Multimedia w komunikacji wewnętrznej – 5 dobrych praktyk
Najbardziej efektywna komunikacja jest idealnie dopasowana do odbiorcy, jego potrzeb i przyzwyczajeń. Marketingowcy zrozumieli to już dawno, a specjaliści IC podążają ich przykładem, próbując personalizować i uatrakcyjniać przekazy firmowe. Dlatego multimedia w komunikacji wewnętrznej zyskują na popularności. Jak wykorzystać multimedia w komunikacji wewnętrznej?
- Multimedia przyciągają uwagę
- Przełamać stare schematy
- Multimedialne narzędzia w komunikacji wewnętrznej
- Od czego zacząć?
Multimedia przyciągają uwagę
Żyjemy w świecie obrazków, emotikonów i krótkich przekazów tekstowych. Duża w tym zasługa przedstawicieli pokolenia Z, choć nie tylko. Taka komunikacja jest znakiem naszych czasów – przeładowani ilością bodźców i informacji do przyswojenia, bronimy się, ograniczając przekaz do tego, co proste i niezbędne. Walka o uwagę odbiorców trwa więc w najlepsze, także w przekazach wewnętrznych.
Budowanie zaangażowania odbiorców na poziomie firmowym opiera się na tych samych zasadach, co budowanie zaangażowania klientów. A dowody jednoznacznie pokazują, że to, co multimedialne, trafia do odbiorcy bardziej skutecznie. Badania przeprowadzone na zlecenie PR Newswire pokazały, że informacje prasowe zawierające filmy, zdjęcia i inne elementy multimedialne mają o 77% więcej odbiorców i są udostępniane 3,5 razy częściej, niż „suche” komunikaty. Co więcej, czytelnicy wracali do publikacji multimedialnych nawet, jak przestali zwracać uwagę na informacje tekstowe.
Jak zatem wykorzystać multimedia w komunikacji wewnętrznej, aby wykorzystać ich niewątpliwy potencjał?
Przełamać stare schematy
W wielu organizacjach korzystanie z multimediów w komunikacji wewnętrznej nadal budzi niechęć. Często wymaga to bowiem wyjścia poza strefę komfortu, także członków zarządu i liderów liniowych. Nagrywanie materiałów audio czy wideo, a nawet robienie zdjęć naraża ich na stres i dyskomfort. To, co można w takiej sytuacji zrobić, to:
· Metoda małych kroków – nie namawiaj do nagrywania długich filmów lub realizacji „szalonych” pomysłów rodem z TikToka. Może na początek wystarczy krótkie wystąpienie prezesa z zachęceniem do udziału w akcji charytatywnej lub skorzystania z nowego pakietu wellness?
· Wyznaczenie kierunku zmian swoim przykładem – miej jasną wizję, co chcesz osiągnąć i zaprezentuj to na własnym przykładzie. Jeśli chcesz tworzyć multimedialny content wewnętrzny, angażując zespół liderski, musisz także pokazać w nim siebie i nie stronić od udziału w przedsięwzięciach multimedialnych.
· Znaleźć osoby, które nie obawiają się wystąpień publicznych i nagrań – ich łatwiej namówić na udział w multimedialnych projektach i to właśnie oni mogą ośmielić innych.
Multimedialne narzędzia w komunikacji wewnętrznej
Tworzenie angażującej, multimedialnej komunikacji wewnętrznej nie wymaga stosowania bardzo zaawansowanej technologii. Wystarczy, że właściwie wykorzystasz trzy podstawowe narzędzia takie jak nagrania wideo i audio oraz zdjęcia, a Twój przekaz zyska na atrakcyjności i przyciągnie uwagę pracowników. Jak to zrobić?
Nagrania wideo
Filmy to najbardziej atrakcyjny i bezpieczny sposób na komunikację asynchroniczną, czyli taką, która nie dzieje się w czasie rzeczywistym. Jej asynchroniczność pozwala na kontrolowanie treści, a zaawansowane technologicznie platformy, z których pomocą są dystrybuowane, na mierzenie jej skuteczności (np. poprzez statystyki odtworzeń i udostępnień). Nagrania wideo można wykorzystać w wielu obszarach: w procesach HR, takich jak wdrożenie nowego pracownika czy szkolenia wewnętrzne (np. instruktaż), a także w komunikacji nowych projektów, zmian strukturalnych, podsumowań i komentarzy zarządu lub liderów do bieżących wydarzeń. Aby filmy były atrakcyjne warto stosować się do kilku zasad:
· Czas trwania – im krócej tym lepiej. Warto pobawić się montażem lub zlecić go firmie zewnętrznej, aby usunąć wszelkie powtórzenia i pauzy.
· Animacje – jeśli tylko masz środki i czas dodaj do filmu wszelkie wizualne elementy, które uatrakcyjnią i podkreślą najważniejsze rzeczy.
· Napisy – zawsze dodawaj transkrypcję, aby umożliwi obejrzenie filmu, nawet przy wyłączonym dźwięku.
· Zadbaj o dźwięk – nic tak nie zniechęca do obejrzenia nagrania, jak słaba jakość dźwięku. Zadbaj o ciche miejsce do nagrywania.
Nagrania audio
Trwa boom na podcasty, który warto wykorzystać w komunikacji wewnętrznej. Multimedialny przekaz w postaci nagrania audio może być doskonałym uzupełnieniem tradycyjnej komunikacji z pracownikami. Warunek jest jeden: interesująca i potrzebna odbiorcy treść. Jest to szczególnie cenne narzędzie dla pracowników z konkretnych branż (np. finansowej, ubezpieczeniowej, bankowej), gdzie potrzebna jest fachowa i ciągle aktualizowana wiedza. Główne zasady tworzenia takich materiałów to:
· Jakość nagrania – jeszcze bardziej niż w przypadku nagrań wideo, ważna jest jakość dźwięku i dobry montaż.
· Dostępność na urządzeniach mobilnych – tak, aby można było wysłuchać nagrania w samochodzie, na spacerze czy siłowni.
· Zaangażowanie pracowników – ludzie lubią słuchać osób, które znają. Zaproś do nagrań pracowników – przeprowadź z nimi wywiad lub poproś o opracowanie konkretnego tematu i jego przedstawienie.
· Pytanie o potrzeby – daj możliwość zaproponowania tematów przez odbiorców.
Zdjęcia
Najpopularniejsze multimedia w komunikacji wewnętrznej są najprostsze i… nadal przyciągają uwagę. Pod warunkiem, że:
· Są dobrej jakości.
· Są adekwatne do przedstawianego tematu.
Najlepiej, żeby były to zdjęcia osób, o których wspominamy w tekście czy zdjęcia reportażowe. Działy komunikacji wewnętrznej nie zawsze dysponują środkami i możliwościami, żeby takie zdjęcia zrobić lub pozyskać. Zrób co możesz i zrób z tego dobry użytek. Wykorzystaj je do zrobienia slajderów, bannerów czy karuzel. Pamiętaj o obróbce zdjęć – zrobisz ją nawet w darmowych aplikacjach na telefonie, takich jak Snapseed czy podstawowa wersja Lightroom.
Od czego zacząć?
Pierwszym krokiem zawsze jest strategia – plan co, jak i po co (niekoniecznie w tej kolejności). Dopiero potem możemy zacząć myśleć o narzędziach, które oprócz pomysłu, są w przypadku materiałów multimedialnych bardzo ważne. W komunikacji wewnętrznej warto dobrze rozplanować budżet. Kosztowne kamery, mikrofony, oświetlenie czy aparaty fotograficzne, nie zawsze są gwarancją sukcesu. Czasem na początek wystarczy dobry telefon komórkowy oraz oprogramowanie. No i chęci i umiejętności do ich obsługi. Czy warto korzystać z firm zewnętrznych? Jasne, jeśli budżet nam na to pozwala. Warto jednak pamiętać o autentyczności, której nie da się osiągnąć zaawansowanymi technologicznie rozwiązaniami. W przypadku komunikacji wewnętrznej czasem nawet mniej dopracowane materiały wygrywają z tymi profesjonalnymi. Pod warunkiem, że tworzone z myślą o odbiorcach i ich dotyczą.
Ostatnim ważnym punktem jest mierzenie efektywności działań. To pozwoli na wyciągnięcie z nich właściwych wniosków i jeszcze lepsze dostosowanie materiałów multimedialnych do wewnętrznego klienta – oznaczającego zarówno organizację, jak i pracownika.