiels utilisés au sein de l’organisation. En assurant cette compatibilité multi-canaux, l’intranet devient un hub central qui permet aux employés d’accéder à l’information, de collaborer et de contribuer aux discussions, quel que soit leur lieu de travail ou leur moyen préféré d’interaction.
Cette polyvalence favorise l’engagement, améliore le flux d’information et renforce la productivité dans un environnement de travail hybride où une communication efficace sur divers canaux est primordiale pour la réussite.
👉 EXEMPLE : Communiquez avec les employés en utilisant divers canaux pour atteindre les personnes travaillant sur le terrain, à distance ou sur site. Partagez les mises à jour importantes par e-mail pour ceux qui dépendent fortement de la communication par e-mail, publiez des annonces sur Teams pour les équipes axées sur la collaboration et maintenez une version web conviviale pour les employés en déplacement. Chaque canal fonctionnera mieux pour différents groupes de personnalités et situations.
3. Concevoir un intranet pour une meilleure découverte
La prochaine étape cruciale dans la conception d’un intranet pour un environnement de travail hybride est de l’optimiser pour une meilleure découverte de l’information. Cela implique de créer un environnement où les employés peuvent facilement accéder aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches de manière efficace. Pour y parvenir :
- Facilitez l’accès à l’information : L’intranet doit être conçu selon une approche centrée sur l’utilisateur, en tenant compte des besoins diversifiés des employés. Cela signifie garantir que l’information est facilement disponible et bien organisée. La navigation doit être intuitive, et l’architecture de l’information doit avoir du sens pour les utilisateurs aux antécédents et rôles variés.
- Améliorez la fonctionnalité de recherche : Mettez en place une fonctionnalité de recherche robuste qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement du contenu pertinent. Intégrez des filtres de recherche avancés et des algorithmes qui tiennent compte du contexte et de l’intention de l’utilisateur. Cela permet aux employés de localiser efficacement des documents, des ressources et des connaissances dans l’intranet, quel que soit leur lieu de travail ou l’appareil qu’ils utilisent.
- Maintenez la cohérence : Assurez-vous de la cohérence dans la conception, la mise en page et la terminologie sur l’intranet. Cette cohérence favorise un sentiment de familiarité et facilite la navigation et la recherche d’informations. Elle s’étend également aux autorisations d’accès des utilisateurs, garantissant que les employés n’accèdent qu’aux informations pertinentes pour leurs rôles.
En se concentrant sur une meilleure découverte au sein du contenu, vous concevez un intranet où les employés peuvent accéder et utiliser l’information sans effort. Cela soutient non seulement la productivité, mais favorise également une collaboration efficace et un partage des connaissances, des composantes essentielles du succès dans un environnement de travail hybride où l’accès transparent à l’information est crucial.
👉 EXEMPLE : Ajoutez des liens, des bannières et des raccourcis vers les zones d’information les plus importantes sur votre page d’accueil. La page d’accueil de l’intranet ou le tableau de bord de l’application employé devraient être le hub de départ pour les employés. Cette approche garantit que les informations cruciales sont facilement accessibles et bien organisées, améliorant la satisfaction et la productivité des utilisateurs.
4. Concevoir un intranet pour l’engagement
La quatrième étape cruciale dans la conception d’un intranet pour un environnement de travail hybride consiste à se concentrer sur la création d’une plateforme engageante. Un intranet ne doit pas seulement servir de référentiel d’information, mais également encourager activement la participation et l’interaction des utilisateurs. Pour y parvenir :
- Exploitez le multimédia : Intégrez des éléments multimédias tels que des vidéos, des webinaires, des podcasts et des présentations interactives. Ces formats rendent le contenu plus engageant et répondent également à différents styles d’apprentissage et préférences parmi les employés.
- Contenu interactif : Développez un contenu interactif qui encourage les employés à participer activement à la plateforme. Cela peut inclure des quiz, des sondages, des enquêtes et des forums de discussion. L’interactivité favorise un sentiment d’implication et de collaboration.
- Optimisez les performances : Assurez-vous que l’intranet est réactif et se charge rapidement. Une plateforme lente et lourde peut décourager l’engagement. L’optimisation des performances contribue à une expérience utilisateur plus fluide.
- Mécanismes de feedback : Mettez en place des mécanismes permettant aux utilisateurs de fournir facilement des commentaires. Sollicitez leurs opinions sur le contenu, les fonctionnalités et l’utilisabilité. Cette boucle de feedback permet une amélioration continue et montre que leur contribution est valorisée.
- Facilitez les interactions entre employés : Permettez aux employés de se connecter et de collaborer entre eux via des chats, des fonctionnalités sociales et des forums de discussion. Ces outils favorisent le partage des connaissances et renforcent le sentiment de communauté entre les travailleurs à distance et en présentiel.
- Construction de communauté : Favorisez activement un sentiment d’appartenance et de communauté au sein de l’intranet. Organisez des événements sociaux virtuels, reconnaissez les réalisations des employés et créez des espaces pour les centres d’intérêt et les hobbies partagés.
- Personnalisation : Permettez aux utilisateurs de personnaliser leur expérience intranet. Cela inclut l’adaptation des recommandations de contenu, des notifications et des tableaux de bord en fonction de leurs rôles et de leurs intérêts. La personnalisation renforce l’engagement en fournissant des informations pertinentes.
En concevant l’intranet pour l’engagement, vous le transformez en une plateforme dynamique où les employés n’accèdent pas seulement à l’information, mais participent activement à la culture et aux activités de l’organisation. Cet engagement contribue à une main-d’œuvre plus connectée et productive, ce qui est particulièrement important dans un environnement de travail hybride où maintenir un sentiment d’appartenance et de camaraderie peut être un défi.
👉 EXEMPLE : Une série vidéo hebdomadaire peut résumer toutes les informations cruciales de la semaine précédente. De cette manière, les employés peuvent se mettre à jour sur les mises à jour et les annonces dans un format plus engageant.
5. Concevoir un intranet pour un accès sécurisé
La cinquième étape cruciale dans la conception d’un intranet pour un environnement de travail hybride est de donner la priorité à un accès sécurisé à la plateforme, en veillant à ce que les employés puissent l’utiliser en toute sécurité sur différents canaux, lieux et appareils. Voici comment y parvenir :
- Accès sécurisé partout : Concevez l’intranet pour permettre un accès sécurisé depuis n’importe quel canal, lieu ou appareil. Mettez en place des mécanismes d’authentification et d’autorisation robustes pour vérifier l’identité et les permissions d’accès des utilisateurs. Cela garantit que les informations sensibles sont protégées, quel que soit l’endroit ou la manière dont les employés accèdent à l’intranet.
- Architecture basée sur le cloud : Utilisez une architecture basée sur le cloud, telle qu’Azure, pour renforcer la sécurité. Les plates-formes cloud offrent souvent des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, la gestion des identités et des accès, et la détection des menaces, qui peuvent renforcer la sécurité de votre intranet.
- Journaux d’audit et journaux de sécurité : Mettez en place des journaux d’audit complets et des journaux de sécurité pour surveiller l’activité de l’intranet. Ces journaux peuvent suivre qui accède à l’intranet, quelles actions ils effectuent et tout incident de sécurité potentiel. Examinez régulièrement ces journaux pour identifier et répondre rapidement aux menaces de sécurité.
- Contrôle d’accès personnalisé : Activez le contrôle d’accès personnalisé à différentes zones ou sections de l’intranet. Cela vous permet d’adapter les autorisations d’accès en fonction des rôles et des responsabilités individuels. Les employés ne devraient avoir accès qu’aux zones spécifiques et aux informations nécessaires à leur travail, renforçant ainsi la sécurité des données.
En concevant l’intranet pour un accès sécurisé, vous créez une plateforme sûre et fiable qui inspire confiance aux employés, en particulier dans un environnement de travail hybride où l’accès à distance est courant. Cette approche protège non seulement les données sensibles, mais garantit également que l’intranet est une ressource de confiance pour les employés, répondant à leurs besoins en matière de travail et de collaboration tout en respectant des normes de sécurité strictes.
👉 EXEMPLE : Activez l’authentification à facteurs multiples pour garantir que tous les employés sont vérifiés avant d’accéder aux informations de l’entreprise. Mettez en place des contrôles d’accès stricts, permettant aux employés d’accéder uniquement aux zones et aux informations spécifiques pertinentes pour leurs rôles. Cette approche garantit un accès sécurisé depuis différents canaux, lieux et appareils, tout en protégeant les données sensibles et en respectant la conformité.
CONCEVOIR UN INTRANET POUR LE PAYSAGE DYNAMIQUE DU TRAVAIL HYBRIDE EST UNE ENTREPRISE MULTIFACETTES
Cela nécessite une approche réfléchie et axée sur l’utilisateur qui reconnaît les besoins diversifiés, les préférences et les considérations de sécurité d’une main-d’œuvre opérant à la fois en mode distant et sur site.
Les intranets, lorsqu’ils sont bien conçus et mis en œuvre de manière stratégique, servent de colonne vertébrale à la communication interne efficace, au partage des connaissances et à la collaboration. Ils permettent aux employés d’accéder sans effort à l’information, de se connecter avec leurs pairs et de contribuer au succès de l’organisation, quel que soit leur lieu de travail ou leurs canaux de communication préférés.
C’est exactement ce que l’intranet primé du Nielsen Norman Group réalisé par Workai est. Le prix de mise en œuvre pour Żabka Polska a été, entre autres, pour le meilleur intranet conçu pour s’adapter au travail hybride et à différents environnements (bureau, centres logistiques, magasins, etc.).
Alors que les organisations continuent de s’adapter au paysage en évolution du travail, celles qui investissent dans la conception et la maintenance d’intranets adaptés aux exigences uniques du travail hybride se trouveront mieux positionnées pour prospérer dans cette nouvelle ère de flexibilité et de connectivité au travail.