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Estimados señores,
la presente Política de privacidad les ayudará tomar decisiones informadas y bien pensadas respecto al tratamiento de sus datos personales dentro de las actividades realizadas por Elastic Cloud
Solutions sp. z o.o.con cede en la calle Żurawia 71 en Białystok (15-540), le rogamos que lea
atentamente su contenido.
Versión 1.3, enero de 2023
El presente documento contiene nuestra Política de privacidad, es decir, los principios que seguimos en el tratamiento de datos personales. El documento ofrece también el contenido de las obligaciones de información que según lo dispuesto por la ley deben ser presentados a los interesados, es decir, a ustedes. Antes de llegar a los detalles, nos gustaría recalcar algunos de los principios generales de la protección de datos personales. Son importantes para Elastic Cloud Solutions Sp. z o.o. Y creemos que también son importantes para ustedes. La Política de privacidad tiene cuatro objetivos principales, a saber:
Toda la información recopilada de ustedes está directa o indirectamente relacionada con la actividad de la organización, es decir, desarrollo, implementación y administración de software. Somos el responsable del tratamiento de sus datos personales, lo que significa que decidimos los fines y los medios de tratamiento. En la práctica, tengan en cuenta que como administrador la empresa es la parte responsable de sus datos personales. Si tiene cualquier duda o sugerencia relacionada con sus datos personales, no duden en ponerse en contacto con el Responsable de la protección de datos en:
Por lo general, todos los datos personales en la organización se dividen en procesos, donde los datos se procesan según el propósito principal del tratamiento y en categorías de titulares de los datos.
Serán:
Los datos personales de los candidatos se procesan con el fin de seleccionar los candidatos más adecuados para trabajar en puestos específicos, para actuales y futuras contrataciones. Sus datos personales se procesan en este proceso sobre la base de su consentimiento (en materia de datos sensibles, que pueden encontrarse en los documentos de solicitud) o para formalizar un contrato de trabajo u otro contrato de derecho civil, así como en virtud de la legislación laboral. Además, la base legal para el procesamiento de datos personales en este proceso es también la finalidad legitima del tratamiento, es decir, acciones estadísticas relativas a la generación de informes y el control de calidad. Proporcionar datos personales basado en su consentimiento es voluntario, sin embargo, no facilitar los datos nos impedirá llevar a cabo un proceso de contratación eficiente. Dentro del marco resultante de la legislación laboral en relación con la contratación, el suministro de datos personales es obligatorio. Si durante el proceso de selección no serán seleccionados, y han dado su consentimiento para el procesamiento de sus datos personales, en futuros procesos de contratación, conservaremos sus datos personales durante 2 años desde su última reacción a la propuesta de siguiente contratación. Una vez transcurrido este período, sus datos serán borrados definitivamente de los recursos de la empresa. Sus datos personales en este proceso pueden confiarse a los terceros que participan en el proceso de contratación (p.ej. portales e intermediarios en el mercado laboral) sin embargo, tengan en cuenta que los terceros permanecen bajo la supervisión constante de la empresa y ofrecen al menos el mismo nivel de seguridad de sus datos personales.
Los datos personales de los trabajadores y de los colaboradores se procesan para llevar a cabo el proceso de contratación de personal y proporcionar el apoyo a la ejecución de contratos civiles gestionados en otros procesos de tratamiento de datos personales, así como la seguridad de las personas y los bienes. Sus datos personales en este proceso se procesan según la disposición legal relativa a los datos sensibles, cuando el tratamiento sea necesario para fines de asistencia sanitaria preventiva o medicina del trabajo, evaluar la capacidad del empleado para trabajar, proporcionar asistencia sanitaria o seguridad social, cuando el tratamiento de los datos sea necesario para cumplir con las obligaciones y ejercer derechos específicos por la empresa o ustedes, en el ámbito de la legislación laboral, seguridad social y protección social y cuando el tratamiento es necesario para determinar, realizar o defender reclamos legales. Además, sus datos personales también pueden ser procesados con el fin de formalizar un contrato de trabajo u otro contrato de derecho civil. Finalmente, sus datos personales se procesan en base de llamado interés legítimo de la empresa en materia de estadísticas, elaboración de informe y control de calidad. Proporcionar datos personales en este proceso es obligatorio, y la consecuencia de no facilitar los datos puede ser la falta de capacidad para establecer la cooperación. En el proceso de contratación mediante un contrato de trabajo sus datos personales se conservarán durante 10 años a partir de última actividad de tratamiento de datos personales en relación con la contratación (excepto para las personas empleadas antes del 1 de enero de 2019 – entonces este período es de 50 años). En el proceso de contratación mediante contratos civiles sus datos personales se procesarán durante 6 años desde la última actividad de tratamiento de datos. Una vez transcurrido este período, sus datos serán borrados definitivamente de los recursos de la empresa. Sus datos personales en este proceso pueden confiarse a los terceros que participan en el proceso de contratación, sin embargo, tengan en cuenta que los terceros permanecen bajo la supervisión constante de la empresa y ofrecen al menos el mismo nivel de seguridad de sus datos personales. Además, sus datos pueden compartirse con los destinatarios de los datos (p.ej. operadores de telefonía móvil), de lo que se les informará.
Los datos personales de los clientes potenciales (p.ej. propietarios de empresas unipersonales, socios de las sociedades civiles y representantes de clientes institucionales) se procesarán para responder a los solicitudes de presupuesto y para llevar a cabo actividades de marketing a través de canales de comunicación seleccionados. Sus datos personales se procesan en este proceso sobre la base de su consentimiento (marketing a través de canales de comunicación seleccionados) o para formalizar un contrato en caso de solicitudes de propuestas dirigidas a la empresa, así como para su tramitación en el marco de la suscripción a newsletter. Además, sus datos personales se procesan en base de llamado interés legítimo del administrador de los datos en el momento que recomendamos los servicios de la empresa en contactos personales o creamos estadísticas e informes de marketing. Proporcionar datos personales en este proceso es voluntario, sin embargo, no facilitar los datos nos impedirá responder a la consulta o presentar nuestra oferta de la manera que se adapte a sus necesidades individuales. En el proceso sus datos personales se conservarán durante 3 años desde la revocación del consentimiento, si lo han dado. Por otra parte, también 3 años después de la última prestación del boletín de información, es decir, desde la última acción activa de tratamiento de datos personales o la presentación de solicitud de propuesta Una vez transcurrido este período, sus datos (si no establecemos una colaboración) serán borrados definitivamente de los recursos de la empresa. Sus datos personales en este proceso pueden confiarse a los terceros que participan en el proceso de marketing (p.ej. proveedores de servicios de correo electrónico) sin embargo, tengan en cuenta que los terceros permanecen bajo la supervisión constante de la empresa y ofrecen al menos el mismo nivel de seguridad de sus datos personales.
Los datos personales de clientes y representantes de clientes (en caso de clientes institucionales) se procesan para la venta de servicios ofrecidos por la empresa según la oferta y la creación de la oferta personalizada. Sus datos personales en este proceso se procesan para formalizar el contrato o crear una oferta personalizada, así como en virtud de la legislación, entre otros, con arreglo a la Ley de 15 de septiembre de 2000, Código de Comercio. Finalmente, sus datos personales pueden ser tratados en llamado interés legítimo, es decir, ofrecer otros productos y servicios de la empresa mediante contacto directo, así como en las actividades estadísticas, de notificación y relativas al control de calidad. Proporcionar datos personales en este proceso es voluntario, sin embargo, la consecuencia de no facilitar los datos puede ser la falta de capacidad para establecer la cooperación. En el proceso de venta sus datos personales se almacenarán durante 6 años desde la última actividad sobre datos personales en relación con el cumplimiento de un contrato. Una vez transcurrido este período, sus datos serán borrados definitivamente de los recursos de la empresa. Sus datos personales en este proceso pueden confiarse a los terceros que participan en el proceso de venta (p.ej. organizadores de eventos o conferencias) sin embargo, tengan en cuenta que los terceros permanecen bajo la supervisión constante de la empresa y ofrecen al menos el mismo nivel de seguridad de sus datos personales.
Los datos personales de clientes y representantes de clientes (en caso de clientes institucionales) se procesan para proporcionar al cliente un servicio eficiente de acuerdo con los mejores estándares de la compañía. Sus datos personales en este proceso se procesan para el cumplimiento de un contrato firmado, cumplir con una obligación legal, así como del llamado interés legítimo, es decir, actividades estadísticas relativas a la calidad de servicios al cliente. Proporcionar datos personales en este proceso es voluntario (excepto cuando la ley lo requiera) sin embargo, la consecuencia de no facilitar los datos puede afectar la calidad o en casos extremos, provocar el incumplimiento del contrato.
En el proceso de servicio al cliente sus datos personales se almacenarán durante 6 años desde la última actividad sobre datos personales en relación con el cumplimiento de un contrato. Una vez transcurrido este período, sus datos serán borrados definitivamente de los recursos de la empresa. Sus datos personales en este proceso pueden confiarse a los terceros que participan en el proceso de servicio al cliente (p.ej. proveedores de software de servicio al cliente) sin embargo, tengan en cuenta que los terceros permanecen bajo la supervisión constante de la empresa y ofrecen al menos el mismo nivel de seguridad de sus datos personales.
Datos personales de las personas que presentan las reclamaciones se procesan para su consideración y para garantizar la calidad de los servicios prestados por la empresa. Sus datos personales se procesan para el cumplimiento de un contrato y sobre la base de disposiciones de derechos en el ámbito de la garantía por defectos, así como del llamado interés legítimo del administrador de los datos, es decir, mejora sucesiva de la calidad de los servicios prestados. Proporcionar datos personales en este proceso es voluntario, sin embargo, la consecuencia de no facilitar los datos puede ser la falta de capacidad para identificar los servicios en los que se presenta la reclamación. En el proceso de reclamación sus datos personales se almacenarán durante 6 años desde la última actividad sobre datos personales en relación con la tramitación de una reclamación. Una vez transcurrido este período, sus datos serán borrados definitivamente de los recursos de la empresa. Sus datos personales en este proceso pueden confiarse a los terceros que participan en el proceso de reclamación (p.ej. expertos técnicos del sector) sin embargo, tengan en cuenta que los terceros permanecen bajo la supervisión constante de la empresa y ofrecen al menos el mismo nivel de seguridad de sus datos personales.
Los datos personales de clientes y representantes de clientes (en caso de clientes institucionales) se procesan para realizar cualquier liquidación con los clientes, proveedores, así como para garantizar el cumplimiento de las actividades de la empresa con la legislación fiscal. Sus datos personales en este proceso se procesan sobre la base de la disposición jurídica en el ámbito de los reglamentos, entre otras cosas, de la Ley de Contabilidad de 29 de septiembre de 1994 y de la Ley del impuesto sobre bienes y servicios, del 11 de marzo de 2004. Además, la base jurídica del procesamiento de sus datos de carácter personal es el cumplimiento del contrato y el llamado interés legítimo del administrador, es decir, el análisis de datos estadísticos y preparación de balances contables. Proporcionar datos personales en este proceso es obligatorio, y la consecuencia de no facilitar los datos puede ser la falta de capacidad de una liquidación correcta de los servicios. En el proceso contable, los datos se procesarán durante un período de 6 desde la última actividad con datos en relación con la liquidación de documentos contables. Una vez transcurrido este período, sus datos serán borrados definitivamente de los recursos de la empresa. Sus datos personales en este proceso pueden confiarse a los terceros que participan en el proceso de contabilidad, sin embargo, tengan en cuenta que los terceros permanecen bajo la supervisión constante de la empresa y ofrecen al menos el mismo nivel de seguridad de sus datos personales. Además, sus datos pueden compartirse con los destinatarios de los datos (p.ej. autoridades tributarias o auditores legales), de lo que se le informará en caso de contacto.
Los datos personales también se procesan con el fin de garantizar la seguridad y la protección de las personas y los bienes alojados en nuestra ubicación. Sus datos personales en este proceso se procesan según el llamado interés legítimo que es la protección antes mencionada. Almacenamos sus datos personales en el proceso durante un período de 3 meses a 2 años desde su almacenamiento dependiendo del punto de control de acceso, por ejemplo, la grabación de su imagen en vídeos de vigilancia o en el sistema informático. Proporcionar datos personales en este proceso es voluntario, sin embargo, la consecuencia de no facilitar los datos impedirá entrar al área protegida o acceder al sistema. Sus datos personales en este proceso pueden confiarse a los terceros que participan en el proceso de control de acceso, sin embargo, tengan en cuenta que los terceros permanecen bajo nuestra constante supervisión y ofrecen al menos el mismo nivel de seguridad de sus datos personales que nosotros.
Los datos personales de nuestra contraparte, es decir, tanto las empresas unipersonales como las sociedades civiles, así como los representantes de las personas jurídicas se procesan con el fin de cumplir las obligaciones contractuales. Sus datos personales en este proceso se procesan en el marco de un contrato (aunque no conste por escrito) para cumplir con obligaciones legales (principalmente fiscal) y según el llamado interés legítimo que es la ejecución del contrato con la contraparte (normalmente su empleador). Almacenamos sus datos personales en el proceso durante un período de 6 años desde su almacenamiento, es decir, desde la última actividad de tratamiento de datos en relación con el cumplimiento de un contrato. Los datos personales se proporcionan de forma voluntaria, sin embargo, el hecho de no proporcionar datos personales impedirá cumplir el contrato con la contraparte. Sus datos pueden haberse compartido por la contraparte (p.ej. su empleador). Sus datos personales en este proceso pueden confiarse a los terceros que participan en el proceso, sin embargo, tengan en cuenta que los terceros permanecen bajo nuestra constante supervisión y ofrecen al menos el mismo nivel de seguridad de sus datos personales que nosotros.
Nos gustaría señalar que garantizamos a cada persona cuyos datos procesamos la posibilidad de ejercer los siguientes derechos:
• derecho de acceso al contenido de tus datos – pueden solicitar una descripción del tratamiento de sus datos personales y que se les facilite cualquier dato personal recopilado sobre ustedes. No obstante, les indicamos que el uso excesivo de este derecho dificultará el trabajo en la organización, por lo tanto pedimos prudencia en el ejercicio de este derecho,
• derecho de rectificación – nos esforzamos para procesar siempre los datos más actuales sobre ustedes, no obstante, si resulta que los datos personales suyos que procesamos son inexactos siempre pueden pedir la rectificación,
• derecho de supresión – si resulta que ya no desean que la organización continúe procesando sus datos personales siempre pueden solicitar la supresión de datos. No obstante, les indicamos que este derecho no se podrá ejercer en todos los casos, puesto que la organización debe conservar parte de los datos debido a las normas de carácter jurídico obligatorio,
• derecho a restringir el procesamiento – si consideren que los datos que la organización procesa por alguna razón no deben eliminarse después de los períodos de tiempo mencionados (retención de datos), pueden solicitar su almacenamiento posterior,
• derecho a transferir datos – si resulta que sus datos personales se procesarán en los sistemas informáticos, pueden solicitar que transmitamos sus datos a otro proveedor de servicios o directamente a ustedes. No obstante, les indicamos que este derecho se aplica únicamente a los datos que usted mismo haya proporcionado,
• derecho a oponerse – siempre puede oponerse al tratamiento de datos personales específicos para un uso específico. En cualquiera de estos casos, su objeción se procesará y sus comentarios serán tomados en cuenta en los procesos de tratamiento de sus datos para el futuro,
• derecho a retirar el consentimiento – puede retirar su consentimiento para el tratamiento de datos personales en cualquier momento, sin embargo, cualquier acción que se ha llevado a cabo en sus datos antes de que se retire seguirán siendo válidos,
• derecho a presentar una reclamación – si considera que la organización viola su derecho a la privacidad, siempre puede presentar una queja al Presidente de la Oficina de la Protección de Datos Personales, sin embargo, les animamos a resolver sus dudas juntos antes de tomar esa decisión.
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En resumen, la organización y todo su personal prestan especial atención para que el tratamiento de sus datos personales interfiera lo menos posible en su privacidad, sin embargo, si en cualquier etapa del procesamiento de sus datos personales tienen dudas en cuanto al cumplimiento de estas actividades con la legislación vigente, pónganse en contacto con: gdpr@workai.com
