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Sehr geehrte Damen und Herren,
diese Datenschutzerklärung soll Ihnen helfen, informierte und bewusste Entscheidungen über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten im Rahmen der Geschäftstätigkeit der Elastic Cloud Solutions sp. z o.o. mit Sitz in der ul. Zurawia 71 in Bialystok (15-540), bitte lesen Sie sie sorgfältig durch.
Version 1.3, Januar 2023
Dieses Dokument enthält unsere Datenschutzpolitik, d.h. die Grundsätze, die wir bei der Verarbeitung personenbezogener Daten befolgen. Dieses Dokument enthält auch den Inhalt der Informationspflichten, die den betroffenen Personen, d.h. Ihnen, in Übereinstimmung mit dem Gesetz vorgelegt werden müssen. Bevor wir ins Detail gehen, möchten wir einige der wichtigsten Grundsätze des Schutzes personenbezogener Daten hervorheben. Diese sind wichtig für Elastic Cloud Solutions Ltd. und wir glauben, dass sie auch für Sie wichtig sind.
Die Datenschutzpolitik verfolgt vier Hauptziele, d.h.:
Alle Informationen, die von Ihnen gesammelt werden, stehen in direktem oder indirektem Zusammenhang mit den Aktivitäten der Organisation, d.h. mit der Entwicklung, Implementierung und Verwaltung der Software. Wir sind der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche, was bedeutet, dass wir über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. In der Praxis ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Organisation als Datenverantwortlicher die für Ihre persönlichen Daten verantwortliche Stelle ist. Wenn Sie Fragen oder Bedenken in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse:
Im Allgemeinen werden alle personenbezogenen Daten in der Organisation in Prozesse unterteilt, in denen sie auf der Grundlage des Hauptzwecks der Verarbeitung und der Kategorie der betroffenen Personen verarbeitet werden.
These will be, in turn:
Die personenbezogenen Daten von Stellenbewerbern werden zum Zweck der Auswahl der am besten geeigneten Bewerber für bestimmte Stellen, sowohl für aktuelle als auch für zukünftige Einstellungen, verarbeitet. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Prozess erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (sofern es sich um sensible Daten handelt, die in Ihren Bewerbungsunterlagen enthalten sein können) oder zum Zwecke des Abschlusses eines Arbeitsvertrags oder eines anderen zivilrechtlichen Vertrags sowie auf der Grundlage des Arbeitsrechts. Darüber hinaus ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Verfahren auch der rechtmäßige Zweck der Verarbeitung, d. h. Tätigkeiten im Zusammenhang mit Statistiken, Berichterstattung und Qualitätskontrolle. Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Verfahrens auf der Grundlage Ihrer Einwilligung ist freiwillig, die Nichtbereitstellung dieser Daten beeinträchtigt jedoch unsere Fähigkeit, das Einstellungsverfahren effizient durchzuführen. Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist obligatorisch, soweit dies arbeitsrechtlich erforderlich ist. Wenn Sie im Rahmen des Einstellungsverfahrens nicht ausgewählt werden und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für künftige Einstellungsverfahren zustimmen, werden Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von zwei Jahren ab Ihrer letzten Antwort auf den Vorschlag für eine spätere Einstellung gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre Daten vollständig aus der Datenbank des Unternehmens gelöscht. Ihre personenbezogenen Daten können im Rahmen dieses Verfahrens an externe Stellen weitergegeben werden, die in den Rekrutierungsprozess eingebunden sind (z. B. Websites und Personalvermittlungsagenturen). Wir weisen jedoch darauf hin, dass diese Stellen unter ständiger Kontrolle des Unternehmens stehen und mindestens das gleiche Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten gewährleisten.
Die personenbezogenen Daten von Angestellten und Mitarbeitern werden verarbeitet, um den Einstellungsprozess zu verwalten und die Ausführung der zivilrechtlichen Verträge zu unterstützen, die in den anderen Prozessen der Verarbeitung personenbezogener Daten behandelt werden, sowie für die Sicherheit von Personen und Eigentum. Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über sensible Daten verarbeitet, wenn die Verarbeitung für Zwecke der Vorsorge oder der Arbeitsmedizin, zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit eines Mitarbeiters, für die Gesundheitsfürsorge oder die soziale Sicherheit erforderlich ist, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung von Pflichten und die Ausübung bestimmter Rechte des Unternehmens oder von Ihnen im Bereich des Arbeitsrechts, der sozialen Sicherheit und des sozialen Schutzes erforderlich ist, und wenn die Verarbeitung für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten können auch für die Erfüllung eines Arbeitsvertrags oder eines anderen zivilrechtlichen Vertrags verarbeitet werden. Schließlich werden Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage des legitimen Zwecks der Verarbeitung durch das Unternehmen im Bereich der Statistik, der Berichterstattung und der Qualitätskontrolle verarbeitet. Die Bereitstellung personenbezogener Daten in diesem Verfahren ist obligatorisch, und die Nichtbereitstellung von Daten kann dazu führen, dass eine Zusammenarbeit nicht zustande kommt. Im Falle einer Beschäftigung im Rahmen eines Arbeitsvertrags werden Ihre personenbezogenen Daten 10 Jahre lang ab der letzten Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Beschäftigung aufbewahrt (außer für Personen, die vor dem 1. Januar 2019 eingestellt wurden – dann beträgt die Frist 50 Jahre). Bei zivilrechtlichen Arbeitsverhältnissen werden Ihre personenbezogenen Daten 6 Jahre lang ab der letzten Tätigkeit im Zusammenhang mit den Daten verarbeitet. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten vollständig aus den Beständen des Unternehmens gelöscht. In diesem Prozess können Ihre personenbezogenen Daten externen Stellen anvertraut werden, die am Einstellungsverfahren beteiligt sind, aber wir weisen darauf hin, dass diese Stellen unter der ständigen Aufsicht des Unternehmens bleiben und mindestens das gleiche Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten gewährleisten. Darüber hinaus können Ihre Daten an Datenempfänger (z. B. Mobilfunkbetreiber) weitergegeben werden, worüber Sie informiert werden.
Personenbezogene Daten von potentiellen Kunden (z.B. Inhaber von Einzelunternehmen, Gesellschafter von Personengesellschaften und Vertreter von institutionellen Kunden) werden zum Zwecke der Beantwortung von Anfragen und für aktive Marketingaktivitäten über ausgewählte Kommunikationskanäle verarbeitet.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt dabei auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Marketing über ausgewählte Kommunikationskanäle) bzw. zum Zwecke des Vertragsschlusses bei Anfragen an das Unternehmen sowie zum Zwecke der Durchführung im Rahmen des Newsletter-Abonnements. Darüber hinaus werden Ihre Daten auf der Grundlage des legitimen Zwecks des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet, wenn wir die Dienstleistungen des Unternehmens in persönlichen Kontakten empfehlen oder Marketingstatistiken und Berichte erstellen. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten in diesem Prozess ist freiwillig, aber wenn Sie dies nicht tun, können wir nicht auf Ihre Anfrage reagieren oder unser Angebot auf Ihre individuellen Bedürfnisse abstimmen. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten 3 Jahre lang aufbewahrt, nachdem Sie Ihre Zustimmung widerrufen haben, falls Sie diese erteilt haben. In anderen Fällen werden ebenfalls 3 Jahre nach Beendigung des Newsletter-Dienstes, d.h. nach der letzten aktiven Aktivität an Ihren personenbezogenen Daten oder der Übermittlung Ihrer Anfrage nach diesem Zeitraum, Ihre Daten (sofern keine Zusammenarbeit zustande kommt) vollständig aus den Beständen des Unternehmens gelöscht. Ihre personenbezogenen Daten können in diesem Prozess externen, am Marketingprozess beteiligten Stellen (z.B. Versanddienstleister) anvertraut werden, wir weisen jedoch darauf hin, dass diese Stellen unter ständiger Aufsicht des Unternehmens stehen und mindestens das gleiche Maß an Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleisten.
Die personenbezogenen Daten von Kunden und Kundenvertretern (im Falle von Kontakten mit institutionellen Kunden) werden zum Zwecke des Verkaufs der vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen entsprechend dem Umfang des Angebots und der Erstellung personalisierter Angebote verarbeitet. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt dabei zum Zwecke des Vertragsabschlusses oder der Erstellung eines personalisierten Angebots sowie auf der Grundlage einer gesetzlichen Bestimmung, unter anderem gemäß dem Gesetz vom 15. September 2000 – Gesetzbuch der Handelsgesellschaften. Schließlich können Ihre personenbezogenen Daten zu legitimen Zwecken verarbeitet werden, d.h. um andere Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens in direktem Kontakt anzubieten sowie für statistische, Berichts- und Qualitätskontrolltätigkeiten.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten in diesem Prozess ist freiwillig, allerdings kann die Nichtbereitstellung von Daten dazu führen, dass eine Zusammenarbeit nicht zustande kommt. Im Rahmen des Verkaufsprozesses werden Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 6 Jahren ab der letzten Aktivität mit personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung gespeichert.
Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre Daten vollständig aus den Beständen des Unternehmens gelöscht. Ihre personenbezogenen Daten können in diesem Prozess an externe Stellen weitergegeben werden, die in den Verkaufsprozess involviert sind (z.B. Organisatoren von Veranstaltungen oder Konferenzen, unsere Partner), wir weisen jedoch darauf hin, dass diese Stellen unter der ständigen Aufsicht des Unternehmens bleiben und mindestens das gleiche Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten bieten.
Die personenbezogenen Daten von Kunden und Kundenvertretern (im Falle der Erbringung von Dienstleistungen für institutionelle Kunden) werden verarbeitet, um einen effizienten Kundenservice nach den besten Standards des Unternehmens zu gewährleisten. Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Prozess zum Zweck der Ausführung des abgeschlossenen Vertrags, zur Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen sowie für legitime Zwecke, d. h. für statistische Aktivitäten in Bezug auf die Qualität des Kundendienstes, verarbeitet. Die Bereitstellung personenbezogener Daten in diesem Prozess ist freiwillig (es sei denn, sie ist gesetzlich vorgeschrieben), aber die Folge der Nichtbereitstellung von Daten kann eine Verringerung der Qualität der Zusammenarbeit oder in extremen Fällen die Unfähigkeit zur Vertragserfüllung sein. Im Rahmen der Kundenbetreuung werden Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 6 Jahren ab der letzten Aktivität in Bezug auf personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre Daten vollständig aus den Beständen des Unternehmens gelöscht. Ihre personenbezogenen Daten können in diesem Prozess externen Stellen anvertraut werden, die in den Kundendienstprozess eingebunden sind (z. B. Anbieter von Kundendienstsoftware), wir weisen jedoch darauf hin, dass diese Stellen unter ständiger Aufsicht des Unternehmens stehen und mindestens das gleiche Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten bieten.
Die personenbezogenen Daten derjenigen, die Beschwerden einreichen, werden zum Zweck der Bearbeitung dieser Beschwerden und zur Gewährleistung der hohen Qualität der vom Unternehmen erbrachten Dienstleistungen verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Vertragserfüllung und auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen über die Mängelgewährleistung sowie auf der Grundlage des legitimen Zwecks der Verarbeitung durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen, d. h. der sukzessiven Verbesserung der Qualität der erbrachten Dienstleistungen, verarbeitet. Die Bereitstellung personenbezogener Daten in diesem Verfahren ist freiwillig, jedoch kann die Nichtbereitstellung von Daten zur Folge haben, dass die Dienstleistungen, auf die sich die Beschwerde bezieht, nicht identifiziert werden können.
Im Rahmen der Bearbeitung von Beschwerden werden Ihre personenbezogenen Daten 6 Jahre lang ab der letzten Aktivität mit personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Beschwerden gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre Daten vollständig aus den Beständen des Unternehmens gelöscht. Ihre personenbezogenen Daten können in diesem Verfahren externen Stellen anvertraut werden, die an der Bearbeitung von Beschwerden beteiligt sind (z. B. technische Sachverständige aus der Branche), wir weisen jedoch darauf hin, dass diese Stellen unter ständiger Aufsicht des Unternehmens stehen und mindestens das gleiche Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten gewährleisten.
Buchhaltung
Die personenbezogenen Daten von Kunden und Kundenvertretern (im Falle der Erbringung von Dienstleistungen für institutionelle Kunden) werden zum Zweck der Abwicklung aller Abrechnungen mit Kunden und Lieferanten sowie zur Sicherstellung der Einhaltung der Steuergesetze durch das Unternehmen verarbeitet. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt dabei auf der Grundlage einer gesetzlichen Bestimmung im Rahmen von Vorschriften, die sich u.a. aus dem Rechnungslegungsgesetz vom 29. September 1994 und dem Umsatzsteuergesetz vom 11. März 2004 ergeben.
Darüber hinaus ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die Erfüllung des abgeschlossenen Vertrags sowie der legitime Zweck der Verarbeitung des für die Verarbeitung Verantwortlichen, d.h. die Analyse statistischer Daten und die Erstellung von Buchhaltungsbilanzen. Die Bereitstellung personenbezogener Daten in diesem Verfahren ist obligatorisch, und die Nichtbereitstellung von Daten kann zur Folge haben, dass die Dienstleistungen nicht ordnungsgemäß abgerechnet werden können. Im Rahmen der Buchhaltung werden Ihre Daten für einen Zeitraum von 6 Jahren ab der letzten Aktivität mit den Daten im Zusammenhang mit der Abrechnung von Buchhaltungsunterlagen verarbeitet. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre Daten vollständig aus den Beständen des Unternehmens gelöscht. Ihre personenbezogenen Daten können in diesem Prozess externen Stellen anvertraut werden, die an der Abrechnung beteiligt sind. Wir weisen jedoch darauf hin, dass diese Stellen unter der ständigen Aufsicht des Unternehmens stehen und mindestens das gleiche Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten gewährleisten. Darüber hinaus können Ihre Daten an Empfänger von Daten (z. B. Steuerbehörden oder Wirtschaftsprüfer) weitergegeben werden, worüber Sie von diesen bei Kontaktaufnahme informiert werden.
Personenbezogene Daten werden auch verarbeitet, um die Sicherheit von Personen und Sachen, die sich an unserem Standort befinden, zu gewährleisten. Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Prozess auf der Grundlage des legitimen Zwecks der Verarbeitung verarbeitet, der im oben genannten Schutz besteht. Dabei speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 3 Monaten bis 2 Jahren nach der Archivierung, je nach Zugangskontrolle, d.h. z.B. durch Aufnahme Ihres Bildes in der Videoüberwachung oder im Computersystem. Die Angabe von personenbezogenen Daten in diesem Verfahren ist ebenfalls freiwillig, aber wenn Sie dies nicht tun, können Sie den geschützten Bereich nicht betreten oder keinen Zugang zum System erhalten. Ihre personenbezogenen Daten können in diesem Verfahren externen Stellen anvertraut werden, die an der Zugangskontrolle beteiligt sind; wir weisen jedoch darauf hin, dass diese Stellen unter ständiger Aufsicht des Unternehmens stehen und mindestens das gleiche Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten gewährleisten.
Die personenbezogenen Daten von Vertretern unserer Vertragspartner, d.h. sowohl von Einzelunternehmern, Personengesellschaften als auch von Vertretern juristischer Personen, werden zum Zwecke der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Prozess auf der Grundlage des Vertrags (auch wenn dieser nicht schriftlich festgehalten wurde) verarbeitet, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen (vor allem im Steuerrecht) zu erfüllen und für den legitimen Zweck der Verarbeitung, der in der Ausführung des Vertrags mit dem Auftragnehmer (in der Regel Ihrem Arbeitgeber) besteht. Dabei bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von 6 Jahren nach ihrer Archivierung auf, d. h. nach der letzten Tätigkeit im Zusammenhang mit der Ausführung des Vertrags mit dem Auftragnehmer. Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist freiwillig, aber die Nichtbereitstellung führt dazu, dass wir den Vertrag mit dem Auftragnehmer nicht ausführen können. Ihre Daten können von einem Auftragnehmer (z. B. Ihrem Arbeitgeber) zur Verfügung gestellt worden sein. Ihre personenbezogenen Daten können in diesem Verfahren externen Stellen anvertraut werden, die an dem Verfahren beteiligt sind. Wir weisen jedoch darauf hin, dass diese Stellen unter der ständigen Aufsicht des Unternehmens stehen und mindestens das gleiche Sicherheitsniveau für personenbezogene Daten gewährleisten.
Ihre Rechte
Wir möchten betonen, dass wir jeder Person, deren Daten wir verarbeiten, die Möglichkeit einräumen, die folgenden Rechte auszuüben:
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