¿Cómo implantar la mejor plataforma de intranet del mundo según Nielsen Norman Group 2023?
La implementación de Workai para Żabka Polska ha sido nombrada una de las mejores intranets del mundo por Nielsen Norman Group, y es la 3ª vez que Workai es reconocida en el informe Intranet Design Annual.
Para ayudarle a tener éxito con su proyecto de intranet, hemos preparado una breve guía sobre la implantación de la mejor plataforma de intranet del mundo, basada en el premiado caso práctico de Żabka. Siguiendo estos pasos clave, podrá planificar y construir con éxito una plataforma de intranet que impulse la productividad y mejore la experiencia de los empleados.
Cómo implantar la mejor plataforma de intranet del mundo?
Utilizando Żabka como ejemplo, podemos distinguir varios pasos clave a la hora de implantar una intranet de éxito. Tenerlos en cuenta garantizará un proceso de implantación de la intranet ágil y eficaz. Vamos a repasarlos juntos.
1. IDENTIFY KEY GOALS
Para implantar la mejor plataforma de intranet, es fundamental evaluar la situación y establecer objetivos claros. El objetivo principal debe centrarse en la experiencia de los empleados en el contexto de todos los puntos de contacto digitales y las relaciones entre los empleados y la empresa. Teniendo esto en cuenta, podemos enumerar los objetivos y requisitos que permitirán mejorar la experiencia de los empleados en cualquier proyecto de intranet.
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Habilite y realice un seguimiento de la comunicación a través de varios canales: Intranet, boletines, notificaciones, Microsoft Teams, aplicación móvil, red social interna y señalización digital.
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Personalice la comunicación para cada empleado: Envíe mensajes internos personalizados, atractivos y relevantes con independencia de su ubicación.
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Conozca a sus empleados allí donde trabajan: Facilite el acceso a información vital de la empresa, conexiones con compañeros de trabajo, búsquedas, notificaciones y planificación de tareas a través de una única aplicación móvil.
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Proporcione sólidas capacidades de búsqueda: Ofrezca acceso instantáneo a conocimientos dinámicos sobre productos y materiales de aprendizaje con una experiencia de búsqueda fácil de usar.
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Seguimiento de la participación: Ofrezca análisis completos sobre la interacción de los usuarios, la participación, los resultados de las campañas, el rendimiento de los contenidos, las búsquedas, los medios, los archivos y mucho más.
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Ofrezca diversos formatos multimedia: Permite publicar y ver vídeos, retransmisiones en directo y podcasts.
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Establezca un centro de información: Centralice el acceso a sistemas internos, guías detalladas y recursos prácticos.
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Permitir la contribución de contenidos de todos los usuarios: Proporcione un sistema de gestión de contenidos (CMS) visual e intuitivo para facilitar la creación y actualización de contenidos.
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Ofrezca múltiples canales de retroalimentación: Proporcione vías para informar de errores, señalar contenidos obsoletos, buscar ayuda y compartir opiniones.
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Proporcione una experiencia sin fisuras: Integre varias herramientas independientes en una plataforma unificada para reducir costes y mejorar la eficacia.
Aunque estos requisitos supusieron un reto importante, son necesarios para el progreso evolutivo de cualquier intranet, ya que permiten a una empresa dar un salto sustancial en la transformación de las experiencias de sus empleados y proporcionan herramientas que facilitan una comunicación y conexión fluidas en todas las ubicaciones de trabajo, ya sean oficinas, entornos remotos, fábricas, personal de primera línea, etc.
No olvidemos sus objetivos y retos técnicos. Si realiza un estudio de mercado tradicional, busque soluciones de intranet listas para usar, en lugar de sistemas a medida.
Una solución ideal debe ser fácil de instalar, configurar y mantener a bajo coste, con un plazo de lanzamiento corto. Debe ser adaptable a las necesidades y la marca de la empresa, y fácil de usar para usuarios y editores sin conocimientos técnicos.
Un aspecto clave es centrarse en la personalización de los contenidos. La solución debe ofrecer múltiples canales de comunicación y compromiso con los empleados, y debe tener posibilidades de integración. Además, es crucial contar con una aplicación móvil diseñada específicamente para los trabajadores de primera línea.
Debe disponerse de análisis para medir la eficacia de las campañas internas, y la funcionalidad de búsqueda inteligente y personalizada es esencial. Sería ventajoso que la solución no requiriera la compra de licencias adicionales para los usuarios que no sean de Microsoft.
Por último, sería muy beneficioso disponer de una hoja de ruta de funciones centradas en mejorar la experiencia general de los empleados.
2. TRABAJAR EN LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN
El proceso de creación de una nueva arquitectura de la información (AI) suele ser uno de los más atractivos de todo el proyecto de implantación de la intranet. Para que la arquitectura de la información sea eficaz, hay que determinar la estructura y las necesidades actuales para correlacionarlas con las mejores prácticas del sector.
Principales objetivos de la mejor arquitectura de la información para una intranet:
- Combinación de varios portales y soluciones en una navegación común
- Personalización de la AI en función de varias personas
- Definición clara de las áreas temáticas de cada elemento principal de navegación, para la fase de migración y para el futuro.
- Nombres sencillos y fáciles de entender de los elementos de navegación para que cualquier empleado, con o sin experiencia, pueda encontrar fácilmente la información.
- Pasar de dividir la arquitectura en departamentos responsables a dividirla en áreas temáticas.
El proceso de creación de una AI eficaz
- Auditoría de contenidos: Análisis de las estructuras de contenidos existentes de las plataformas y soluciones actuales mediante una auditoría detallada realizada por los respectivos propietarios de contenidos.
- Diseño del mapa del sitio: Colaboración con los propietarios de negocio de la intranet en talleres para determinar los principales niveles de navegación y temas para el nuevo portal.
- Arquitectura y diseño de la página de inicio: Workai suele proponer una estructura para la página de inicio, basada en las mejores prácticas de diseño de intranets y puntos de referencia, incorporando componentes existentes alineados con las necesidades de la organización y de los usuarios. A continuación, se realizan ajustes basados en análisis y mapas de calor, garantizando un diseño óptimo.
- Arquitectura de permisos: Mejorar la gestión de permisos dentro de la intranet replanteando la arquitectura de permisos de contenido individual. Esto implica determinar los derechos de acceso, los privilegios de edición para secciones seleccionadas y la autorización de cambios en áreas específicas.
- Taxonomía de etiquetas: Utilización de categorías y etiquetas dentro de la herramienta para facilitar el filtrado de contenidos, la búsqueda y las notificaciones a los usuarios. Los editores pueden asignar etiquetas a los contenidos, con la posibilidad de establecer permisos para las etiquetas clave y controlar la visibilidad.
- Migración de contenidos: Aunque no está directamente relacionado con la arquitectura de la información, este proceso permite a los editores revisar y ajustar los supuestos realizados anteriormente, pudiendo añadir o eliminar elementos de navegación específicos.
Durante el proceso de creación de una nueva intranet, suele ser necesario reescribir la mayor parte del contenido. Sin embargo, el sencillo sistema de gestión de contenidos (CMS) incluido en la plataforma Workai permite distribuir la creación y migración de contenidos entre los propietarios de los mismos sin necesidad de formación especializada ni conocimientos técnicos. Este proceso racionalizado permite a los propietarios de contenidos gestionar y migrar fácilmente sus contenidos dentro de la nueva plataforma.
3. ELIJA UNA SOLUCIÓN ESTÁNDAR Y PREPARADA PARA EL FUTURO
Si te decides por un producto listo para usar como Workai, la mayoría de los casos de uso ya están incluidos, todo lo que falta son integraciones personalizadas. Esto ayuda a omitir el análisis inicial y el desarrollo personalizado de las funciones básicas.
Poder configurar el producto según las necesidades individuales desde el primer día permite trabajar en nuevas funciones personalizadas y migraciones con el enfoque iterativo:
- Cada nueva funcionalidad o personalización comienza con una petición de las partes interesadas, la creación de un concepto, maquetas, desarrollo y algunas iteraciones de pruebas con usuarios.
- Después de cada cambio desarrollado durante el taller con la agencia, la plataforma se pone a prueba para recabar los comentarios del grupo de prueba.
- También se pueden utilizar los informes analíticos disponibles en la plataforma, como mapas de calor y grabaciones de sesiones de usuarios, para encontrar áreas de mejora.
Aprovechando una plataforma lista para usar como Workai, puede evitar con éxito la deuda tecnológica desde el principio. Esta decisión garantizará que los valiosos recursos se dediquen a avanzar en los objetivos principales de la organización en lugar de reinventar la rueda en el ámbito del desarrollo de la intranet.
Uno de los requisitos previos para elegir la mejor plataforma de intranet debe ser una hoja de ruta clara que describa las características de la solución. Es crucial que el producto elegido se adapte a la empresa, permitiendo una fácil expansión y personalización para satisfacer las necesidades cambiantes de la organización.
4. PROPORCIONAR UNA PLATAFORMA UNIFICADA Y MULTICANAL DE EXPERIENCIA DEL EMPLEADO
La mejor plataforma de intranet actúa como un eje central, una plataforma de experiencia del empleado, que conecta a los empleados de todos los niveles y de distintas ubicaciones, desde la sede central hasta los trabajadores de primera línea. Es un espacio unificado para la comunicación, la colaboración y para mantenerse informado. Tanto si se encuentran en la oficina principal como en una ubicación remota, sus empleados estarán siempre al tanto y conectados con toda la empresa. Este enfoque fomenta el compromiso, estimula el trabajo en equipo y crea un sentimiento de unidad entre los empleados.
PUBLICAR CONTENIDOS PERSONALIZADOS Y ATRACTIVOS
El CMS de la intranet debe permitirte crear páginas coherentes, interactivas y vibrantes, con bloques de contenido ya creados y sin la ayuda de un diseñador gráfico o un informático. Disponer de varias plantillas facilita a los editores de contenidos la presentación de la información de la forma más útil y atractiva, por ejemplo: Páginas, Listas, Noticias, Eventos, Boletines, Páginas de formación, Preguntas frecuentes, Glosarios, Ideas, Herramientas, Publicaciones, Vídeos, Páginas de productos, Artículos de conocimiento, Proyectos, y muchos más.
Para satisfacer las diversas necesidades de los empleados internos de su empresa, incluidos los trabajadores de oficina, los comerciales, los centros logísticos y el personal de campo, la personalización desempeña un papel fundamental a la hora de ofrecer información y experiencias específicas. La mejor intranet debe ofrecer sólidas capacidades de personalización, que permitan a los usuarios acceder fácilmente a la información relevante y recibir mensajes a medida.
CONECTAR A LOS TRABAJADORES DE PRIMERA LÍNEA E HÍBRIDOS CON UNA APLICACIÓN MÓVIL ÚNICA
Una aplicación para empleados permite una comunicación y un compromiso eficaces con los trabajadores remotos y de primera línea. Proporciona un acceso sencillo a la información, noticias y eventos de la empresa, y facilita la conexión con los compañeros de trabajo. La aplicación debe ser compatible con el trabajo híbrido y fuera de la oficina, tendiendo un puente entre el lugar de trabajo digital y el físico. También se requieren necesidades comunes como noticias, búsquedas, tareas, contactos, estilo de trabajo, reuniones y reservas.
Este tipo de aplicación desempeña un papel crucial a la hora de ofrecer una experiencia integral. Agiliza el recorrido y los puntos de contacto de los empleados, como la incorporación, la formación, el acceso a información laboral y organizativa, el conocimiento, el desarrollo y el fomento de la comunicación y el compromiso.
IMPULSAR EL COMPROMISO DE LOS EMPLEADOS CON LA RED SOCIAL INTERNA
Para mejorar la comunicación y la colaboración entre equipos, las mejores intranets cuentan con una plataforma social.
Este tipo de plataforma funciona de forma similar a LinkedIn, proporcionando un portal para crear comunidades, compartir ideas, plantear preguntas y empoderar a los empleados, garantizando una experiencia coherente y optimizada en todos los dispositivos.
Los empleados pueden reunirse en comunidades centradas en temas específicos, fomentando el compromiso, el intercambio de conocimientos y el establecimiento de conexiones. Se comparten publicaciones sociales que abarcan una variedad de tipos de medios para mejorar la cultura de la empresa y el contenido de la intranet, fomentando debates interactivos a través de comentarios y reacciones.
Expresar aprecio y reconocimiento por los demás se hace visualmente atractivo a través de kudoses, lo que permite mostrar los logros y aumentar la moral de los empleados. Las encuestas se realizan sin esfuerzo para recabar opiniones y facilitar el intercambio de conocimientos dentro de la organización.
Creando un entorno similar al de Quora, los empleados pueden hacer preguntas libremente, obtener respuestas y compartir su experiencia. La gestión fluida de eventos y formación se facilita mediante la creación de páginas de eventos, invitaciones a los participantes y el intercambio de anuncios y archivos. Los contenidos más extensos, como blogs y opiniones, se comparten a través de artículos para facilitar la difusión de conocimientos. Cada empleado posee un perfil completo que incluye información de contacto, datos de la organización y un registro de sus actividades, lo que fomenta las oportunidades de establecer contactos y proporciona una plataforma para mostrar los logros.
FACILITAR LA COLABORACIÓN CON LA INTEGRACIÓN DE MICROSOFT TEAMS
Para facilitar la colaboración, una intranet debe estar perfectamente integrada con Microsoft Teams, proporcionando a los empleados una forma cómoda de acceder a información importante sin necesidad de cambiar entre diferentes plataformas. Al hacer que la intranet esté disponible dentro de Teams, los empleados pueden mantenerse informados y actualizados sin salir de su herramienta de colaboración principal.
MEJORAR LA BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN CON UN MOTOR DE BÚSQUEDA INTELIGENTE
Las intranets galardonadas, como Workai, cuentan con una potente función de búsqueda que elimina la necesidad de una navegación exhaustiva. Impulsada por un motor de búsqueda cognitiva, utiliza índices personalizados y perfiles de puntuación. La búsqueda debe ofrecer resultados personalizados basados en consultas de usuarios, permisos, filtros y grupos de audiencia. Los editores deberían poder optimizar las páginas con palabras clave personalizadas para obtener mejores resultados de búsqueda, mientras que los administradores podrían promover contenidos específicos.
Los usuarios podían dar su opinión sobre los resultados de las búsquedas, lo que ayudaba a los editores a mejorar los contenidos y perfeccionar el algoritmo de búsqueda.
AGILIZAR LOS PROCESOS CON TAREAS Y FORMULARIOS
La mayoría de las grandes organizaciones utilizan varios sistemas para los procesos internos, la gestión de solicitudes o los flujos de trabajo. Cada uno de estos sistemas tiene su propia interfaz, lista de tareas, notificaciones y tipo de comunicación. Para que la experiencia de los empleados a la hora de completar las tareas diarias sea más coherente, la mejor intranet debería incluir una función para crear, asignar y programar tareas.
Las tareas a menudo implican la recopilación de datos del usuario, y para ello la plataforma de la intranet debería disponer de una herramienta de formularios. La creación de formularios podría simplificarse con un editor de arrastrar y soltar fácil de usar, que permita crear rápidamente incluso formularios complejos sin necesidad de conocimientos técnicos.
AMPLIAR EL ALCANCE DE LA COMUNICACIÓN CON BOLETINES
El boletín de noticias de la intranet es uno de los canales de comunicación para llegar a las personas en sus buzones de correo. Aunque toda la información más importante está en la intranet, los equipos de comunicación interna suelen utilizar una herramienta de boletín integrada para enviar un resumen personalizado de la información más importante.
MEDIR EL COMPROMISO DE LOS EMPLEADOS CON LA ANALÍTICA DEL PUESTO DE TRABAJO
Las mejores intranets del mundo sirven de plataforma multicanal para realizar campañas de información interna dirigidas a públicos diversos. Para medir eficazmente el éxito de estas campañas y el compromiso de los usuarios, se utilizan análisis avanzados de nivel empresarial que tienen en cuenta la privacidad.
Crear una experiencia digital integral para los empleados requiere tratarla como una experiencia de cliente. Esto implica la realización de campañas internas, el establecimiento de objetivos, la medición del rendimiento, la introducción de mejoras y la iteración. Al igual que en el marketing externo, las intranets también tienen métricas como las tasas de clics (CTR) y el retorno de la inversión (ROI).
Cuando se considera el contenido de la intranet o de la base de conocimientos como información personalizada a la que se debe acceder a través de varios canales y dispositivos, resulta crucial realizar campañas omnicanal basadas en la segmentación de la audiencia y las acciones de los usuarios. Mediante la recopilación de información, la comparación de resultados y la toma de decisiones informadas, las organizaciones pueden determinar qué contenidos publicar a continuación y a través de qué canales.
5. PLAN THE ADOPTION AND BUY-IN
Promover un cambio tan grande como el lanzamiento de una nueva intranet incluye múltiples actividades y proyectos previos y posteriores al lanzamiento:
- Campañas de lanzamiento: La campaña promocional utiliza múltiples puntos de contacto y eslóganes pegadizos para generar expectación. Los módulos se introducen gradualmente para familiarizar a los usuarios con los cambios.
- Cultivar nuevos hábitos: El objetivo es cambiar el comportamiento de los usuarios del correo electrónico al portal y la aplicación. La herramienta del boletín anima a los usuarios a explorar el portal, convirtiéndolo en su principal fuente de información.
- Aprovechar múltiples canales: La introducción de un módulo de Microsoft Teams impulsa la adopción entre los trabajadores de oficina, integrando perfectamente la plataforma en su flujo de trabajo.
- Recopilación de opiniones: Las herramientas integradas recogen las opiniones de los usuarios y proporcionan información valiosa para adaptarse rápidamente a su comportamiento.
- Involucrar a los altos directivos: La participación activa de la junta directiva otorga credibilidad a la herramienta y consigue el apoyo de todos los empleados.
- Recompensar la actividad de los usuarios: Los usuarios activos son reconocidos y recompensados públicamente, lo que fomenta el entusiasmo y el compromiso.
- Adoptar la innovación: La campaña de promoción continua satisface las expectativas de los usuarios mediante actualizaciones periódicas y nuevos módulos, en consonancia con las tendencias del mercado.
Al aplicar estas estrategias, puede esperar una adopción y un compromiso generalizados y satisfactorios con su nueva y mejor plataforma de intranet, integrándola en las interacciones diarias de los empleados.
6. ANALIZAR, MEJORAR, REPETIR
El equipo de gestión de la intranet y las partes interesadas deben centrarse en la mejora continua a través de la supervisión, la ideación y los comentarios de los usuarios.
- Seguimiento: Tras el lanzamiento de la nueva plataforma a una base de usuarios más amplia, se recomienda realizar un análisis en profundidad de las estadísticas de usuarios. Esto incluye la evaluación de la experiencia del usuario, la accesibilidad del contenido, el comportamiento de búsqueda, los patrones de navegación, el compromiso con el contenido multimedia y otras métricas relevantes. La información obtenida a partir de los datos debería orientar las futuras decisiones de mejora.
- Crowdsourcing de ideas: Se recomienda adoptar el crowdsourcing como medio para impulsar mejoras continuas tras el lanzamiento. Los usuarios deben poder enviar ideas, votar y hacer comentarios a través de un módulo específico. Las actualizaciones de estado transparentes deben indicar el progreso de cada idea, y las aprobadas deben marcarse para su aplicación. Las contribuciones activas de los usuarios deben mejorar la plataforma y los procesos diarios.
- Canales de retroalimentación: Recoger las opiniones de los usuarios a lo largo del desarrollo y tras el lanzamiento es esencial. Deben existir varios canales para que los usuarios compartan sus opiniones, permitiendo a los editores y administradores examinar, analizar y responder desde un lugar central.
7. LECCIONES APRENDIDAS
Haber sido seleccionados por tercera vez como la mejor intranet del mundo por Nielsen Norman Group nos permite resumir algunas lecciones aprendidas para que pueda aplicar estas buenas prácticas y adaptarlas a sus necesidades:
- Adopte soluciones prefabricadas: Evite los retrasos causados por los complejos procesos de análisis y desarrollo optando por herramientas estándar. Utilizar una plataforma prefabricada permite una implantación más rápida y ágil, eliminando la necesidad de reinventar la rueda. Probar la solución de antemano permite ahorrar recursos y tiempo a largo plazo, lo que la convierte en una opción más inteligente que el desarrollo a medida.
- Despliegue gradual de canales: facilite a los usuarios los cambios revolucionarios que supone la nueva intranet lanzando un canal cada vez. Las pruebas iniciales de acceso simultáneo a través de Microsoft Teams revelaron que proporcionar múltiples puntos de acceso y canales, incluidas las notificaciones, abrumaba a los usuarios. Para garantizar una transición más fluida, la integración con MS Teams se desplegó gradualmente al cabo de unos meses.
- Seguimiento holístico del recorrido del empleado: Obtenga una comprensión más profunda del comportamiento de los usuarios y mejore la experiencia de los empleados mediante el seguimiento de todo el recorrido del empleado. Centrarse únicamente en las interacciones individuales con el sistema y el contenido limitaba nuestros conocimientos. Al supervisar el recorrido completo desde la interacción inicial hasta la conversión y la acción, podemos identificar los canales de comunicación más eficaces para tipos o segmentos específicos de usuarios.
- Mejora continua: Trate la intranet como una plataforma en evolución que requiere mejoras y optimización continuas. Evalúe periódicamente los comentarios de los usuarios, analice los datos de uso y aplique actualizaciones y mejoras para satisfacer las necesidades y preferencias cambiantes.
A la hora de planificar y crear la mejor intranet, piense en adoptar soluciones ya preparadas para evitar retrasos y permitir una implantación más rápida mediante el uso de plataformas prediseñadas. Despliegue gradualmente los canales para facilitar a los usuarios los cambios revolucionarios, realice un seguimiento holístico del recorrido de los empleados para obtener información más detallada, recopile continuamente los comentarios de los usuarios y priorice la mejora continua para optimizar la intranet y mejorar la experiencia de los empleados.