Politique de confidentialité

Mesdames et Messieurs,

la présente politique de confidentialité vous aidera à prendre des décisions informées et réfléchies concernant le traitement de vos données personnelles dans le cadre des activités menées par Elastic Cloud Solutions sp. z o.o., basée à ul. Żurawia 71, Białystok (15-540), veuillez la lire attentivement.

Introduction

Ce document contient notre politique de confidentialité, c’est-à-dire les principes que nous suivons lors du traitement des données personnelles. Ce document contient également le contenu des obligations d’information qui doivent être présentées aux personnes concernées, c’est-à-dire vous, conformément à la loi. Avant d’entrer dans les détails, nous souhaitons mettre en évidence certains des principes clés de la protection des données. Ils sont importants pour Elastic Cloud Solutions Sp. z o.o. et nous pensons qu’ils sont importants pour vous aussi.

La politique de confidentialité poursuit quatre objectifs clés, à savoir :

expliquer comment l’organisation traite les informations que vous lui fournissez afin de mieux adapter ses produits et services à vos attentes ;
veiller à ce que toutes les informations relatives au traitement de vos données soient présentées de manière claire et transparente ;
vous assurer que les données à caractère personnel traitées par l’organisation sont sûres par rapport aux risques liés au processus de leur traitement,
assurer la transparence dans vos rapports avec les représentants de l’organisation afin que l’exercice de votre droit à la vie privée soit toujours garanti.

Toutes les informations qui sont collectées auprès de vous sont directement ou indirectement liées aux activités de l’organisation, c’est-à-dire le développement, la mise en œuvre et l’administration de logiciels. Nous sommes le responsable du traitement de vos données personnelles, ce qui signifie que nous décidons des finalités et des moyens de leur traitement. En pratique, il est important de se rappeler qu’en tant que responsable du traitement des données, l’organisation est l’entité responsable de vos données personnelles. Pour obtenir des réponses à toute question ou préoccupation relative à vos données personnelles, veuillez contacter le délégué à la protection des données à l’adresse suivante :

gdpr@workai.com

En général, toutes les données personnelles dans l’organisation sont divisées en fonction des processus dans lesquels elles sont traitées, de la finalité principale du traitement et de la catégorie de personnes concernées. Ceux-ci sont les suivants :

1. Recrutement

Les données à caractère personnel des candidats à un emploi sont traitées afin de sélectionner les candidats les plus appropriés pour des postes spécifiques, pour les recrutements actuels et futurs. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles sont traitées sur la base de votre consentement (dans la mesure des données sensibles qui peuvent être incluses dans vos documents de candidature) ou aux fins de la conclusion d’un contrat de travail ou d’un autre contrat de droit civil, ainsi que sur la base du droit du travail. En outre, la base juridique du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de ce processus est également l’objectif légitime du traitement, c’est-à-dire les activités de statistiques, de rapports et de contrôle de la qualité. La fourniture de données personnelles dans le cadre de ce processus sur la base de votre consentement est volontaire, mais le fait de ne pas le faire entravera notre capacité à mener à bien le processus de recrutement de manière efficace. Dans la mesure où le droit du travail l’exige en matière de recrutement, la communication de données à caractère personnel est obligatoire. Pendant le processus de recrutement, si vous n’êtes pas sélectionné, mais vous consentez au traitement de vos données personnelles pour les processus de recrutement futurs, vos données personnelles seront conservées pendant 2 ans à compter de votre dernière réponse à la proposition pour le prochain recrutement. Après cette période, vos données seront complètement supprimées des ressources de l’entreprise. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles peuvent être confiées à des entités externes impliquées dans le processus de recrutement (par exemple, des portails et des agents de recherche d’emploi), mais nous soulignons que ces entités restent sous la supervision constante de la société et assurent au moins le même niveau de sécurité des données personnelles.

2. Emploi

Les données personnelles des employés et des collaborateurs sont traitées afin de gérer le processus d’embauche du personnel et de fournir un soutien dans l’exécution des contrats de droit civil traités dans les autres traitements de données personnelles, ainsi que la sécurité des personnes et des biens. Vos données personnelles dans ce processus sont traitées sur la base d’une disposition légale dans le domaine des données sensibles, lorsque le traitement est nécessaire aux fins des soins préventive ou de la médecine du travail, pour l’évaluation de l’aptitude au travail d’un employé, pour assurer l’assistance sanitaire ou la sécurité sociale, lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’obligations et à l’exercice de droits spécifiques par l’entreprise ou par vous, dans le domaine du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, et lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à la revendication ou à la défense de créances. En outre, vos données personnelles peuvent également être traitées afin d’exécuter un contrat de travail ou un autre contrat de droit civil. Enfin, vos données personnelles sont traitées sur la base de l’objectif légitime de l’entreprise en termes de statistiques, de rapports et de contrôle de qualité. La fourniture de données à caractère personnel dans le cadre de ce processus est obligatoire, et la conséquence de l’absence de données peut être l’impossibilité de coopérer. Dans le processus d’emploi dans le cadre d’un contrat de travail, vos données personnelles seront conservées pendant 10 ans après la dernière activité sur les données personnelles en rapport avec l’emploi (sauf pour les personnes employées avant le 1er janvier 2019 – la période est alors de 50 ans). Dans le cadre d’un contrat de travail de droit civil, vos données personnelles seront traitées pendant 6 ans après la dernière activité sur les données. Après cette période, vos données seront complètement supprimées des ressources de l’entreprise. Vos données personnelles dans le cadre de ce processus peuvent être confiées à des entités externes impliquées dans le processus d’emploi, mais nous soulignons que ces entités restent sous la supervision constante de la société et assurent au moins le même niveau de sécurité des données personnelles. En outre, vos données peuvent être mises à la disposition de destinataires de données (par exemple, des opérateurs de téléphonie mobile), ce dont vous serez informé par ces derniers.

3. Marketing

Les données personnelles des clients potentiels (par exemple, les propriétaires d’entreprises individuelles, les partenaires de sociétés civiles et les représentants de clients institutionnels) sont traitées afin de répondre aux demandes de devis et de mener des activités de marketing actif via des canaux de communication sélectionnés. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles sont traitées sur la base de votre consentement (marketing via des canaux de communication sélectionnés) ou aux fins de la conclusion d’un contrat dans le cas de demandes de devis adressées à l’entreprise, ainsi qu’aux fins du traitement dans le cadre de l’inscription à la Newsletter. En outre, vos données sont traitées sur la base de ce que l’on appelle l’objectif légitime du responsable du traitement lorsque nous recommandons les services de la société dans les contacts personnels ou créons des statistiques et des rapports de marketing. La fourniture de données à caractère personnel dans le cadre de ce processus est volontaire, mais le fait de ne pas le faire nous empêchera de répondre à votre demande de devis ou de présenter notre offre d’une manière adaptée à vos besoins individuels. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles sont conservées pendant 3 ans après la révocation de votre consentement, si vous l’avez donné. Pour le reste, également 3 ans à partir de la fin du service de newsletter, c’est-à-dire à partir de la dernière action active sur vos données personnelles ou de la soumission d’une demande de devis de votre part. Après cette période, vos données (si nous n’entrons pas en coopération) seront complètement effacées des ressources de la société. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles peuvent être confiées à des entités externes impliquées dans le processus de marketing (par exemple, des fournisseurs de services de mailing), mais nous soulignons que ces entités restent sous la supervision constante de la société et assurent au moins le même niveau de sécurité des données personnelles.

4. Vente

Les données personnelles des clients et des représentants de la clientèle (en cas de contact avec les clients institutionnels) sont traitées dans le but de vendre les services offerts par la société conformément à l’étendue de l’offre et de créer des offres personnalisées. Dans ce processus, vos données personnelles sont traitées dans le but de conclure un contrat ou de créer une offre personnalisée ainsi que sur la base d’une disposition légale, entre autres, conformément à la loi du 15 septembre 2000 Code polonais des sociétés commerciales. Enfin, vos données personnelles peuvent être traitées à des fins légitimes, c’est-à-dire pour proposer d’autres produits et services de l’entreprise en contact direct ainsi que pour des activités de statistiques, de rapports et de contrôle de la qualité. La communication de données à caractère personnel dans le cadre de ce processus est volontaire, mais le fait de ne pas fournir de données peut avoir pour conséquence l’impossibilité de coopérer. Dans le cadre du processus de vente, vos données personnelles seront conservées pendant 6 ans après la dernière activité sur les données personnelles dans le cadre de l’exécution du contrat. Après cette période, vos données seront complètement supprimées des ressources de l’entreprise. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles peuvent être confiées à des entités externes impliquées dans le processus de vente (par exemple, des organisateurs d’événements ou de conférences), mais nous soulignons que ces entités restent sous la supervision constante de la société et assurent au moins le même niveau de sécurité des données personnelles.

5. Service à la clientèle

Les données personnelles des clients et des représentants de la clientèle (dans le cas du service aux clients institutionnels) sont traitées afin de fournir un service à la clientèle efficace et conforme aux meilleurs standards de l’entreprise. Dans le cadre de ce processus, vos données à caractère personnel sont traitées aux fins de l’exécution du contrat conclu, de l’application des dispositions légales ainsi qu’à des fins légitimes, à savoir des mesures statistiques concernant la qualité du service à la clientèle. La fourniture de données à caractère personnel dans le cadre de ce processus est volontaire (sauf si la loi l’exige), mais les conséquences de l’absence de données peuvent être une réduction de la qualité de la coopération ou, dans des cas extrêmes, l’impossibilité d’exécuter le contrat. Dans le cadre du processus de service à la clientèle, vos données personnelles seront conservées pendant 6 ans après la dernière activité sur les données personnelles dans le cadre de l’exécution du contrat. Après cette période, vos données seront complètement supprimées des ressources de l’entreprise. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles peuvent être confiées à des entités externes impliquées dans le processus de service à la clientèle (par exemple, des fournisseurs de logiciels de service à la clientèle), mais nous soulignons que ces entités restent sous la supervision constante de la société et assurent au moins le même niveau de sécurité des données personnelles.

6. Réclamations

Les données personnelles des réclamants sont traitées dans le but de traiter les réclamations et de garantir la haute qualité des services de l’entreprise. Vos données personnelles sont traitées dans le but d’exécuter le contrat et sur la base de la disposition légale sur la garantie des défauts, ainsi que sur la base de l’objectif légalement justifiée du responsable du traitement, à savoir l’amélioration successive de la qualité des services fournis. La communication de données à caractère personnel dans le cadre de cette procédure est volontaire ; toutefois, l’absence de données peut avoir pour conséquence l’impossibilité d’identifier les services au titre desquels la réclamation est déposée. Dans le cadre du traitement des réclamations, vos données personnelles seront conservées pendant 6 ans après la dernière activité sur vos données personnelles en rapport avec le traitement de la réclamations. Après cette période, vos données seront complètement supprimées des ressources de l’entreprise. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles peuvent être confiées à des entités externes impliquées dans la procédure de réclamation (par exemple, des experts techniques du secteur) ; toutefois, nous soulignons que ces entités restent sous la supervision constante de la société et garantissent au moins le même niveau de sécurité des données personnelles.

7. Comptabilité

Les données personnelles des clients et des représentants des clients (dans le cas du service aux clients institutionnels) sont traitées dans le but de traiter tous les règlements avec les clients, les fournisseurs, ainsi que pour assurer le respect de la législation fiscale par l’entreprise. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles sont traitées sur la base d’une disposition légale dans le cadre des réglementations découlant, entre autres, de la loi sur la comptabilité du 29 septembre 1994 et de la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée du 11 mars 2004. En outre, la base juridique du traitement de vos données personnelles est l’exécution du contrat qui a été conclu ainsi que l’objectif légitime du responsable du traitement, à savoir l’analyse de données statistiques et l’établissement de bilans comptables. La fourniture de données à caractère personnel dans le cadre de ce processus est obligatoire, et le fait de ne pas fournir de données peut avoir pour conséquence que les services ne peuvent pas être correctement facturés. Dans le cadre du processus comptable, les données seront traitées pendant une période de 6 ans après la dernière activité avec les données dans le cadre du règlement des documents comptables. Après cette période, vos données seront complètement supprimées des ressources de l’entreprise. Vos données personnelles dans ce processus peuvent être confiées à des entités externes impliquées dans le processus de comptabilité, mais nous soulignons que ces entités restent sous la supervision constante de la société et assurent au moins le même niveau de sécurité des données personnelles. En outre, vos données peuvent être mises à la disposition des destinataires des données (par exemple, les autorités fiscales ou les vérificateurs), ce dont vous serez informé par ces derniers en cas de contact.

8. Contrôle d’accès

Les données personnelles sont également traitées pour assurer la sécurité des personnes et des biens séjournant dans nos locaux. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles sont traitées sur la base de ce que l’on appelle l’objectif légitime, à savoir la protection susmentionnée. Dans le cadre de ce processus, nous conservons vos données personnelles pendant une période comprise entre 3 mois et 2 ans après l’archivage, en fonction du point de contrôle d’accès, c’est-à-dire la capture de votre image sur la vidéosurveillance ou dans un système informatique, par exemple. La communication de données à caractère personnel dans le cadre de ce processus est également volontaire, mais si vous ne le faites pas, vous ne pourrez pas entrer dans la zone protégée ni accéder au système. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles peuvent être confiées à des entités externes impliquées dans le processus de contrôle d’accès, mais nous soulignons que ces entités restent sous notre supervision constante et assurent au moins le même niveau de sécurité des données personnelles que nous.

9. Achat

Les données à caractère personnel des représentants de nos contractants, c’est-à-dire aussi bien les entrepreneurs individuels, les sociétés civiles que les représentants de personnes morales, sont traitées aux fins de l’exécution des obligations contractuelles. Dans le cadre de ce processus, vos données personnelles sont traitées sur la base d’un contrat (même s’il n’est pas consigné par écrit), afin de remplir nos obligations légales (principalement fiscales) et pour l’objectif légalement justifiée de l’exécution d’un contrat avec un contractant (généralement votre employeur). Dans le cadre de ce processus, nous conservons vos données personnelles pendant une période de 6 ans après leur archivage, c’est-à-dire depuis la dernière activité liée à l’exécution du contrat avec le contractant. La communication des données personnelles est volontaire, mais le fait de ne pas les communiquer nous empêchera d’exécuter le contrat avec le contractant. Vos données peuvent avoir été partagées par un contractant (par exemple, votre employeur). Vos données personnelles dans le cadre de ce processus peuvent être confiées à des entités externes impliquées dans le processus, mais nous soulignons que ces entités restent sous notre supervision constante et fournissent au moins le même niveau de sécurité des données personnelles que nous.

Vos droits

Nous tenons à souligner que nous garantissons à chaque personne dont nous traitons les données la possibilité d’exercer les droits suivants :

le droit d’accès au contenu des données – vous pouvez demander une description du traitement de vos données personnelles en particulier et l’accès à toutes les données personnelles collectées à votre sujet. Nous notons toutefois qu’un usage excessif de ce pouvoir entravera le travail de l’organisation. Nous vous demandons donc d’être prudent dans l’utilisation de ce pouvoir,
le droit de rectification des données – nous nous efforçons de toujours traiter les données les plus récentes vous concernant. Toutefois, si vous constatez que les données que nous traitons sont devenues inexactes, vous pouvez toujours demander qu’elles soient rectifiées,
le droit à l’effacement – si vous constatez que vous ne souhaitez plus que l’organisation continue à traiter vos données personnelles, vous pouvez toujours demander leur effacement. Toutefois, nous soulignons que ce droit ne pourra pas être exercé dans tous les cas, car certaines des données doivent être conservées par l’organisation en raison de dispositions légales contraignantes,
le droit de restreindre le traitement – si vous estimez que les données traitées par l’organisation ne doivent pas être supprimées pour une raison quelconque après les périodes de temps susmentionnées (conservation des données), vous pouvez demander que les données continuent d’être stockées,
le droit à la portabilité des données – s’il s’avère que vos données personnelles seront traitées dans des systèmes informatiques, vous pouvez demander qu’elles soient transférées à un autre prestataire de services ou directement à vous. Je tiens toutefois à préciser que ce droit ne s’applique qu’aux données que vous avez vous-même fournies,
droit d’opposition – vous pouvez toujours vous opposer au traitement de données personnelles spécifiques dans un but précis. Dans ce cas, votre objection sera prise en considération et vos remarques seront pris en compte dans le traitement de vos données à l’avenir,
le droit de retirer votre consentement – vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles à tout moment, mais toutes les actions effectuées sur vos données avant le retrait resteront valables,
le droit de déposer une plainte – si vous considérez qu’une organisation viole votre droit à la vie privée, vous pouvez toujours vous adresser au président de l’autorité de protection des données pour déposer une plainte, mais nous vous encourageons à résoudre vos problèmes ensemble avant de prendre une telle décision.

10. Cookies

Notre site web utilise des cookies pour vous distinguer des autres utilisateurs de notre site. Cela nous aide à vous offrir une bonne expérience lorsque vous naviguez sur notre site web et nous permet également d’améliorer notre site et nos produits.

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Cookies de ciblage – Cookies enregistrant votre visite sur notre site web, les pages que vous avez visitées et les liens suivis. Nous utiliserons ces informations pour que notre site web et la campagne publicitaire que nous menons soient plus en rapport avec vos intérêts. Considérant le dernier objectif, nous pouvons également partager ces informations avec des tiers.

Cookies particuliers

Veuillez consulter les informations ci-dessous concernant les cookies particuliers que nous utilisons et les objectifs pour lesquels nous les utilisons.

a) Facebook – Stocke des informations sur vos préférences et nous permet de personnaliser et de vous proposer des offres ciblées en fonction de vos intérêts individuels sur la plateforme Facebook.

Pour des informations plus détaillées sur la politique de Facebook en matière de cookies, veuillez consulter le site – https://www.facebook.com/policies/cookies/.

b) LinkedIn – Stocke des informations sur vos préférences et nous permet de personnaliser et de vous proposer des offres ciblées en fonction de vos centres d’intérêt sur la plateforme LinkedIn.

Pour des informations plus détaillées sur la politique en matière de cookies de LinkedIn, veuillez consulter – https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy.

c) Google Analytics – Collecter et agréger des informations sur les visiteurs, telles que les schémas de navigation et les visites de pages, afin de mesurer comment les utilisateurs interagissent avec le contenu du site Web. Toutes les informations collectées sont anonymes.

d) Google Ads – Stocke des informations sur vos préférences et nous permet de personnaliser et de vous proposer des offres ciblées en fonction de vos intérêts personnels sur la plateforme Google.

Pour en savoir plus sur la manière dont Google traite la question de la confidentialité, veuillez consulter le site – www.google.com/policies/privacy/.

e) HubSpot – Collecte et agrégation d’informations sur les visiteurs, telles que les schémas de navigation et les pages visitées, afin de mesurer la manière dont les utilisateurs interagissent avec le contenu publié, et de nous permettre de mener des campagnes de marketing découlant de la nature de notre activité.

Pour en savoir plus sur la manière dont HubSpot traite les données des utilisateurs, veuillez consulter le site https://legal.hubspot.com/privacy-policy.

f) Remarketing – Le site web utilise des outils de remarketing à base de cookies pour pouvoir vous adresser des publicités sur Facebook (Facebook Pixel), LinkedIn (LinkedIn Pixel), Twitter (Twitter Pixel) et Google (Google Advertising Network).

Fichiers journaux et balises web

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Vous pouvez gérer, contrôler ou supprimer les cookies – pour plus de détails, visitez http://www.whatarecookies.com/enable.asp. Vous pouvez supprimer tous les cookies qui se trouvent déjà sur votre ordinateur et vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il bloque leur installation. Toutefois, dans ce cas, il se peut que vous deviez régler manuellement certaines préférences chaque fois que vous visitez un site. En outre, certains services et fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner.

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Résumé

En résumé, l’organisation et l’ensemble de son personnel veillent à ce que le traitement de vos données personnelles empiète le moins possible sur votre vie privée ; toutefois, si, à n’importe quel stade du traitement de vos données personnelles, il existe un doute quant à la légalité de ces activités, veuillez contacter : gdpr@workai.com