Crear una intranet: 5 desafíos clavef

Ya sea que formes parte del equipo de interesados en la intranet o del equipo que la está implementando, el éxito es el objetivo. Sin embargo, crear una intranet conlleva desafíos. Este artículo profundiza en los 5 principales obstáculos, desde problemas técnicos hasta la adopción por parte de los usuarios, revelando las complejidades involucradas. Superar estos obstáculos desbloquea el potencial de la intranet como un espacio de trabajo conectado y colaborativo. Confía en nuestra experiencia (¡respaldada por tres premios NN/g!) para una implementación exitosa y adéntrate en las soluciones.

CASE STUDY

Find out the details of the award-winning Workai implementation at Żabka Polska DOWNLOAD NOW!

DESAFÍO 1: DISEÑAR UNA INTERFAZ AMIGABLE PARA EL USUARIO

Crear una intranet con una interfaz intuitiva y amigable para el usuario que tenga en cuenta las diversas necesidades y preferencias de los usuarios es una tarea compleja. El desafío implica diversos aspectos complicados que requieren una cuidadosa consideración y planificación meticulosa. Un aspecto clave de este desafío es diseñar una nueva arquitectura de información (IA) que mejore la experiencia del usuario (UX), potencie las capacidades de búsqueda y simplifique la búsqueda de contenido.  

💡 La solución

En respuesta a los desafíos de diseñar una interfaz amigable para el usuario, un enfoque estratégico que prioriza el diseño de la experiencia del usuario (UX) se vuelve fundamental. Este enfoque incluye varios pasos clave al crear una intranet diseñada para asegurar que la interfaz satisfaga eficazmente las necesidades y preferencias de los usuarios, al tiempo que mitiga posibles complejidades.

• Priorizar el Diseño de la Experiencia del Usuario (UX): En el centro de la atención para abordar el desafío se encuentra un fuerte énfasis en el diseño de la experiencia del usuario. Esto implica crear una interfaz que se alinee con los modelos mentales, expectativas y comportamientos de los usuarios. Al colocar a los usuarios en el centro del proceso de diseño, la interfaz resultante se vuelve más intuitiva y amigable para el usuario. Para garantizar una creación de contenido rápida y sin problemas, elige una solución con un CMS fácil de usar con funciones de arrastrar y soltar. 
• Realizar Pruebas de Usabilidad: Las pruebas de usabilidad sirven como un método crucial para evaluar la efectividad de la interfaz en escenarios del mundo real. Al observar cómo interactúan los usuarios reales con la interfaz, los diseñadores pueden identificar puntos problemáticos, áreas de confusión y oportunidades de mejora. Las sesiones regulares de pruebas de usabilidad proporcionan información valiosa que informa las refinaciones iterativas. Los módulos de análisis o mapas de calor serán útiles para ti
• Recopilar Opiniones de Grupos de Usuarios Diversos: Las preferencias y necesidades de los usuarios pueden variar ampliamente entre diferentes grupos de usuarios dentro de la organización. Involucrarse con una amplia gama de usuarios, de diversos departamentos y roles, ayuda a obtener una comprensión integral de sus requisitos únicos. Esta información informa las decisiones de diseño que atienden a la audiencia más amplia posible.
• Iterar en la Interfaz Basada en Comentarios: La iteración continua es la piedra angular del diseño de interfaz exitoso. Los comentarios recopilados de las pruebas de usabilidad y la retroalimentación de los usuarios se utilizan para mejorar iterativamente la interfaz. Este proceso iterativo garantiza que el diseño evolucione de acuerdo a las necesidades del usuario, resolviendo problemas y mejorando la usabilidad con el tiempo. Al crear una intranet, recuerda que debes poder recopilar comentarios de los usuarios de forma continua, por lo que deben proporcionarse múltiples canales de retroalimentación

DESAFÍO 2: COMPLEJIDAD EN LA GESTIÓN DE CONTENIDO

Crear una intranet conlleva el desafío de la complejidad en la gestión de contenido, lo cual puede obstaculizar el funcionamiento fluido y la efectividad de la plataforma. Gestionar diferentes tipos de contenido, actualizaciones y permisos puede llevar a la confusión y al desorden, lo que podría resultar en la proliferación de información desactualizada o inexacta. La lucha por mantener contenido actualizado y de alta calidad se ve agravada por el riesgo de frustrar a los usuarios y reducir la confianza en la confiabilidad de la intranet. Resolver este problema requiere no solo herramientas sofisticadas, sino también una estrategia integral para la gestión de contenido, la colaboración y el aseguramiento de la calidad constante.

💡 La solución

Las organizaciones que crean una intranet pueden implementar las siguientes medidas para mitigar estos desafíos:

• Sistema Claro de Categorización de Contenido: Establecer un sistema de categorización de contenido bien definido es primordial. Esto asegura que el contenido esté organizado de manera lógica, facilitando a los usuarios la ubicación de la información. Las categorías pueden basarse en temas, departamentos o cualquier clasificación relevante que se ajuste a las necesidades de los usuarios.
• Roles para la Propiedad de Contenido: Asignar roles y responsabilidades claros para la propiedad de contenido es esencial. Esto evita que el contenido se dispersa y quede sin responsables. Designar individuos o equipos como propietarios de contenido fomenta actualizaciones oportunas y responsabilidad.
• Herramientas de Gestión de Contenido Amigables para el Usuario: Emplear herramientas de gestión de contenido con interfaces intuitivas y amigables para el usuario. Esto asegura que los editores, incluso aquellos con un entrenamiento mínimo, puedan crear y gestionar contenido de manera eficiente. Funciones como la funcionalidad de arrastrar y soltar y tipos de contenido dedicados simplifican el proceso de creación de contenido.
• Establecer un Proceso de Revisión: Implementar un proceso de revisión estructurado donde el contenido creado por editores locales sea revisado por editores globales antes de su publicación. Esto ayuda a mantener estándares editoriales, precisión y coherencia en toda la intranet. Un flujo de trabajo de publicación unificado hará que el proceso sea fluido y claro.
• Auditorías Regulares de Contenido: Realizar auditorías regulares de contenido para garantizar que la información presentada siga siendo precisa y actualizada. La información desactualizada o irrelevante debe identificarse y actualizarse o eliminarse. Establece una solución en la que el propio sistema te pregunte si el contenido está actualizado.

DEMO

Overcome all challenges by creating an intranet with Workai – BOOK A DEMO

DESAFÍO 3: SOBRECARGA DE INFORMACIÓN 

Otro gran desafío al crear una intranet es el fenómeno conocido como «sobrecarga de información». Este fenómeno ocurre cuando una intranet se inunda con cantidades excesivas de información, lo que hace que los usuarios se sientan abrumados y les dificulta encontrar contenido relevante.

Las consecuencias de la sobrecarga de información son multifacéticas, desde una menor productividad hasta la frustración entre los usuarios, lo que en última instancia limita la eficacia de la intranet como herramienta de comunicación y colaboración.

El desafío de la sobrecarga de información surge del deseo intrínseco de proporcionar recursos completos a los usuarios, lo que a menudo resulta en una acumulación de contenido que supera la capacidad de los usuarios para digerir y navegar de manera efectiva. Esto se ve agravado por la diversidad de tipos de contenido, que van desde documentos y noticias hasta imágenes y videos, cada uno compitiendo por la atención dentro de la misma plataforma.

💡 La solución

Para superar este desafío, las organizaciones que crean una intranet deben adoptar estrategias que prioricen la relevancia, la accesibilidad y la curación de contenido

• Curación de Contenido: Implementa una estrategia de curación de contenido que involucre la selección y organización cuidadosa de la información. Esto garantiza que solo el contenido más relevante y valioso se presente de manera destacada, reduciendo el desorden y mejorando la experiencia del usuario.
• Búsqueda y Navegación: Desarrolla funciones sólidas de búsqueda y navegación que permitan a los usuarios localizar rápidamente contenido específico. La incorporación de filtros, etiquetas y funcionalidades de búsqueda intuitivas puede facilitar significativamente el proceso de descubrimiento de contenido.
• Personalización: Implementa características de personalización que adapten las recomendaciones de contenido en función de los roles, preferencias e interacciones pasadas de los usuarios. Esto asegura que los usuarios reciban contenido que se alinee con sus necesidades específicas.
• Priorización de Contenido: Prioriza y categoriza claramente el contenido, distinguiendo entre información esencial y recursos complementarios. Esto ayuda a los usuarios a identificar rápidamente actualizaciones críticas o recursos en medio de la gran cantidad de contenido disponible.
• Formación de Usuarios: Ofrece sesiones de formación para enseñar a los empleados cómo navegar eficazmente por la intranet, utilizar funciones de búsqueda y filtrar contenido. Empoderar a los usuarios con las habilidades para encontrar información eficientemente puede aliviar los desafíos planteados por la sobrecarga de información.
• Revisión Regular de Contenido: Realiza auditorías regulares de contenido para garantizar su precisión y relevancia. Elimina la información desactualizada o redundante para evitar la saturación de contenido.

DESAFÍO 4: INTEGRACIÓN TÉCNICA Y COMPATIBILIDAD 

El desafío de «Integración técnica y compatibilidad» es una consideración crítica al crear una intranet. Este desafío gira en torno a la tarea intrincada de integrar la intranet de manera transparente con los sistemas existentes y garantizar su compatibilidad en una variedad de dispositivos y plataformas.

💡 La solución

Para superar los desafíos asociados con la integración técnica y la compatibilidad, las organizaciones pueden emplear las siguientes estrategias: 

• Selecciona una plataforma de intranet con robustas capacidades de integración: La elección de una plataforma de intranet desempeña un papel fundamental en la dirección de los desafíos de integración. Opta por una solución de intranet que cuente con sólidas capacidades de integración, incluida la capacidad de conectar de manera eficiente con sistemas y aplicaciones existentes. Esto asegura que los datos fluyan eficientemente entre la intranet y otras herramientas.
• Colabora estrechamente con los equipos de TI: La colaboración entre los equipos de proyecto de la intranet y los equipos de TI es esencial para garantizar una integración fluida. Los equipos de TI poseen la experiencia técnica necesaria para navegar por procesos de integración complejos. Colabora estrechamente con expertos en TI para planificar, ejecutar y solucionar problemas en tareas de integración de manera efectiva.
• Combina varias herramientas en una plataforma coherente: En los casos en que la intranet debe servir como un centro central para diversas funciones, como compartir conocimientos, redes sociales, aprendizaje electrónico y reservas de recursos, realiza extensas reuniones tanto a nivel técnico como empresarial. Estas reuniones son esenciales para asegurar una comprensión integral de los diversos casos de uso que la intranet debe admitir. Involúcrate con gerentes y usuarios finales para recopilar ideas sobre sus necesidades y expectativas específicas.
• Aprovecha productos listos para usar con integraciones personalizadas: Considera la adopción de productos listos para usar como Workai, que están equipados con muchas funciones y escenarios preconstruidos. Esto minimiza la necesidad de un desarrollo personalizado extenso y un análisis inicial de las funcionalidades centrales. Tales productos permiten que las organizaciones se concentren en integraciones personalizadas y características adicionales que se adapten a sus requisitos únicos.
• Enfoque iterativo en el desarrollo: Adopta un enfoque iterativo para el desarrollo de la intranet. Comienza abordando las funcionalidades y personalizaciones más críticas según las solicitudes de los interesados. Sigue un proceso estructurado que abarque la construcción de conceptos, maquetas, desarrollo y pruebas de usuario para cada nueva función o personalización. Este enfoque iterativo garantiza que la intranet evolucione de acuerdo con las necesidades cambiantes y la retroalimentación de los usuarios.

Al incorporar estas estrategias, las organizaciones pueden abordar de manera efectiva los desafíos de integración técnica y compatibilidad asociados con la creación de una intranet. El resultado es una intranet bien integrada, amigable para el usuario y rica en características que sirve como un centro central para la comunicación y la colaboración en toda la organización. 

DESAFÍO 5: ADOPCIÓN Y PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIO

Otro gran desafío al crear una intranet es lograr la aceptación y participación de los usuarios. Alentar a los empleados a usar y interactuar activamente con una intranet puede ser una tarea difícil. Este desafío se debe a que si los usuarios no ven valor en la intranet o la encuentran difícil de navegar, las tasas de adopción tienden a ser decepcionantemente bajas.

La adopción y participación de los usuarios son fundamentales para el éxito de una intranet, ya que afectan directamente su eficacia como plataforma de comunicación y colaboración

💡 La solución

Para superar el desafío de la adopción y participación de los usuarios al crear una intranet, las organizaciones pueden emplear un enfoque multifacético que incorpore las siguientes estrategias:

• Crea una interfaz intuitiva y amigable para el usuario: Comienza diseñando la intranet con un enfoque en la experiencia del usuario (UX). Una interfaz intuitiva y amigable para el usuario es fundamental para fomentar la participación del usuario. Asegúrate de que la navegación sea sencilla y que la información esté organizada de manera lógica para reducir la fricción en el acceso al contenido.
• Realiza pruebas de usuario: Realiza pruebas de usuario regularmente para identificar puntos problemáticos y áreas de confusión dentro de la intranet. Involucra a usuarios reales para que proporcionen comentarios sobre sus experiencias. Este proceso ayuda a identificar problemas de usabilidad y guía las mejoras iterativas para mejorar la amigabilidad general de la intranet.
• Actualiza y personaliza regularmente el contenido: Mantén el contenido fresco y relevante mediante actualizaciones regulares. La información desactualizada puede desmotivar a los usuarios a interactuar con la intranet. Además, implementa funciones de personalización que permitan a los usuarios adaptar sus preferencias de contenido, asegurando que reciban información que sea más pertinente para sus roles e intereses.
• Análisis: Aprovecha el análisis para obtener información sobre el comportamiento y los patrones de participación de los usuarios. Analiza los datos para comprender qué secciones de contenido son las más populares y cuáles pueden requerir mejoras. Las decisiones basadas en datos pueden guiar mejoras que resuenen con los usuarios.
• Canales de retroalimentación: Establece canales de retroalimentación accesibles y amigables para el usuario donde los usuarios puedan proporcionar comentarios, informar problemas y compartir sugerencias. Escuchar activamente los comentarios de los usuarios y utilizarlos para realizar mejoras informadas. La transparencia en la atención a las preocupaciones de los usuarios fomenta la confianza y la participación.
• Plantillas de contenido listas para usar: Utiliza plantillas de contenido pre-diseñadas que estén listas para usar. Estas plantillas simplifican el proceso de creación de contenido, garantizando la consistencia y ahorrando tiempo a los editores de contenido. Los usuarios son más propensos a interactuar con contenido bien estructurado y visualmente atractivo.
• Múltiples canales de comunicación: Utiliza una variedad de canales de comunicación para llegar a diferentes audiencias. Además de la intranet en sí, aprovecha las redes sociales, Microsoft Teams, boletines informativos y aplicaciones móviles para difundir información y fomentar la participación. Estos canales llegan a los usuarios donde se sienten más cómodos y activos.

Al implementar estas estrategias, las organizaciones pueden crear un entorno que no solo aborde el desafío de la adopción y participación de los usuarios, sino que también fomente un ecosistema de intranet próspero. Una interfaz intuitiva, actualizaciones regulares de contenido, personalización, mejoras basadas en retroalimentación, y diversos canales de comunicación contribuyen colectivamente a una experiencia de intranet centrada en el usuario y atractiva.. 

PDF

Check our tech-free intranet platform case study – GET IT NOW!

CONCLUSIÓN

En el paisaje empresarial en constante evolución de hoy, donde la conectividad y el intercambio de información son fundamentales, el papel de las intranets en fomentar la comunicación efectiva, la colaboración y el intercambio de conocimientos dentro de las organizaciones no puede ser subestimado. Sin embargo, como hemos explorado en este artículo, el camino hacia la creación de una intranet verdaderamente exitosa está cargado de sus propios desafíos.

Desde las complejidades de diseñar una interfaz amigable para el usuario hasta la gestión de la intrincada red de contenido y la lucha contra la abrumadora sobrecarga de información, las organizaciones deben navegar estratégicamente estos obstáculos. Además, la integración técnica y la compatibilidad perfectas son clave para garantizar que la intranet funcione sin problemas en diversos dispositivos y plataformas.

Workai es un aliado poderoso para superar los desafíos de crear una intranet. Su interfaz amigable para el usuario, capacidades de gestión de contenido, herramientas de selección de contenido, flexibilidad de integración y características de participación de usuarios contribuyen colectivamente al éxito de los proyectos de intranet, ayudando a las organizaciones a crear ecosistemas de intranet prósperos y efectivos. Eleva tu proyecto de intranet con nuestro proceso de implementación galardonado, diseñado por expertos de Workai para conquistar desafíos y alcanzar tus objetivos desde el primer día.